¿Cuáles son las diferencias entre Microsoft Office 2019 y Office 365?

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Microsoft Office puede ser la herramienta de productividad de facto para millones de trabajadores en todo el mundo, pero no es un monolito. En lugar de una única alternativa, existen una gran variedad de opciones: Office en el iPhone, en iPad, Office en smartphones Android, Office en computadoras personales, Windows y macOS, Office con un puñado de aplicaciones, Office con abundantes aplicaciones.

Pero, a fin de cuentas, en realidad solo existen dos tipos de Office. Uno denominado Office 2019, que es la suite independiente que tiene sus raíces en el siglo pasado. El otro, Office 365, que es el servicio de suscripción que debutó en el 2011.

La forma en que difieren puede ser confusa, especialmente porque cada uno incluye, más o menos, las mismas aplicaciones. Aquí hay tres maneras de diferenciar estas herramientas y, basado en las nuevas políticas de soporte de Microsoft para Office 2019 y Office 365, un vistazo a lo que viene.

Versión de suscripción a Microsoft Office 365 Desktop.

Cómo se paga Office
De las diferencias entre Office 2019 y Office 365, los planes de compra se encuentran entre las más notables.

Office 2019, ya sea que se compre una copia a la vez en un comercio minorista o en lotes de cien a través de licencias por volumen, ha sido denominado como una «compra única” por parte de Microsoft para explicar cómo se paga. (Las etiquetas como «perpetuo”, que han sido ampliamente utilizadas por Computerworld, técnicamente tienen en cuenta el tipo de licencia en lugar de la metodología de pago, pero en el caso de Office, el tipo de licencia está vinculado a si se compró directa o simplemente «se alquiló”).

Microsoft define el término como cuando «…usted paga un solo costo por adelantado para obtener las aplicaciones de Office para una computadora”. Por adelantado es el adjetivo clave allí; el precio total de compra de Office 2019 debe establecerse antes de recibir el software.

Esa compra, realmente de una licencia para ejecutar legalmente el software, le otorga al comprador el derecho de usar Office 2019 a perpetuidad. En otras palabras, la licencia no tiene fecha de caducidad, y los usuarios pueden ejecutar la suite todo el tiempo que deseen. ¿Pagar Office 2019 este año y usarlo para los próximos siete años? No hay problema. ¿Ejecutarla hasta el 2030? No hay nada que se interponga en su camino.

Las compras únicas incluyen Office Standard 2019 y Office Professional Plus 2019 (Windows) y Office Standard 2019 para Mac (macOS), las SKUs de grado empresarial están disponibles solo a través de licencias por volumen; y paquetes minoristas como Office Professional 2019 (Windows) y Office Home & Business 2019 (macOS).

Office 365, el método de compra que Microsoft impulsa más agresivamente es el servicio de suscripción, por lo que los pagos se realizan mensual o anualmente. En algunos casos excepcionales, los pagos anuales pueden generar ahorros a cambio de un compromiso: Office 365 Business Premium, por ejemplo, cuesta 12,50 dólares mensuales por usuario cuando se paga en una suma global anual (150 dólares por usuario), pero 15 dólares mensuales por usuario en un plan de cuotas mensuales (1.800 dólares).

Todos los planes empresariales, desde Enterprise E1 a E5, así como ProPlus, no ofrecen una opción mensual y requieren de un pago anual.

Al igual que con cualquier suscripción, Office 365 proporciona un servicio: en este caso, el derecho a ejecutar las aplicaciones de la suite y acceder a los servicios asociados -siempre y cuando continúen los pagos. Si deja de pagar, los derechos para ejecutar las aplicaciones y servicios expiran. (De hecho, no dejan de trabajar inmediatamente; todo seguirá funcionando normalmente durante los treinta días posteriores a la fecha de vencimiento del pago previo).

Entonces, una licencia para Office 365 está supeditada a pagos sostenidos. Detener el último pago hará que se revoque la licencia. Reiniciar los pagos restaura la licencia.

Los planes de Office 365 van desde uno para consumidores individuales (Office 365 Personal) y pequeñas empresas (Office 365 Business) hasta instituciones educativas (Office 365 Education E5) y corporaciones (Office 365 Enterprise E3). Office 365 también es parte de Microsoft 365, una suscripción aún más costosa. Este último viene con etiquetas similares a las de Office 365, incluyendo Microsoft 365 Business y Microsoft 365 Enterprise E3.

Cómo se atiende cada versión de Office
Aunque los pagos definen una diferencia entre Office 2019 y Office 365, la dirección de Microsoft hacia un desarrollo y un ritmo de lanzamiento más rápidos es, en última instancia, más importante para los usuarios -así como para los profesionales de TI que les ofrecen soporte.

Piense en Office 2019 como un software tradicional fabricado y vendido de manera tradicional. Eso aplica para el servicio también. Generalmente el segundo martes de cada mes, Microsoft proporciona actualizaciones de seguridad mensuales para las aplicaciones de Office, y también corrige errores no relacionados a la seguridad durante los primeros cinco años del ciclo de vida de la SKU.

Pero Office 2019 no recibe actualizaciones con nuevas características y funcionalidades. Lo que obtiene cuando compra la suite, en cuanto a funciones, es todo lo que tiene. Si desea ejecutar una nueva edición, por ejemplo, Office 2022 (Microsoft solo afirmó que hará otra versión perpetua, no que tenga ese nombre), tendrá que pagar otra tarifa inicial para ejecutarla.

Office 365, por otro lado, tiene un modelo de servicio completamente diferente. Si bien las aplicaciones de Office, con licencia para usuarios a través de Office 365, reciben las mismas actualizaciones de seguridad (y arreglos no relacionados a seguridad) distribuidos en Office 2019, también adquieren nuevas características y funcionalidades a un ritmo de dos veces al año. Esos upgrades se publican primero en septiembre y marzo de cada año como «Semi-Annual Channel (Targeted)”, luego se siguen en enero y julio con los lanzamientos «Semi-Annual Channel”. Este documento de soporte explica los canales de actualización de Office 365 ProPlus, el paquete de aplicaciones incluido en Office 365.

A medida que se van acumulando nuevas características y funcionalidades, las aplicaciones evolucionan hasta que, en algún momento, Microsoft sostiene que son lo suficientemente diferentes como para justificar un nuevo apodo numérico, como Office 2022 u Office 2025 (si la versión perpetua continúa así de largo). Después empaquetará esas versiones en una suite mejorada para los clientes que continúan haciendo compras únicas por adelantado.

Cómo Office se conecta con los servicios de nube
Ni Office 2019 ni Office 365 están realmente basados en la nube, pero ambos pueden conectarse con los servicios en la nube de Microsoft (y, en una medida muy limitada, con algunos servicios de terceros). Actualmente, tanto las aplicaciones adjudicadas en una compra única de Office 2019 como las instaladas como parte de una suscripción a Office 365 pueden conectarse con servicios alojados en Microsoft como Exchange, almacenamiento OneDrive y Skype for Business.

Sin embargo, en abril del 2017, Microsoft anunció un cambio importante en los derechos de Office perpetuo. Las aplicaciones de Office 2019, adquiridas a través de una compra por adelantado de la suite, deben estar en su período de soporte «Mainstream”, los primeros cinco años del ciclo de vida garantizado, para poder conectarse a los servicios de nube de Microsoft.

«Las conexiones de Office 2019 a los servicios de Office 365 se admitirán hasta octubre del 2023”, declaró Microsoft en un documento de soporte. (Por un tiempo, Microsoft fijó el límite de servicio para Office 2016 en octubre del 2020, pero en unos pocos meses se retractó y sostuvo que, al igual que Office 2019, la suite más antigua se conectaría a los servicios de nube de Microsoft hasta octubre del 2023).

El cambio apuntó claramente a los clientes que combinaban los servicios de nube con el software tradicional de pago único porque, efectivamente, reducía a la mitad el tiempo que este último podía usarse en esas organizaciones. Al mismo tiempo, la regla posterior al 2023 avanzó los esfuerzos de Microsoft para impulsar a los clientes de negocio hacia las suscripciones. La compañía no ha sido tímida al afirmar que, a fin de cuentas, Office 365 es inevitable.

«La mayor parte de nuestra innovación basada en la nube está en Office 365 y Microsoft 365. Sin embargo, reconocemos que algunos clientes no pueden trasladarse a la nube a corto plazo. Queremos ayudar a todos nuestros clientes en su viaje a la nube, al ritmo que a ellos les sea más razonable”, señaló Microsoft.

Las aplicaciones obtenidas de una suscripción a Office 365 nunca tendrán una fecha límite de conexión.

Cómo recibirá soporte Office en el futuro
El 1 de febrero del 2018, Microsoft reveló cambios en el soporte para Office 2019, a pesar de que el producto de «compra única” aún no se había lanzado. La compañía también presentó un preview de un cambio de forma en el soporte para Office 365 -específicamente el componente ProPlus, las aplicaciones de productividad para escritorio, que entrará en vigor en enero del 2020.

Microsoft planea reducir el soporte de Office 2019.

«Office 2019 proporcionará cinco años de soporte general y aproximadamente dos años de soporte extendido”, escribió Jared Spataro, gerente general de Office, en una publicación del 1 de febrero del 2018 en un blog de la compañía. «Esto es… para alinearse con el período de soporte para Office 2016. El soporte extendido finalizará el 14 de octubre del 2025”. Como lo indicó Spataro, el soporte de Office 2016 también se detendrá el 14 de octubre del 2025.

Office 2016 recibirá diez años de soporte (cinco en el tramo de soporte «Mainstream” y cinco en «Extended”). Office 2019 obtendrá solo siete, lo que representa una disminución de 30%. Debido a que el soporte Mainstream de Office 2019 finalizará el 10 de octubre del 2023, ese será el límite para conectar las aplicaciones de Office 2019 a los servicios en la nube de Microsoft.

Spataro también crítico al Office perpetuo más explícitamente. «Se ha vuelto imperativo mover nuestro software a una cadencia más moderna”, escribió, dando a entender que los años de soporte para el software de pago único o bien eran onerosos para Microsoft o ponían en riesgo a los clientes (o ambos).

Junto con la reducción de la línea de tiempo del soporte, Microsoft también anunció que Office 2019 solo será compatible con Windows 10. Aunque Windows 7 tiene hasta el 14 de enero del 2020 antes de ser retirado, y Windows 8.1 tendrá cuatro años más, Office 2019 no recibirá soporte en ninguno de los dos.

Mientras tanto, Microsoft inicialmente también se comprometió a reducir el soporte de ProPlus de Office 365.

Hace un año, Microsoft afirmó que, después del 14 de enero del 2020, solo se admitiría Windows 10 para ejecutar Office 365 ProPlus; esa fecha es el plazo límite de vida útil para Windows 7. Windows 8.1 también salió de la lista de soporte de ProPlus, al igual que la versión de Windows 10 LTSC (Long-term Servicing Channel).

Una vez más, Microsoft parpadeó. En septiembre, la compañía cambió de opinión acerca de cortar el acceso de Windows 8.1 a Office 365 ProPlus.

«Para brindar soporte a los clientes que ya están en Office 365 ProPlus a través de las transiciones de su sistema operativo, estamos… revisando algunos anuncios que se hicieron en febrero”, escribió Spataro en una publicación del blog del 6 de septiembre del 2018. «Office 365 ProPlus seguirá siendo compatible con Windows 8.1 hasta enero del 2023, que es la fecha de finalización de soporte de Windows 8.1”.

Sin embargo, la regla de no brindarle soporte a Windows 10 LTSC se mantuvo en su lugar.

Gregg Keizer, Computerworld.com