Consejos rápidos de Windows 10: Cómo compartir una sola PC

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Dos o más personas que comparten una PC para trabajar suena como una receta para el desastre. ¿Realmente desea que un compañero de trabajo lea, edite y elimine sus archivos y carpetas; utilice o elimine sus aplicaciones; o haga personalizaciones en todo el sistema?

Sin embargo, en algunas oficinas, las computadoras deben compartirse entre dos o más trabajadores, o deben entregarse a un trabajador temporal -sin ser limpiadas por completo cada vez. Y Windows 10 cuenta con excelentes herramientas para permitir que varias personas compartan una sola PC sin ninguno de esos problemas. En esta nota, le mostraremos qué hacer.

Este artículo se ha actualizado para la actualización de Windows 10 de octubre del 2018 (versión 1809). Si tiene una versión anterior de Windows 10, algunas cosas pueden ser diferentes.

Configuración de cuentas para compartir una PC con Windows 10
Windows 10 facilita que varias personas compartan la misma PC. Para hacerlo, se crean cuentas separadas para cada persona que usará la computadora. Cada una tiene su propio almacenamiento, sus propias aplicaciones, escritorios, ajustes, etc.

Una persona, el administrador de la PC, configura y administra todas las cuentas, incluyendo una variedad de configuraciones del sistema a las que solo el administrador puede acceder. La cuenta de administrador se establece cuando Windows se instala o utiliza por primera vez en la máquina.

Una vez que es administrador, configurar una cuenta de usuario es fácil. Haga clic en el botón Inicio, seleccione Configuración y luego elija Cuentas. En la pantalla Cuentas, seleccione «Familia y otros usuarios» en el menú de la izquierda. Para configurar una cuenta para un compañero de trabajo, vaya a la sección «Otros usuarios» y haga clic en «Agregar a alguien más a esta PC«. (Si lo que desea es configurar cuentas para miembros de la familia que le permiten establecer límites de edad, restricciones de juegos y aplicaciones, etc., elija «Agregar un miembro de la familia» en la sección «Su familia«).

Después de crear una cuenta para otra persona, el nombre aparece en la página Cuentas.

Necesitará la dirección de correo electrónico de la persona para la que desea configurar una cuenta. Idealmente, esta debería ser la información de inicio de sesión de su cuenta de Microsoft para que puedan usar todas las configuraciones de Windows existentes, obtener acceso a su almacenamiento de OneDrive, y descargar e instalar aplicaciones desde Microsoft Store. (Por ahora, asumiremos que la persona tiene una cuenta de Microsoft. Más adelante, le mostraremos cómo configurar una cuenta si no tiene una y no quiere registrarse).

En la pantalla que aparece, ingrese la dirección de correo electrónico de la persona para la que desea crear una cuenta de usuario, haga clic en Aceptar y luego en Finalizar. El nombre del usuario ahora aparece en la página de cuentas de Familia y otros usuarios.

Cuando se hace clic en un nombre de cuenta, muestra todas las cuentas en la máquina.

También aparece al hacer clic en el ícono que representa al usuario actual de la PC, a la mitad en la parte izquierda del menú Inicio al presionar el botón Iniciar.

Si es el propietario de la nueva cuenta, hay dos maneras de comenzar a usarla. Puede hacer clic en el ícono que representa la cuenta del usuario actual de la PC, a la mitad en la parte izquierda del menú Inicio al presionar el botón Iniciar. Eso muestra todas las cuentas en la PC. Seleccione el nombre de su cuenta e inicie sesión con la contraseña de su cuenta de Microsoft. O puede reiniciar la PC: la pantalla de inicio de sesión de Windows ahora tendrá dos cuentas: la suya y la del administrador. Puede hacer clic en el nombre de su cuenta e iniciar sesión con la contraseña de su cuenta de Microsoft.

La cuenta tendrá su propio almacenamiento OneDrive separado. Los archivos y carpetas locales de cada usuario no serán accesibles para los otros. Verá las aplicaciones de Windows que ha instalado, pero no las de los demás, y viceversa. Dado que es una cuenta de Microsoft, los archivos y la configuración se sincronizarán con todos los demás dispositivos conectados a su cuenta.

Creación de una nueva cuenta de usuario sin usar una cuenta de Microsoft
Crear una PC compartida si la otra persona no tiene una cuenta de Microsoft requiere un poco más de trabajo.

Para hacerlo, vaya a Configuración > Cuentas > Familia y otros usuarios > Agregar a otra persona a esta PC. En la pantalla que aparece, haga clic en «No tengo la información de inicio de sesión de esta persona». Luego, en la parte inferior de la pantalla siguiente, haga clic en «Agregar un usuario sin una cuenta de Microsoft«.

Puede agregar un usuario que no tenga una cuenta de Microsoft.

Ahora puede agregar un nombre de usuario y contraseña. El nombre de la cuenta de la persona ahora aparecerá de la misma forma que con una cuenta de Microsoft.

Cuando se crea una cuenta para alguien de esta manera, se le llama cuenta local. A diferencia de una cuenta de Microsoft, no sincronizará la configuración entre dispositivos y no dará acceso a OneDrive. Además, si alguien tiene una cuenta local, no podrá descargar ni instalar ninguna aplicación de Microsoft Store. Tampoco podrá instalar las aplicaciones de escritorio por su cuenta: cuando intentan instalarlas, se les solicita la contraseña de la cuenta del administrador. Por lo tanto, un administrador tendrá que estar cerca para ingresar la contraseña para poder instalar aplicaciones de escritorio.

Cambio entre cuentas
Una vez que haya configurado su cuenta, es fácil pasar de la cuenta que se ejecuta actualmente en la máquina a la suya. Si alguien más está usando Windows 10 en la máquina, y usted desea usarlo, puede hacer clic en el botón Inicio, seleccionar el ícono que representa la cuenta del usuario actual a la mitad del lado izquierdo del menú Inicio, elegir la cuenta que a la que desea entrar y escribir la contraseña.

Por supuesto, también puede iniciar sesión desde la pantalla bloqueada, que muestra todas las cuentas de usuario en la máquina.

Una cosa que se debe tener en cuenta cuando varias personas usan una PC mediante cuentas separadas: incluso cuando alguien no la usa, la sesión sigue iniciada en la cuenta a menos que cierre la sesión o se reinicie la PC. Por lo tanto, varias personas pueden iniciar sesión en cuentas, aunque solo una persona esté usando la PC de forma activa. (Esto no significa que los usuarios tengan acceso a las cuentas de los demás. Solo puede haber una cuenta activa a la vez; un usuario individual tendrá que volver a ingresar la contraseña para ver su cuenta).

Para ver qué usuarios han iniciado sesión actualmente, haga clic en el botón Inicio, luego seleccione el ícono que representa la cuenta del usuario actual en la parte inferior izquierda del menú Inicio para ver todas las cuentas de la máquina. Mire debajo de cada cuenta. Las palabras «sesión iniciada» aparecerán en las cuentas correspondientes.

¿Qué significa que alguien haya iniciado sesión en su cuenta, incluso si no la está usando actualmente? Cuando alguien ha iniciado sesión, Windows 10 guarda el estado de la cuenta de usuario de esa persona: las aplicaciones que la persona estaba ejecutando, los archivos en los que estaban trabajando, etc. De esa manera, cuando vuelva a usar la cuenta, todo estará en su lugar, y no tendrá que perder tiempo cargando aplicaciones, abriendo archivos, etc.

Esto es útil, pero también puede ser problemático, ya que puede llevar a la pérdida de trabajo. Cuando una PC se reinicia o se apaga, todos los usuarios se desconectan automáticamente. Entonces, digamos que alguien inició sesión en su cuenta y aún no ha guardado el trabajo; si la computadora se cambia a otra cuenta, y la persona que usa esa segunda cuenta reinicia o apaga el sistema, la primera persona perderá su trabajo no guardado.

¿La conclusión? Siempre es una buena idea cerrar sesión en su cuenta antes de permitir que otra persona use la misma computadora. Solo toma un momento: haga clic en el nombre de su cuenta en la parte superior del menú Inicio y luego seleccione Cerrar sesión.

Gestión de cuentas
Si desea permitir que otro usuario tenga acceso de administrador, es fácil de hacer. Seleccione Configuración > Cuentas > Familia y otros usuarios, haga clic en la cuenta a la que desea otorgar derechos de administrador, presione «Cambiar tipo de cuenta«, luego «Tipo de cuenta«. Elija Administrador y haga clic en Aceptar. Así de simple. Siempre puede volver a cambiarlo a una cuenta de usuario estándar utilizando este mismo método.

Puede cambiar una cuenta de usuario estándar a una cuenta de administrador.

También es fácil eliminar cuentas, siempre y cuando sea el administrador. Seleccione Configuración > Cuentas > Familia y otros usuarios, haga clic en la cuenta que desea eliminar y luego seleccione Eliminar. Aparece una pantalla que le advierte que cuando elimine la cuenta, también eliminará todos los datos asociados a ella, incluyendo archivos, configuración de escritorio, aplicaciones, música, etc. Además, tenga en cuenta que solo puede eliminar una cuenta si la persona ha cerrado sesión en Windows 10.

Cuando elimina una cuenta, también elimina todos los datos asociados a ella.

Una vez que lo haya probado, descubrirá que esta es una forma sencilla y útil de compartir una PC con Windows 10 entre varias personas.

Consejo adicional: active la cuenta de administrador oculta de Windows 10
Un consejo más: cómo activar una especie de cuenta de súper administrador oculta en Windows 10.

Como expliqué anteriormente, la cuenta que crea cuando instala Windows es la cuenta de administrador de la PC -le permite controlar cómo funciona Windows 10 en la PC, qué otras cuentas se pueden crear, etc. Pero Windows 10 también configura una cuenta de administrador oculta durante la instalación.

Esta cuenta oculta tiene una ventaja sobre una cuenta de administrador normal: cuando la usa, no recibirá ninguna solicitud de Control de cuentas de usuario (UAC). Eso hace que sea mucho más fácil solucionar problemas y personalizar Windows, ya que los molestos avisos de UAC no le aparecerán constantemente.

Algunas personas se refieren a esta cuenta de administrador oculta como una cuenta elevada, y a la normal como una cuenta no elevada.

Es fácil activar y usar la cuenta de administrador oculta:

Primero, asegúrese de estar utilizando su cuenta de administrador normal. Luego haga clic en el botón Inicio, desplácese hacia abajo a través de sus aplicaciones y seleccione Sistema de Windows. Haga clic derecho en «Línea de comandos» en el menú desplegable que aparece, luego presione Más y «Ejecutar como administrador«. Se inicia la línea de comandos. Mire en la barra de título del mensaje: «Administrador: Línea de comandos«.

En la línea de comandos, escriba net user administrator / active:yes y presione la tecla Enter. Eso enciende la cuenta de administrador oculta. Aparecerá en la pantalla de inicio de sesión de Windows 10 y en la pantalla del menú Inicio. Simplemente selecciónela para usarla como haría con cualquier otra cuenta.

Si desea deshabilitar la cuenta oculta, siga los pasos del uno al tres, y en la línea de comandos, escriba net user administrator / active:no y presione Enter.

Preston Gralla, Computerworld.com