Google impulsa G Suite con características de colaboración, IA e integración

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Google anunció una serie de mejoras a G Suite, su suite de productividad que incluye Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Hangouts Chat y una variedad de otras aplicaciones empresariales. Las adiciones, muchas de ellas aún en fase beta, tienen como objetivo aumentar la productividad de los usuarios, ayudarles a trabajar con colaboradores y servicios externos y ofrecer a las organizaciones un mayor control y una mejor comprensión de los datos de la empresa.

G Suite cuenta ahora con cinco millones de clientes comerciales de pago, en comparación con los cuatro millones de hace un año, según David Thacker, vicepresidente de gestión de productos de G Suite. En la conferencia Cloud Next de la compañía, Thacker y otros representantes de la compañía destacaron repetidamente las características de colaboración de la suite ofimática como un diferenciador clave entre G Suite y su principal competidor, Office 365 de Microsoft.

«Nuestro objetivo es ayudar a las organizaciones a transformar su forma de trabajar», señaló Thacker.

«Individualmente no hubo anuncios importantes; sin embargo, juntos pintan un cuadro de la dirección en la que se dirige Google con G Suite», comentó Raúl Castañón Martínez, analista senior de 451 Research. «Esto incluye un cambio en la experiencia del usuario, que espero que tenga un gran impacto en la forma en que los individuos y los equipos hacen el trabajo».

Por ejemplo, Google Assistant finalmente tendrá acceso a las cuentas de G Suite de la empresa, empezando por la aplicación Calendario. Ahora en versión beta, esta función permite a los usuarios hacer preguntas al Asistente de voz a través de un teléfono, un altavoz inteligente o una pantalla inteligente como «¿Cuál es mi agenda hoy?” Los usuarios también podrán organizar, cancelar o reprogramar reuniones por voz.

«En toda la industria, veo grandes oportunidades en el futuro para las integraciones de voz y asistentes», señaló Patrick Moorhead, presidente y analista principal de Moor Insights & Strategy. «El mayor beneficio que proporciona a los usuarios y a las empresas es que amplía las experiencias cuando no se puede estar mirando un dispositivo, por ejemplo, cuando se camina o se conduce. También proporciona atajos, o ‘macros’, para tareas comunes, como la organización de una reunión».

Castañón Martínez dijo que la nueva característica señala un próximo cambio en el lugar de trabajo. «La integración de comandos habilitados para voz, cambia la forma en que los usuarios interactúan con la tecnología. Esto se hará más evidente a medida que Google integre Assistant en otras aplicaciones», indicó.

«Aunque algo matizado, el mensaje de Google es claro: la experiencia del usuario está cambiando y se está convirtiendo en multimodal», señaló Castañón Martínez. «Este es un cambio importante, y hay más por venir. Google está ampliando la experiencia del usuario con el reconocimiento de gestos, imágenes y objetos y videos. Ya anunció el uso del reconocimiento de imágenes para la búsqueda, por ejemplo».

Funciones de enfoque, colaboración y productividad
Algunas de las nuevas características de G Suite están destinadas a ayudar a los usuarios a minimizar el «cambio de contexto», o la necesidad de saltar constantemente entre aplicaciones y ventanas. Para ello, Google tiene previsto integrar con Gmail el servicio de chat en equipo empresarial de G Suite, Hangouts Chat. La aplicación de chat aparecerá en la parte inferior izquierda de la pantalla de Gmail del usuario y se puede ampliar a pantalla completa, y los usuarios podrán iniciar nuevas conversaciones y salas desde Gmail.

Esa característica, y la capacidad de incluir participantes externos en conversaciones de Hangouts Chat, estará en beta pronto.

Hangouts Chat compartirá la pantalla de Gmail.

Los próximos complementos de G Suite beta permitirán a los usuarios acceder a los datos y trabajar con herramientas de terceros como Salesforce, Evernote, Asana y Box a través de un panel a la derecha de las aplicaciones de G Suite, incluyendo Gmail, Docs, Sheets y Slides. Hasta ahora, hay disponibles unos 15 complementos de G Suite.

Al igual que con la integración de G Suite y Hangouts Chat, la idea detrás de los complementos de G Suite es evitar que los usuarios tengan que cambiar entre aplicaciones para encontrar información o gestionar tareas. «Queremos que tengan un lugar adonde ir: un lugar para hablar con sus colegas, un lugar para encontrar lo que buscan», señaló Katie Wattie, directora de comunicaciones de Google.

Otras adiciones a G Suite también tienen como objetivo facilitar el trabajo con colaboradores externos y productos de terceros. Google Cloud Search, el servicio que permite a los empleados buscar en los servicios de G Suite y en los directorios de las empresas, para encontrar rápidamente archivos, información y contactos, también ofrece conectividad de terceros. Los clientes elegibles de G Suite ahora pueden utilizar la función de búsqueda inteligente para buscar fuentes de datos externas como SAP, Salesforce e incluso Microsoft SharePoint.

Los usuarios de G Suite ahora pueden editar archivos en formatos de Microsoft Office, como .docx o .ppt, directamente en documentos, hojas y diapositivas, sin necesidad de convertirlos primero a formatos de Google, lo que facilita el trabajo con los compañeros de trabajo que utilizan Office. Además, los usuarios podrán compartir y colaborar en archivos almacenados en Google Drive con personas que no tengan una cuenta de Google a través de códigos PIN. Los visitantes con un código PIN pueden ver, comentar o editar documentos, hojas, diapositivas, archivos PDF y Office.

Docs, Sheets y Slides ahora pueden editar archivos nativos de Office.

Otra adición de Drive: Los administradores de G Suite podrán crear categorías de metadatos y taxonomías que los usuarios pueden aplicar a los archivos almacenados en la unidad, para que sean más fáciles de encontrar con la búsqueda. Ambas funciones de Google Drive están actualmente en fase beta.

Voz, videoconferencia, seguridad y más
Google Voice, lanzado inicialmente como producto de consumo y presentado en una versión para empresas el verano pasado, está ahora disponible para los clientes de G Suite. El servicio de telefonía en nube ofrece a cada empleado un número de teléfono que funciona en todos los dispositivos, e incluye funciones controladas por IA, como transcripción de correo de voz, bloqueo de llamadas de spam y funciones de texto a voz para, por ejemplo, crear menús de bienvenida en hasta nueve idiomas.

«Google Voice aportará capacidades de telefonía a G Suite, proporcionando a los usuarios finales funciones contextuales e inteligentes como transcripciones de correo de voz y filtrado de llamadas», señaló Castañón Martínez. «Esto debería cerrar la brecha con los principales rivales Cisco y Microsoft, que utilizan las comunicaciones de voz como un componente central de sus respectivas carteras de productividad y colaboración».

Hangouts Meet, el servicio de videoconferencia de G Suite, está aprovechando la tecnología de reconocimiento de voz de Google para mostrar subtítulos en directo durante las reuniones, lo que facilita el seguimiento de la conversación a los participantes remotos que se encuentren en entornos ruidosos o con dificultades auditivas. Meet también aumentará el número de participantes en la reunión a 250, y permitirá a los asistentes fuera de la organización ver las reuniones y eventos a través de una función pública de transmisión en directo. Los subtítulos automáticos en vivo están disponibles para los clientes de G Suite ahora; las otras dos adiciones de Meet están en beta.

Después de cerrar la versión para consumidores de Google+ a principios de este mes, la empresa ha cambiado la marca de la versión para empresas. Conocida ahora como Currents, la aplicación de compartición social tiene una nueva interfaz e incluye herramientas de administración que permiten a las organizaciones gestionar hashtags y Streams (temas destacados y líderes), así como analizar el uso y la participación.

Google+ ha renacido en G Suite como Currents.

«Para los usuarios de G Suite, esto será muy importante, ya que permite la integración completa con todas las demás herramientas de G Suite», señaló Moorhead. «Los usuarios pueden tener una experiencia cerca del escritorio (con una pantalla más pequeña) en sus teléfonos». Currents está disponible en versión beta.

Google Sheets, la herramienta de hojas de cálculo de G Suite, está obteniendo una nueva función llamada «hojas conectadas» que permitirá a los usuarios trabajar con hasta 10 mil millones de filas de datos de BigQuery, el almacén de datos empresarial de Google, desde la interfaz de Sheets. Otra nueva característica, «Editar el historial de una celda», permitirá que el propietario y los editores de una hoja de cálculo revisen rápidamente los comentarios y cambios que se han realizado en una sola celda. Ambas características estarán disponibles en beta en los próximos meses.

Finalmente, la compañía anunció varias características de seguridad y control de datos para los clientes empresariales:

  • Transparencia de acceso a la Suite G:Los clientes de G Suite ahora pueden ver y descargar registros detallados de las acciones realizadas por el personal de Google en sus datos para verificar por qué se produjo el acceso a los datos y qué medidas se tomaron.
  • Adiciones a las regiones de datos para G Suite: Desde el verano pasado, las organizaciones que tienen requisitos o preferencias sobre dónde se almacenan sus datos, han podido elegir almacenar los datos en reposo de las aplicaciones cubiertas de G Suiteen Europa o en los Estados Unidos solamente. Estas políticas de almacenamiento se están ampliando ahora a los datos de copia de seguridad, así como a los datos de Google Forms y Google Sites.
  • Mejoras en la seguridad: Google está añadiendo nuevos controles para la protección contra phishingy malware, una función de caja de arena que contiene archivos adjuntos de correo electrónico potencialmente maliciosos, y funciones que ofrecen a los administradores más control sobre el centro de seguridad y el centro de alertas de G Suite, incluida la capacidad de colaborar en las investigaciones. Estas mejoras están ahora en beta; vea esta entrada de blog de Jennifer Lin de Google para más detalles.

«Google se está inclinando y mejorando las áreas de experiencia de la manera que uno esperaría, como añadir inteligencia automatizada y enlaces a grandes herramientas de nube como BigQuery», anotó Moorhead.

Queda por ver si estos cambios, así como las últimas mejoras en colaboración, productividad y seguridad, son suficientes para ganar cuota de mercado a Office 365.

Valerie Potter, Computerworld.com