18 habilidades de Alexa para la productividad, colaboración y más

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A principios de este año, Amazon anunció que había vendido más de 100 millones de dispositivos Alexa. Junto con el mercado de consumo, Amazon también está empujando a Alexa a las oficinas a través de Alexa for Business, que permite a los desarrolladores crear habilidades exclusivamente para los usuarios internos de sus empresas a través de APIs y otras herramientas.

Pero, ¿pueden las habilidades disponibles de Alexa realmente hacer que los usuarios de la empresa sean más productivos? ¿Harán que la colaboración sea más fácil? Para averiguarlo, probé 18 habilidades de productividad y colaboración de Alexa que están disponibles para todos, pero que son potencialmente útiles para los profesionales de negocios. Todas estas habilidades son gratuitas, aunque algunas están asociadas con servicios de pago o gratuitos, como se ha señalado.

Enviar correo electrónico y mensajes de texto: Mastermind
Mastermind es un asistente de productividad gratuito que entreteje una variedad de tareas activadas por voz. En primer lugar, deberá instalar la aplicación para smartphones de Mastermind y darle acceso a sus contactos, calendario y ubicación. Una vez hecho esto y activada la habilidad Mastermind Alexa, puedes decir «Alexa, pídele a Mastermind que…» haga cosas como enviar correos electrónicos o mensajes de texto dictados, tomar notas dictadas, averiguar el nivel de batería de tu teléfono, dar una actualización de estado en su día, y así sucesivamente.

Las capacidades de Mastermind no son tan únicas, ya que algunas de sus habilidades, como la comprobación del nivel de batería de su teléfono, ya pueden ser manejadas por otros asistentes como Siri y Google Assistant. Pero Mastermind permite a Alexa transcribir su dictado como mensajes de correo electrónico y textos breves, cosas que no puede hacer por sí sola (aunque Alexa puede enviar mensajes SMS de un dispositivo Alexa a otro).

Desafortunadamente, no hay soporte para la puntuación en los mensajes dictados, como descubrí con esta y otras habilidades de Alexa que involucran el dictado. Por ejemplo, si dice «punto» al final de una oración, Alexa/Mastermind simplemente agrega la palabra «punto», no la puntuación. Y no estoy seguro de que ahorrará una tonelada de tiempo dictando mensajes a través de Alexa/Mastermind, ya que debe leer su mensaje en forma robótica antes de que pueda enviarlo.

Compruebe el correo electrónico: Newton Mail
Newton Mail es una aplicación de correo electrónico de escritorio y móvil que ofrece integración con aplicaciones como Trello, Asana y Todoist, así como otras funciones por 50 dólares al año. Newton Mail funciona con los principales servicios de correo electrónico, como Gmail, Microsoft Exchange y otros. Es una aplicación/servicio bastante dulce, y si ya es usuario, puedes apreciar la habilidad de Newton Mail Alexa.

Después de la configuración inicial, puede decir cosas como «Alexa, pregúntale a Newton si tengo correo». Alexa le leerá los nombres de los remitentes y le preguntará si desea que le lea el mensaje. Después de escuchar un mensaje, puede pedirle a Alexa que lo borre, archive o interrumpa, o que lo marque como leído o como spam. Las habilidades de Alexa de Newton Mail le dan un poco más de control de voz sobre sus correos electrónicos que la mayoría de las otras habilidades de Alexa. Pero no puedes crear y enviar nuevos mensajes. Y a menos que necesites tener las manos libres, es más rápido usar la aplicación Newton Mail móvil o de escritorio.

Enviar y escuchar mensajes Slack: Slack con Voice, Chat Bot para Slack
Slack with Voice es una habilidad no oficial de Alexa que se conecta con las cuentas de Slack. Le permite enviar mensajes a un canal Slack o un mensaje directo a una persona, hacer que Alexa lea mensajes de canales Slack públicos o privados o mensajes directos de colegas, leer mensajes destacados, y más.

Esta habilidad, así como otra similar llamada Chat Bot for Slack, funcionan bien. Pero no le ahorrarán mucho tiempo y esfuerzo a menos que necesite tener las manos libres. Por ejemplo, necesitará recordar la forma correcta de decir los comandos de habilidad de Alexa, así como los nombres correctos de los canales y personas de Slack.

E, irritantemente, cuando dice «Alexa, abre el Slack Chat» para lanzar la habilidad, Slack with Voice comienza por sacudir mensajes ‘motivacionales’ como «Tómase un momento para enviar un mensaje a alguien que ama». A continuación, «Bienvenido a Slack with Voice. Puede enviar o leer los mensajes de Slack directamente desde aquí. ¿Qué le gustaría hacer?» Un atajo para evitar todas esas tonterías sería muy apreciado.

Dictar notas cortas: Voice Pad
Voice Pad hace una cosa razonablemente bien: Le permite dictar notas extremadamente breves -una frase corta, tal vez dos-, y luego se las envía por correo electrónico a usted mismo sin que tenga que preguntar. La precisión de la transcripción está bien, según mi experiencia. Pero como otras habilidades de dictado, no añadirá puntuación.

Al decir «Alexa, pídele al Voice Pad que grabe», la habilidad se abre automáticamente en el modo de grabación, que es un buen atajo. Cuando termina de dictar, puedes decir «stop» para dejar de grabar, «read» para que le lean sus notas, «email» para enviárselas por correo electrónico, o «delete».

¿Le ahorrará tiempo el Voice Pad? Probablemente no. Pero si está, digamos, haciendo ejercicio en la caminadora con una Alexa cerca, podría ahorrarle un poco de esfuerzo.

Administrar listas de tareas: Wunder Link, Wunder Lex, Todoist, Any.doNo faltan las aplicaciones de listas de tareas para ayudarle a ser eficiente y productivo. Wunderlist sigue siendo mi aplicación de referencia en esta categoría, no tanto porque es mucho mejor que la de los competidores, sino porque la he usado durante años y no veo la necesidad de cambiar. Además, es gratis. (Advertencia: Wunderlist, que Microsoft adquirió, parece estar muriendo lentamente.)

Aunque no hay una habilidad oficial de Wunderlist Alexa, Wunder Link y Wunder Lex proporcionan algunas interacciones extremadamente básicas con Wunderlist, como añadir un artículo a una lista de compras. Los usuarios de la aplicación Todoist(gratuita, con un plan Premium disponible a 3 dólares/mes) también obtienen una habilidad de Alexa, que es bastante limitada.

Sin embargo, tendrá más suerte si utiliza la habilidad Alexa de Any.do, que, a diferencia de Wunder Link y Wunder Link, facilita la adición de nuevos elementos a listas específicas. Any.do (gratis, o 3 dólares/mes para Premium) recibe puntos extras por tener también una aplicación Apple Watch.

Interactuar con los servicios de Microsoft: Cortana
En el 2017, Microsoft y Amazon anunciaron que sus asistentes de voz Cortana y Alexa, respectivamente, colaborarían. La respuesta fue en gran parte ho-hum – John Brandon escribió en Computerworld que el «sonido que se oye es de cien personas roncando después de haberse dormido».

La configuración es un poco engorrosa. Para usar Cortana, enlace su cuenta de Microsoft; descargue la aplicación Cortana a su teléfono inteligente; inicie sesión en la aplicación usando su cuenta de Microsoft; y luego enlace o inicia sesión en los servicios que desea usar a través de Cortana, como Gmail para correo electrónico y calendarios. Después de pasar por la configuración, intenté enviarme mensajes de correo electrónico a mí mismo y a otros. Cortana repitió mis correos electrónicos dictados, pero repetidamente no los envió, a pesar de que le había dado a la aplicación Cortana en mi iPhone acceso a mis contactos.

Si está en el ecosistema de Microsoft, es un fan de Cortana, y ya posee uno o más dispositivos Alexa, la asociación Alexa/Cortana podría valer la pena intentarlo. Pero para aquellos que no cumplen con esa descripción, Cortana en Alexa es casi inútil -y especialmente frustrante.

Seguimiento del tiempo: Toggl, Time Tracker, Tali
Durante años, he utilizado Toggl para el seguimiento del tiempo, ya que es fácil de usar y ofrece muchas funciones de forma gratuita. Pero la habilidad de Alexa de Toggl, similar a otras aplicaciones de seguimiento de tiempo que probé con Alexa, es más trabajo que la aplicación en sí.

Por ejemplo, para iniciar un nuevo temporizador en un proyecto existente, usted dice «Alexa, pídale a Toggl Timer que inicie el temporizador en (nombre del proyecto)». Aunque la habilidad funciona, debe recordar el nombre exacto del proyecto -no siempre es fácil si tiene varios proyectos concurrentes. Además, la habilidad de Toggl Alexa solo registraba el nombre del proyecto y no el cliente para el que yo estaba realizando el trabajo. Como resultado, tuve que volver a la aplicación Toggl para corregir la entrada añadida por Alexa -negando así cualquier beneficio de rastrear el tiempo con Alexa.

Probé otras dos aplicaciones de seguimiento de tiempo habilitadas por Alexa, Time Tracker y Tali, y encontré que ambas eran frustrantes de configurar, molestas de usar, demasiado limitadas, o todas las anteriores.

Compruebe lo que está pasando en Twitter: Twitter Reader
Si su trabajo depende de la supervisión frecuente de Twitter, pruebe la habilidad de Twitter Reader. Puede descubrir las tendencias actuales en su ciudad («Alexa, pregunta a Twitter por las tendencias en San Francisco»); averigüe si has sido retweeteado («Alexa, pregunta a Twitter si alguien me ha retweeteado») y así sucesivamente. Probablemente se cansará rápidamente de que le lean los tweets, los hashtags y todo eso. Así que esta habilidad es mejor empleada si tienes un Amazon Echo Show o una pantalla inteligente similar con Alexa, que le permite escanear rápidamente el texto del tweet.

Rastree los paquetes: Ship.com, UPS
El sitio web/app de Ship.com importa automáticamente los recibos de comercio electrónico de Amazon y otros minoristas, y proporciona actualizaciones automáticas de envío. El servicio, que es gratuito para rastrear paquetes, tiene una habilidad de Alexa que puede ahorrarle unos minutos de búsqueda. Solo diga: «Alexa, pregunte a Ship.com dónde están mis cosas» o «dónde están mis paquetes».

Sin embargo, la habilidad no es tan útil cuando tiene varios paquetes para entregar. Alexa le contará sobre el primero, pero buena suerte si consigue que se derrame en los otros paquetes. Una habilidad similar de UPS promete proporcionar actualizaciones en sus paquetes, pero yo no pude conseguir la habilidad para trabajar en absoluto.

Concéntrese: Tomato Helper, Headspace
La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo en el que se concentra en una tarea durante 25 minutos consecutivos, tomas un breve descanso, luego la enjuaga y la repite.

Tomato Helper Alexa es esencialmente un temporizador de 25 minutos activado por voz para ayudar a los aficionados a la técnica Pomodoro («pomodoro» significa «tomate» en italiano). Cuando se acaba el tiempo, suena una alarma. Cuando responde «Alexa, después», la alarma se apaga y empieza un respiro de cinco minutos. Cuando se termina el descanso, dice «Alexa, la siguiente» para empezar su próximo trozo de 25 minutos. Después de cuatro períodos de trabajo de 25 minutos, la habilidad le da un descanso de 20 minutos en lugar de cinco, de acuerdo con la técnica Pomodoro.

La habilidad funciona como se ha anunciado y hace que seguir la técnica Pomodoro sea bastante fácil. Pero si la técnica aumentará su productividad es otra historia -especialmente si es un defensor del método de «trabajo profundo» de Cal Newport.

Si cree en la meditación consciente como una forma de aumentar la productividad aclarando su mente y calmando sus nervios, pruebe la aplicación Headspace y la habilidad asociada de Alexa. Usando la habilidad, que está entre las mejores que he probado, puede dar órdenes como «Alexa, pídele a Headspace la meditación de hoy». La cuenta gratuita de Headspace ofrece solo unas pocas meditaciones; para más, necesitará suscribirse (a partir de 8 dólares/mes).

James A. Martin, Computerworld.com