Cómo usar Excel como herramienta de visualización de datos

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Todo el mundo conoce Microsoft Excel como un programa capaz de realizar cálculos rápidos con grandes cantidades de datos; sin embargo, puede hacer mucho más que esto. Así como el popular programa de hoja de cálculo puede realizar funciones básicas de análisis de datos, tiene una sorprendente cantidad de herramientas de visualización de datos bajo el capó.

«Excel no es explícitamente una herramienta de visualización de datos, es una hoja de cálculo», comenta el desarrollador y consultor de Excel, Jon Peltier. Sin embargo, uno de los puntos fuertes de Excel es su flexibilidad, agrega. «Es una especie de navaja suiza de software. Además de las fórmulas, tiene estructuras en la hoja de trabajo que le dan funcionalidad adicional para preparar datos para el análisis en la visualización de datos».

Siga leyendo para obtener una guía sobre el uso de las herramientas de visualización de datos de Excel para presentar sus datos. Nosotros usamos la versión de Office 365 de Excel para Windows en las descripciones a continuación, razón por la cual algunas características pueden no estar disponibles si usa una versión diferente.

Gráficos
La opción de visualización de datos más obvia en Excel es su matriz de gráficos. Con los años, Microsoft ha agregado más y más tipos, desde elementos básicos como barras, líneas y gráficos circulares, hasta estilos más avanzados como gráficos de dispersión y de superficie. Excel 2016 para Windows vio la adición de seis nuevos tipos de gráficos, incluidos treemapsunburst y waterfall, mientras que Excel 2019 agregó embudos y gráficos de mapas. (Todos los nuevos tipos de gráficos están disponibles para los suscriptores de Office 365).

Un gráfico treemap muestra las categorías y subcategorías de datos como bloques de diferentes tamaños.

Para agregar cualquier tipo de gráfico a una hoja de trabajo, seleccione los datos que desea graficar, haga clic en la pestaña Insertar en la cinta de opciones y dele clic al botón Gráficos Recomendados. Esta última función analiza sus datos y sugiere algunos tipos de gráficos que los mostrarán de la manera más impactante. Si ninguna de sus sugerencias le conviene, haga clic en la pestaña Todos los Gráficos y elija el tipo que desee. Para agregar una línea de tendencia al gráfico, haga clic en Diseño > Agregar Elemento de Gráfico > Líneas de Tendencia y elija un estilo.

Tablas y gráficos dinámicos
Una característica básica de Excel, de la que derivan muchas otras visualizaciones, es la tabla dinámica. Hacer una visualización de datos adecuada en Excel comienza por saber cómo usar las tablas dinámicas y comprender cómo funcionan, anota Peltier.

Estas proporcionan un resumen de sus datos, a través del cual, miles de filas y docenas de columnas pueden ser empaquetadas en una forma más fácil de leer, para que pueda resaltar la información y detectar tendencias. También le permiten agrupar sus datos de diferentes maneras para que pueda sacar conclusiones más fácilmente, como, por ejemplo, cómo se vería el resultado final de una estadística sin una determinada fuente.

Las tablas dinámicas son particularmente útiles si tiene largas filas o columnas de valores. Excel tiene una función de resumen básica, la función SUMA (= Suma), que es excelente si desea determinar el monto total de una docena de filas y algunas columnas. Pero, ¿qué pasa si tiene cientos de filas y muchas columnas? Las tablas dinámicas son como una función SUMA ampliada.

La parte de «pivote/dinámica» de una tabla dinámica es la capacidad de rotar (o pivotar) los datos en la tabla para verlos desde una perspectiva diferente. Nuevamente, esto refleja una mayor manipulación de datos que la función SUMA. Por ejemplo, si desea ver las ventas anuales y excluir un mes o un trimestre, puede hacerlo con un clic o dos en una tabla dinámica. La función SUMA requiere más manipulación.

Tres tablas dinámicas a la derecha resumen los datos en bruto que se encuentran a la izquierda.

En la imagen de arriba, verá los datos originales a la izquierda, con columnas para Producto, Origen, Día de venta, Precio, Ventas unitarias y Ventas en dólares. Hay tres tablas dinámicas junto a las columnas que comparan las ventas de cada fruta de fuentes importadas frente a las locales, las ventas totales de cada tipo de fruta, y cómo se vende cada fruta por día de la semana. Este tipo de información es simplemente imposible de conseguir con la función SUMA.

Es bastante fácil crear una tabla dinámica. Seleccione las filas y columnas, con la etiqueta en la parte superior de cada columna, de su conjunto de datos. Haga clic en la pestaña Insertar de la cinta de opciones y las dos primeras opciones serán Tabla dinámica y Tablas dinámicas recomendadas.

Si selecciona la opción de Tablas dinámicas recomendadas, Excel mirará el contenido de la hoja y le presentará una lista de miniaturas para varias tablas dinámicas generadas a partir de todas las categorías que se encuentren en su hoja de cálculo. Seleccione la tabla dinámica que desee y haga clic en Aceptar.

La forma alternativa requiere unos cuantos clics más, pero le permite crear una tabla utilizando sus propios criterios, en caso de que la forma en que desea ordenar los datos no se encuentre entre las opciones recomendadas. Haga clic en el botón Tabla dinámica y se le pedirá que seleccione el rango de datos, las filas y columnas que se incluirán en la tabla. Haga clic y arrastre para cubrir el rango que desee, y haga clic en Aceptar.

Cualquiera que sea el método que use para crear la tabla, Excel abrirá una nueva hoja de trabajo con la tabla en ella. Si desea, puede copiarla en la hoja de datos original como lo hice en la captura de pantalla. Una vez que seleccione Aceptar, el panel Campos de Tabla dinámica se abrirá en el lado derecho de la pantalla; ahí podrá seleccionar los campos para filtrar sus datos. Si elige una tabla dinámica recomendada, puede modificarla marcando y desmarcando los campos en el panel Campos de Tabla dinámica.

Las tablas dinámicas tienen el beneficio adicional de encontrar imprecisiones en sus hojas de cálculo. Por ejemplo, hago toda mi contabilidad personal en Excel, ingresos y gastos, y al generar una tabla dinámica para el 2018, vi que mis impuestos federales estimados se ingresaron como «Fed» y «Feds», mientras que los depósitos se enumeraron bajo el nombre de la publicación o «Depósito». Esta situación me obliga a volver y limpiar las entradas para una vista más precisa en la tabla.

Los gráficos dinámicos son representaciones visuales de las tablas dinámicas. Para insertar un gráfico dinámico, vaya a la pestaña Insertar de la cinta de opciones y seleccione Gráfico dinámico. Le pedirá que seleccione el rango de fuente de datos, así como una tabla dinámica, y deberá elegir los campos para graficar.

Los gráficos dinámicos le permiten representar visualmente los datos de una tabla dinámica.

Segmentaciones
Excel le permite aplicar filtros a las tablas dinámicas para centrarse en una porción más pequeña de sus datos. La segmentación de datos son filtros predeterminados que dividen los datos por categorías, lo que le permite activar y desactivar rápidamente las categorías para profundizar en información específica.

Esta se inserta desde una tabla dinámica existente, por lo que primero debe crear la tabla. Desde allí, vaya a la pestaña Insertar y haga clic en el botón Segmentación de datos. Usando nuestra hoja de cálculo de ventas de frutas, puede crear segmentaciones para la especificidad del día, la ubicación o las ventas unitarias. En este ejemplo, seleccionamos Producto, Origen y Día.

Desde allí, aparecen tres cuadros para cada categoría. En Producto, seleccione Manzanas; en Origen, seleccione Importado; y deje el Día solo. Ahora sabemos la cantidad total de manzanas importadas vendidas esa semana y en qué días. (En el ejemplo a continuación, los días que se muestran se generan automáticamente a partir de los datos. Las manzanas importadas se vendieron solo los miércoles, jueves y sábados, por lo que la segmentación enumera esos días.)

La segmentación de datos le permite filtrar rápidamente los datos por categoría, como el producto, el lugar de origen y el día de venta.

A diferencia de los filtros, las segmentaciones pueden funcionar en varias tablas dinámicas y es ahí cuando funcionan mejor. Para una sola tabla dinámica, la segmentación de datos es prácticamente un filtro.

Para conectar dos o más tablas dinámicas, primero debe crearlas, luego hacer clic derecho en cualquiera de ellas y seleccionar Reportar Conexiones. Esto mostrará un cuadro con las tablas conectadas. Inicialmente, solo se marcará una, la primera que realizó. Al marcar las demás, construirá la conexión.

Entonces, nuevamente, utilizando nuestra hoja de cálculo de frutas y conectando dos tablas dinámicas, puede informar sobre el producto y el origen, y así obtener una cifra de ventas por unidad de suma global para la fruta cultivada localmente.

Construya conexiones de segmentación entre tablas dinámicas para obtener aún más especificidad.

Minigráficos
Un minigráfico es un pequeño gráfico básico que aparece dentro de una sola celda de Excel. Puede hacer una línea, columna o minigráfico de ganancia/pérdida dentro de la celda, y usarlo para resaltar tendencias en sus datos.

Por ejemplo, «puede tener un tablero que muestre cómo han funcionado cinco divisiones de su empresa cada trimestre en los últimos dos años», comenta Peltier. Si desea una representación visual del desempeño de cada división, agrega, «no tendrá espacio en la pantalla para cinco gráficos regulares. Ese tipo de información es muy adecuada para minigráficos».

Los minigráficos se encuentran en celdas individuales que resaltan las tendencias de datos, como se muestra en la esquina inferior derecha.

Puede crear un minigráfico a partir de datos en una tabla o una tabla dinámica. Seleccione el rango de datos, como ventas por un período de 12 meses, luego vaya a la pestaña Insertar en la cinta de opciones y seleccione LíneaColumna o Ganancia/Pérdida en la sección Minigráficos. Confirme el rango de datos de origen, elija una celda de destino para el minigráfico y haga clic en Aceptar.

Recuerde que un minigráfico va en una sola celda, por lo que deberá seleccionar los datos de una sola fila o columna. Dicho esto, puede agregar múltiples minigráficos simultáneamente eligiendo un rango de datos de múltiples filas o columnas, y eligiendo el número correspondiente de celdas de destino para los minigráficos. En otras palabras, si desea que tres minigráficos muestren tendencias para tres filas de datos, seleccione tres celdas de destino.

Formato condicional
Escanear sobre filas y columnas de números en una hoja de cálculo puede hacer que vea borroso. Para que sea más fácil detectar puntos y tendencias de datos importantes, puede usar la función de formato condicional de Excel en una tabla, tabla dinámica o rango de celdas. Por ejemplo, puede decirle a Excel que haga que los valores altos sean verdes y los valores bajos sean rojos; automáticamente aclarará u oscurecerá el color rojo y verde dependiendo de qué tan serio sea el alto o bajo.

Tres tipos de formato condicional en una sola celda: color, barra y flecha.

El formato condicional también se puede utilizar para resaltar ganancias y pérdidas, dando una buena visualización de estas a lo largo del tiempo, entre regiones, para diferentes productos, etc. Además de cambiar los colores de las celdas, puede usar barras de datos o un conjunto de íconos.

Para agregar formato condicional, seleccione los datos que desea formatear, seleccione la pestaña Inicio en la cinta de opciones y haga clic en el botón Formato Condicional en el grupo Estilos. Allí puede elegir qué celdas resaltar (por ejemplo, mayor o menor que un valor, o el 10 por ciento superior o inferior) y/o aplicar barras de datos, escalas de color o conjuntos de íconos a toda la selección. La mejor parte es que se pueden agregar múltiples formatos. Yo agregué una escala de color claro a oscuro, flechas para indicar un aumento o disminución del mes anterior, y barras que comparan los datos en las celdas con la entrada mensual más grande.

Íconos
Una característica auxiliar del formato condicional y los minigráficos es agregar pequeños gráficos a una hoja de cálculo utilizando la fuente Webdings. «No los puede vincular a las fórmulas, pero puede agregar cierto dinamismo a un libro de trabajo, insertando una imagen estática para describir cuáles son sus datos», indica Ken Puls, quien dirige el Blog Excelguru. Esto le ayuda a resumir la información para que un gerente pueda ingresar, ver la tendencia general y salir, agrega.

Los íconos incrustados pueden demostrar cosas como tendencias ascendentes y descendentes, pérdidas y ganancias, o rango. Para agregar un ícono a una hoja de trabajo, vaya a la pestaña Insertar en la cinta de Opciones, seleccione Íconos en el grupo Ilustraciones, elija un ícono y haga clic en Insertar. La imagen aparecerá en su hoja de trabajo con «manijas» para que pueda cambiar su tamaño, rotarla o moverla fácilmente.

Tipos de datos vinculados
Microsoft lanzó recientemente una función de Excel llamada tipos de datos vinculados para los suscriptores de Office 365. En lugar de simplemente números o cadenas, las celdas ahora pueden contener valores vinculados a una fuente de datos en línea -en este caso, el motor de búsqueda Bing de Microsoft.

En este momento solo hay dos tipos de datos: acciones y geografía. Excel reconoce un símbolo de cotización bursátil o un nombre de estado en una celda, y extrae datos relevantes de Bing en tiempo real. Las celdas con uno de estos tipos de datos incluyen un ícono que indica su estado, y al hacer clic en él aparece una tarjeta con información relevante.

Una celda de acciones, por ejemplo, puede mostrar todo tipo de información sobre la compañía y el rendimiento de sus acciones, como el precio actual, máximo y mínimo de 52 semanas, P/E y más; y una celda de geografía puede mostrar cualquier cosa, desde la población de una ubicación hasta su consumo de energía.

Haga clic en una celda de geografía vinculada para ver todo tipo de información sobre esa ubicación.

Agregar celdas de acciones es bastante simple. Ingrese un grupo de símbolos de acción o nombres de compañías en una sola columna, luego resáltelos y haga clic en la pestaña Datos en la Cinta. En el medio de la cinta de opciones, verá un grupo de Tipos de datos con botones para Acciones y Geografía.

Haga clic en Acciones y sus símbolos de acción se reemplazarán con los nombres de las empresas y un ícono a la izquierda de cada nombre. Al seleccionar una compañía, aparecerá un menú emergente donde puede seleccionar los tipos de datos que desea que muestre la tarjeta de la compañía.

La geografía también es interesante. Al igual que con las acciones, deberá ingresar un montón de ubicaciones -estados, países, ciudades, etc. – en una sola columna, seleccionar las celdas y hacer clic en Datos > Geografía; pero debe ser muy preciso. Insertar GA, CA, MN y NC y luego hacer clic en el botón Geografía no me dio Georgia, California, Minnesota y Carolina del Norte, sino Gabón, Canadá, Mongolia y Nueva Caledonia. Las abreviaciones Geo, Calif, Minn y N.C. lo lograron, y los nombres completos del estado también funcionan.

Los suscriptores de Office 365 pueden realizar una variedad de comparaciones y análisis de acciones y ubicaciones en Excel.

La variedad de información sobre ubicaciones que ofrece Bing es asombrosa, abarcando conceptos básicos como la población y el PBI, pero también algunos esotéricos como el consumo de combustibles fósiles y la esperanza de vida.

Los nuevos tipos de datos vinculados de Excel están disponibles solo para suscriptores de Office 365. Microsoft dice que espera implementar tipos de datos vinculados adicionales, pero hasta ahora la compañía no ha dicho cuándo.

Pronósticos
Introducido en Excel 2016 para Windows (no está disponible para Mac), la función de Hoja de Pronóstico utiliza inteligencia artificial para proyectar valores en el futuro en función del rendimiento anterior. Funciona con datos históricos basados en el tiempo, y crea un gráfico con proyecciones altas, bajas y medianas. Cuantos más datos tenga para trabajar, más precisa será la predicción que haga.

Utilizando datos históricos, Excel puede proyectar hacia dónde se dirigen sus puntos de datos.

Para crear un pronóstico, debe usar datos históricos basados en el tiempo. Coloque el cursor en una de las celdas de datos, vaya a la pestaña Datos en la cinta de opciones y, en el grupo Pronóstico, seleccione Hoja de Pronóstico. En la pantalla que aparece, elija el tipo de gráfico (línea o barra), la fecha de finalización del pronóstico y otras opciones. Haga clic en Crear, y Excel creará una nueva hoja de trabajo con un gráfico que contiene los datos históricos y los valores pronosticados, que están sombreados de manera diferente a los primeros. Esto se considera especialmente útil para los datos estacionales.

Análisis Rápido
Un último consejo: Si usa Excel 2016, Excel 2019 o Excel para Office 365 en Windows, puede usar la función de Análisis Rápido para aplicar rápidamente una variedad de visualizaciones, incluyendo el formato condicional, gráficos, tablas dinámicas y minigráficos, a los datos seleccionados. Resalte las celdas que desea analizar y el ícono de Análisis Rápido aparecerá cerca de la esquina inferior derecha de los datos resaltados. Dele clic y elija el tipo de visualización que desea agregar.

La función Análisis Rápido le brinda una variedad de herramientas para analizar sus datos al instante.

La visualización de datos en Excel nunca ha sido tan fácil.

Andy Patrizio, Computerworld.com – CIOPeru.pe