¿Qué es Kaizen? Una estrategia empresarial centrada en la mejora

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Kaizen, un término japonés que significa «cambiar para mejor”, ha sido adaptado por las organizaciones como una estrategia empresarial dirigida a establecer un entorno de mejora continua. El objetivo de Kaizen es mejorar la organización, sus productos, servicios y personas, mediante la implementación de cambios a pequeña escala en toda la empresa. Popular entre las organizaciones centradas en el desarrollo de software, la tecnología Lean IT y la mejora del servicio, Kaizen no es exclusivo de la industria de la tecnología, ya que la estrategia se ha empleado en industrias como la salud, la psicología, el gobierno, life-coaching y la banca como una forma de mejorar los procesos, la toma de decisiones y logística.

Mientras que la mayoría de los frameworks de TI se centran en la mecánica de una organización, como sus métodos de gestión, procesos o logística de la cadena de suministro; Kaizen es un enfoque holístico que ayuda a las organizaciones a mejorar no solo los procesos, sino también los empleados, desde la alta dirección ejecutiva hasta los trabajadores de nivel básico.

¿Cómo se compara Kaizen con otros frameworks de TI?
Al igual que Agile, Lean IT o Six Sigma, Kaizen está diseñado para reducir el desperdicio y eliminar errores, pero adopta un enfoque diferente. Kaizen se distingue de otros frameworks de servicios o de gestión de TI al enfocarse en pequeñas mejoras fáciles de implementar. Otros frameworks de TI generalmente suponen una revisión de procesos, servicios y productos al abordar múltiples problemas a la vez en el alcance de un proyecto específico. Kaizen aborda problemas en toda la organización que no son específicos de un proyecto u objetivo empresarial: el único objetivo es la mejora. Se trata menos de «solucionar» problemas y más de crear un entorno en el que los empleados y los líderes se sientan cómodos frente a sus propios errores y crezcan a partir de la experiencia.

Otra característica determinante de Kaizen es que depende en gran medida de los comentarios de los empleados, en lugar de los comentarios de los clientes. La mayoría de las mejoras sugeridas en un entorno Kaizen provienen directamente de los trabajadores de la organización, lo que significa que las empresas también enfrentan menos resistencia al implementar las mejoras y cambios solicitados. Está destinado a integrarse en la cultura corporativa de su organización como una forma de operación cotidiana.

Las empresas que implementan Kaizen deben ser pacientes, porque los cambios a menudo se implementan en una escala tan pequeña que puede llevar un tiempo cosechar los beneficios. Las empresas ansiosas por demostrar el ROI de los cambios podrían tener que esperar años para ver las mejoras, y algunas de las mejoras podrían no ser medibles por la analítica tradicional. Otros frameworks, como ITSM, Lean o Six Sigma, ofrecen una gratificación más inmediata, pues tienen como objetivo reducir los errores y el desperdicio, para mejorar la productividad y la calidad lo más rápido posible mientras que entregan un análisis a profundidad.

Principios de Kaizen
Kaizen se popularizó en Estados Unidos durante la década de 1980, cuando las empresas estadounidenses se dieron cuenta de que las empresas japonesas las estaban superando tras la aplicación de la filosofía Kaizen. El propósito general de Kaizen es identificar dónde se descomponen los procesos y de dónde surgen los problemas, encontrando la causa para solucionar el problema de raíz. En la filosofía de Kaizen, incluso los líderes deben estar preparados para encontrar sus propios errores y abordarlos utilizando los principios de Kaizen. Nadie es castigado por estos errores o fallas en un entorno Kaizen; por el contrario, son vistos como oportunidades para crecer y aprender.

Hay cinco principios fundamentales en Kaizen:

Conocer a su cliente: Descubra qué quiere su cliente y cómo puede mejorar su experiencia en función de lo que valora.

Dejarlo fluir: El desperdicio cero debe ser un objetivo de toda la empresa, en el que todos se centren en reducir y eliminar el desperdicio.

Acudir a Gemba: Gemba es un término japonés que significa «el lugar real”. Siga la acción, encuentre dónde se crea el valor, y diríjase ahí para aplicar los principios de Kaizen.

Empoderar a las personas: Organice equipos con directivas y objetivos claros, pero asegúrese de equiparlos con las herramientas y sistemas adecuados y necesarios para tener éxito.

Ser transparente: Use datos para mostrar cómo las mejoras están cambiando la organización para que sean «tangibles y visibles”.

Certificación y capacitación Kaizen
Puede encontrar varias certificaciones de Kaizen que no son específicas de la industria. El Kaizen Institute, dirigido por la marca Kaizen, ofrece tres niveles de certificación que cubren a Kaizen en un nivel superior. Acuity Institutetambién ofrece un programa de certificación Kaizen Leader: dos meses de cursos en línea que ofrecen una perspectiva más amplia de la filosofía desde una perspectiva de liderazgo. Management Strategy Institute (MSI) también ofrece un taller de Kaizen con capacitación y certificación que cubre Kaizen desde una perspectiva más enfocada en los negocios.

Debido a que Kaizen está destinado a ser usado holísticamente en la organización, incluso si está dirigido al desarrollo de software o procesos de TI, estas certificaciones pueden ofrecer recursos valiosos para aquellos interesados en usar Kaizen en TI. Pero también puede encontrar certificaciones más específicas de Kaizen para TI como la certificación Lean IT Kaizen de Exin o la certificación Kaizen de Lean Six Sigma Company.

Sarah K. White, CIO.com