7 consejos y trucos de Quick Base

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La plataforma de desarrollo de low code/no-codeQuick Base, permite a los llamados desarrolladores ciudadanos crear aplicaciones y flujos de trabajo para sus equipos y áreas sin necesidad de la intervención de TI. Según la estructura de una base de datos, como su nombre lo indica, la plataforma se basa en campos, registros e informes para crear, vincular y manipular conjuntos de datos.

Los equipos pueden asignar tareas y administrar proyectos, así como establecer acciones para que se activen cuando se cumplan ciertas condiciones, como enviar notificaciones automáticamente cuando se cambia un campo o un valor alcanza un cierto umbral. Las empresas también pueden preparar comunicaciones personalizadas para proveedores y clientes en función de datos relevantes, como facturas o estimaciones basadas en los detalles de un proyecto. Son capaces de hacer todo esto relativamente con poca codificación.

A pesar de eso, Quick Base es un producto complejo con muchas capacidades, que generalmente ofrece varias formas de realizar una tarea específica. Tiene un centro de ayuda en línea bastante extenso y un foro de usuarios para hacer consultas. Pero para aprovecharlo al máximo, es útil aprender algunos consejos de otros usuarios.

Les pedimos a tres usuarios experimentados de Quick Base que compartieran sus consejos favoritos. Los siguientes trucos son ofrecidos por Sharon Faust, fundadora del centro de aprendizaje en línea Quick Base, Junkie; Ian Greig, gerente de grupo técnico y de TI en Run Energy, empresa proveedora de operaciones y servicios técnicos para las industrias de energía y medio ambiente; y Mark Shnier, propietario del desarrollador de aplicaciones, Your Quick Base Coach.

Asigne marcas a sus aplicaciones para diferenciarlas
Es fácil cambiar la apariencia de sus aplicaciones desde la barra púrpura predeterminada en la parte superior. Por ejemplo, para identificar inmediatamente una aplicación que todavía está probando, puede asignarle una marca para compartirla con los clientes o simplemente etiquetarla para realizar un seguimiento interno.

Para arreglar la apariencia de una aplicación, elija Branding en la Configuración y verifique las opciones para personalizar el encabezado y pie de página de la aplicación. Seleccione Basic y podrá cambiar el texto en la parte superior izquierda y derecha de la barra, además de especificar colores para la barra y el texto. También puede agregar un enlace a una imagen o una página web externa.

Puede personalizar la apariencia de su aplicación cambiando las palabras en la barra superior, el color de fondo y el color del texto. Para colocarle una estampa a una aplicación en proceso de prueba, por ejemplo, también puede agregar un gráfico a la derecha.

También puede cambiar el pie de página agregando un gráfico. Pero tenga cuidado: el gráfico vendrá en tamaño real, a diferencia del encabezado, donde se ajustará el tamaño. Si desea hacer esto, simplemente prepare una versión del gráfico del tamaño adecuado para usar en el pie de página.

Use HTML para hacer plantillas de documentos
Las empresas suelen generar propuestas, hojas de especificaciones u otros documentos basados en datos almacenados. Para el consumo interno, está bien si se ven como una tabla estándar, pero para su distribución fuera de la empresa, por ejemplo, enviar una propuesta a un cliente por correo da una mejor impresión si están diseñados con mayor cuidado. Eso no significa que tenga que llevar la tabla a un programa externo para que se vea bien; usted puede usar HTML para generar un documento atractivo.

Una forma de hacerlo es abrir la Configuración para el registro que desea imprimir y agregar un nuevo campo, especificando un campo de Formula – Rich Text.

Para formatear datos extraídos de Quick Base externamente en un documento más atractivo para compartir externamente, puede usar HTML. Comience agregando un campo Rich Text a su registro.

En el recuadro «Formula – Rich Text field options”, inserte los campos que finalmente desea imprimir junto con el HTML que los estiliza. (¿No se siente cómodo codificando HTML? Siga el consejo siguiente).

Agregue los campos que desea imprimir al cuadro «Formula – Rich Text field options” junto con su HTML.

Guarde esto y luego cree un nuevo formulario que contenga solo el campo que acaba de crear. Cuando imprima ese formulario, obtendrá el estilo que desea y los datos que necesita. Si lo prefiere, también puede imprimirlo como PDF para enviarlo por correo electrónico.

Si sus datos cambian -en la figura ilustrada, por ejemplo, cuando desea generar una nueva propuesta con diferentes especificaciones- los nuevos datos tomarán automáticamente el formato que ya ha configurado.

El resultado es una propuesta bien diseñada.

Use Microsoft Word y el formato Rich Text para generar HTML
Quick Base también puede generar correos electrónicos automáticamente, y también puede usar HTML para formatearlos. Puede codificar a mano el HTML si se siente cómodo con eso, pero hay una manera más fácil: comenzar con un documento de Microsoft Word. Diseñe el documento de la manera que desee en Word, con sus nombres de campo entre corchetes, y agregue todo el formato de texto que desee.

Haga clic en Configuración en su aplicación y cree una nueva página, configurando Rich Text Page como tipo. Asígnele un nombre a la página, y copie y pegue su documento de Word en el espacio provisto. Cuando haga clic en el botón HTML de la barra de herramientas de formato, verá que el código para su formato ya estará en su lugar.

Puede pegar un documento de Word en una página de Rich Text y luego hacer clic en el botón HTML como una forma rápida de obtener el código HTML para el formato del texto.

Puede copiar y pegar ese código en un correo electrónico personalizado que envíe desde Quick Base. En la Configuración de su aplicación, haga clic en Notifications, Subscriptions & Reminders, agregue un nuevo correo electrónico y configure Message Type to Custom Message.

Copie y pegue su código HTML en un mensaje de correo electrónico personalizado.

Ahora el correo electrónico automático recogerá el contenido y el formato que lo hace lucir bien.

El resultado: una bonita notificación por correo electrónico.

Agregue un gráfico, como un logo, a sus correos electrónicos
Quick Base de por sí viene con más de 500 íconos en diferentes tamaños que puede agregar a su aplicación para vestirla. Pero no está limitado a ellos -al incluir un enlace a la imagen en su plantilla de correo electrónico, puede personalizar fácilmente los correos electrónicos generados con el logo de su empresa.

Es fácil agregar su logo, u otros gráficos personalizados, a las notificaciones por correo electrónico incluyendo un enlace a la aplicación en la que están almacenados.

Sin embargo, debe asegurarse de que el destinatario tenga los privilegios para acceder a la imagen, o no podrá verla. Si almacena logos en una aplicación y el destinatario no tiene permisos para esa aplicación, el logo no se procesará para ellos.

El enfoque más sencillo es configurar una nueva aplicación para guardar sus logos, y otros gráficos públicos, e importarlos a ésta. Luego, concédale acceso al grupo de usuarios integrado, llamado Everyone On The Internet, a la aplicación. (El administrador de su cuenta debe habilitar esta funcionalidad). Puede definir los permisos del grupo como cualquier otro grupo (solo para ser visto, solo para acceder a ciertas tablas, como quiera). El punto es que todos los logos importados a esa aplicación siempre estarán disponibles para, bueno, todos en Internet, y no tiene que preocuparse por si alguien pueda ver su logo.

El truco consiste en crear una sola aplicación para contener todos sus gráficos públicos y otorgar permisos de acceso al grupo de usuarios incorporado, Everyone On The Internet.

Cambie el remitente de un correo electrónico
Cuando configura un correo electrónico en Quick Base, puede especificar cualquier campo con una dirección de correo electrónico como destinatario. Por ejemplo, si envía un aviso de cobro, extraería la dirección del registro del cliente. ¿Pero a quién van a responder? El remitente por defecto para un correo electrónico generado por Quick Base es notifyquickbase.com, pero eso es un callejón sin salida: no hay nadie monitoreando esa dirección.

En su lugar, también puede especificar un nombre de campo para la dirección desde la cual le enviarán el correo. Para una carta de cobro, puede provenir del administrador de la cuenta. Quizás podría provenir de la persona que modificó el registro por última vez -que hizo lo que generó su correo electrónico-, o cualquier dirección de correo electrónico que el área de servicio al cliente realmente supervise.

Para asegurarse de que los destinatarios puedan responder a correos electrónicos generados automáticamente, puede configurar la dirección del remitente en su plantilla para que sea un campo apropiado, como la persona que tocó por última vez el registro del cliente.

Consolide múltiples fuentes de datos
A veces, desea reunir datos de varias aplicaciones en una sola tabla para poder, por ejemplo, revisar con facilidad la actividad en varias ubicaciones. Quick Base lo hace simple, porque si bien genera identificaciones de registro automáticamente -como lo hacen otras bases de datos-, también le permite establecer cualquier campo con un valor único, como el campo de clave de combinación para ese registro. Luego use la función Import From Table para traer los registros deseados a una nueva tabla.

Por ejemplo, comience creando y nombrando un campo en cada tabla de origen y utilizando una fórmula simple para generar datos únicos para ese campo (fecha y hora, u origen y ubicación de datos).

Run Energy monitorea la salida de gases de rellenos sanitarios (LFG, por sus siglas en inglés) de varios sitios y trae una lectura diaria de múltiples sitios en una sola tabla para tener una visión general rápida. Aquí se muestra: una fórmula simple establece un campo único en cada tabla de origen.

Luego configure la tabla en la que desea importar los datos, seleccione Import/Export en el menú More, especifique el campo de clave de combinación (y marque Must Be Unique), y asigne los campos que desea de las tablas de origen a los campos en la tabla de destino

Los datos de origen se utilizan como un campo clave para importar el registro deseado a la tabla consolidada.

Finalmente, ejecute la importación para crear o completar la tabla de destino.

El resultado es una tabla que muestra los datos de flujo en varias ubicaciones.

También puede configurar que esto suceda automáticamente utilizando la función, CSV Sync, de Quick Base. CSV Sync puede conectarse a opciones de almacenamiento en la nube, como Box o Google Drive, y ejecutar su comando de importación en archivos CSV exportados desde sus tablas de origen.

Use Webhooks para enviar mensajes a los canales de Slack
Puede usar Quick Base para generar automáticamente notificaciones por correo electrónico a otras personas de su grupo cada vez que se cambie, agregue o elimine un registro. Pero esas notificaciones vienen como mensajes de correo electrónico individuales a cada miembro, y no hay forma de responder a todos. Eso puede conducir a muchas subconversaciones individuales que no benefician a todo el grupo.

Las notificaciones por correo electrónico a un grupo pueden generar comunicaciones fragmentadas a medida que los destinatarios se responden entre sí o intentan responder al mensaje en sí.

Para alentar una interacción más efectiva, puede enviar los mensajes a un canal de Slack al que todos pertenezcan.

Para hacer eso, primero habilite Webhooks entrantes en Slack, como se detalla en esta página de soporte de Slack. Eso le dará una dirección https para usar como destino de sus mensajes. Formatear y estructurar los mensajes en sí mismos requiere el uso de JavaScript Object Notation (JSON) para describir el mensaje y su formato, así como cierta familiaridad con la funcionalidad de Webhook de Quick Base. Pero una vez hecho esto, puede transferir las comunicaciones de su equipo desde las cadenas de correo electrónico a los canales de Slack, donde pertenecen.

Funciona mejor enviar mensajes a un canal central de Slack donde todos puedan ver las notificaciones y respuestas en un solo lugar.

Con la orientación técnica de Mark Shnier, propietario del desarrollador de aplicaciones Your Quick Base Coach.

Jake Widman, Computerworld.com