Dropbox lanza Spaces, su espacio de trabajo de colaboración inteligente

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Dropbox lanzó esta semana una herramienta de colaboración diseñada para permitir a los usuarios trabajar juntos en torno a una variedad de documentos, otro paso en la evolución de la compañía más allá de compartir archivos en la nube, hacia algo más enfocado en la productividad.

La empresa, con sede en San Francisco, reveló inicialmente planes para su aplicación renovada -ahora llamada Dropbox Spaces- en junio, junto con una nueva aplicación de escritorio. Spaces actúa como una carpeta compartida para equipos que combina documentos de diversas fuentes en un solo lugar, con la capacidad de chatear con colegas y asignar tareas. El nuevo Dropbox y la aplicación de escritorio también se conectan con varias plataformas de comunicación de video y texto de terceros.

La implementación de Spaces lleva a la empresa a una competencia más estrecha con los equipos de Slack, Microsoft y otros proveedores, todos ellos con el objetivo de ser la aplicación central que los empleados utilizan durante la mayor parte del día.

«Dropbox se está moviendo desde más allá de la carpeta, desde ese popular producto para compartir archivos a una plataforma empresarial que está creando un espacio de trabajo inteligente y un ecosistema de apoyo», señaló Wayne Kurtzman, director de investigación de IDC.

En el evento de lanzamiento, el CEO de Dropbox, Drew Houston, dijo que los cambios en su plataforma central ayudarán a los trabajadores de oficina a manejar el flujo de información que reciben durante la jornada laboral. Las numerosas aplicaciones en las que confían ahora los trabajadores se han convertido en una distracción y pueden afectar negativamente la productividad, anotó.

Dropbox dice que Spaces puede ayudar a los trabajadores a concentrarse mejor en la tarea en cuestión.

«Empezamos a preguntarnos qué pasaría si Dropbox pudiera evolucionar hacia un nuevo tipo de aplicación que ayudara a otras aplicaciones a trabajar mejor juntas», indicó Houston. «¿Qué pasaría si su espacio de trabajo, que hoy en día es todo este nido de ratas, supiera cómo organizarse? ¿Y si le ayudara a concentrarse en vez de distraerle? ¿Y si su espacio de trabajo fuera realmente inteligente?

«Bueno, eso es exactamente lo que estamos construyendo: el espacio de trabajo inteligente», añadió

Dropbox ofrece una variedad de planes de precios para usuarios individuales o equipos. Una versión limitada Basic está disponible de forma gratuita para usuarios individuales, con niveles Plus (9,99 dólares al mes) y Professional (15,68 dólares al mes) que añaden más almacenamiento y funciones adicionales como la sincronización inteligente y el acceso sin conexión, así como soporte mejorado.

El precio de Dropbox Business es de 12,50 dólares por usuario y mes, e incluye funciones de administración como autenticación de dos factores, una consola de administración y recuperación de archivos. Los niveles Avanzado (20 dólares por usuario por mes) y Enterprise (precios disponibles bajo petición) ofrecen mejoras tales como almacenamiento ilimitado y soporte personalizado.

Además de anunciar la disponibilidad de los Spaces, Dropbox ofreció detalles de las nuevas características que vendrán. Esta lista incluye la integración con Dropbox Paper, la herramienta de procesamiento de texto colaborativo de la empresa, a la que se podrá acceder junto con los archivos de Google Docs y Microsoft Office en Spaces. También en camino: integración con la popular aplicación de gestión de trabajo de Atlassian, Trello, que permite a los usuarios añadir contenido Dropbox a las tarjetas Trello, e integración con la aplicación de firma electrónica, HelloSign.

Dropbox planea la integración con Trello.

También hay una serie de funciones basadas en la inteligencia artificial para ayudar a los usuarios a gestionar los archivos de forma más eficaz y a mantenerse al día de los colegas que trabajan en Spaces.

Los aspectos destacados del equipo proporcionan una visión general de la actividad de los colegas, como actualizaciones de documentos, mientras que las capacidades de aprendizaje de Dropbox se han aplicado para sugerir contenido a los usuarios cuando lo necesitan, por ejemplo, información que podría ser necesaria antes de una reunión programada.

La búsqueda de imágenes permite realizar búsquedas basadas en una descripción del contenido.
La búsqueda de imágenes permite realizar búsquedas basadas en una descripción del contenido.

La búsqueda de imágenes permite a los usuarios buscar imágenes utilizando una descripción del contenido, como «vestimenta», en lugar de basarse en un nombre de archivo. También será posible rastrear documentos de texto mediante la búsqueda de frases clave que aparecen en un documento, incluidos los PDF.

Kurtzman indicó que Dropbox ha gastado mucho tiempo y dinero en la iniciativa de la IA, apodada DBXi, que está «empezando a dar sus frutos con este lanzamiento».

«Su enfoque ha avanzado desde el almacenamiento de archivos hasta el contenido y la colaboración que permite realizar el trabajo», anotó. «Su ‘gráfico’ aprovecha las señales de conexiones, equipos de trabajo e integraciones que resultan en un espacio de trabajo más inteligente, incluyendo el reconocimiento de imágenes para fotos y firmas a través de su adquisición de HelloSign».

Entre las otras funciones reveladas se encuentran las vistas previas de archivos, incluidos los documentos de AutoCAD que se pueden ver desde la aplicación de escritorio de Spaces, incluso si el usuario no tiene instalada la aplicación nativa; y Dropbox Binder, que permite a los usuarios compaginar documentos, imágenes, archivos PDF y mucho más en un solo lugar.

Lograr la adopción y retener a los usuarios de larga data
Kurtzman señaló que algunos usuarios pueden preferir la estructura original y más simplificada de almacenamiento de archivos Dropbox. Dropbox seguirá funcionando como una simple plataforma de sincronización y almacenamiento de archivos.

«La gente que no está preparada para un espacio de trabajo más inteligente, puede anhelar el Dropbox que solo almacenaba archivos y solo trabajaba», señaló. «Todavía hace eso. Algunos usuarios tardarán más en adoptar, tal y como lo hicieron cuando finalmente se actualizaron a un teléfono inteligente».

El software renovado marca el último paso en la evolución de la compañía hacia un negocio de colaboración.

«Este es un cambio significativo para Dropbox que lo posiciona aún más como un jugador de colaboración», señaló Raúl Castañón-Martínez, analista senior de 451 Research, en junio, cuando Dropbox habló por primera vez de sus planes. «Dropbox ha gravitado naturalmente hacia la colaboración; así es como los usuarios lo utilizan instintivamente, como un repositorio donde comienzan los flujos de trabajo de colaboración. El rediseño, sin embargo, lo hace oficial: Dropbox está presentando un reclamo como un destino donde se hace el trabajo».

La aplicación de escritorio parece una «evolución natural» para la compañía, dijo en ese momento Larry Cannell, director de investigación de Gartner. «Los documentos son el centro de atención de la colaboración en línea de muchos equipos. Sin embargo, los equipos necesitan algo más que documentos. También hacen un seguimiento de las tareas, comparten retroalimentación y necesitan estar al tanto de lo que hacen los demás».

Matthew Finnegan, Computerworld.com