Slack: 20 consejos y trucos para usuarios avanzados

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Los usuarios de Slack tienden a ser apasionados de la popular herramienta de colaboración. «Slack ha cambiado la forma en que nos comunicamos internamente», señala Rob Shapiro, director senior de estrategia de producto de Muck Rack, una plataforma digital de relaciones públicas y periodismo. El acceso más fácil de Slack a archivos compartidos, áreas de discusión y notificaciones «hizo que nuestro equipo fuera más inteligente, rápido y estuviera más en sintonía entre sí», añade.

Esa pasión también tiende a llevar a los usuarios a encontrar formas de obtener aún más de la aplicación, que se puede descargar para WindowsMac y Linux.

Preguntamos a la gente de la comunidad de usuarios de Slack (así como a la propia empresa) por sus mejores consejos y trucos. Estos son 20 de sus favoritos.

(Nota: La mayoría de estos consejos están dirigidos a los usuarios de escritorio, aunque algunos consejos de Slack también se aplican a la aplicación móvil.)

1. Usar guiones bajos y descriptores cortos para grupos privados
Utilice una convención de nomenclatura coherente en toda la organización, como una abreviatura abreviada de departamentos o equipos. Por ejemplo, utilice #mkt para el marketing. Añada también un guión bajo y un breve descriptor para el canal, como #mkt_facebook, aconseja Todd Thibodeaux, presidente y director ejecutivo de CompTIA, la asociación comercial de la industria tecnológica sin fines de lucro. La convención de nomenclatura ayuda a ordenar los canales de la lista, y el guión bajo puede ayudar a que los canales sean fáciles de leer y encontrar.

2. Encuentre canales rápidamente usando la función de búsqueda de canales de Slack
«Tantos canales, tan poco tiempo» es un reto continuo para muchos usuarios de Slack. «No podría contar en cuántos canales de Slack estoy participando activamente, sin mencionar los hilos de mensajes directos», comenta Fred Schebesta, CEO y cofundador de Finder.com, una plataforma independiente de comparación y servicio de información.

Recomienda utilizar el método abreviado de teclado ?-K (para Macs) o Ctrl-K (para Windows), que abre una pantalla de búsqueda para encontrar mensajes, canales, personas y mucho más. (También puede hacer clic en el cuadro de búsqueda en la parte superior de la ventana Slack para abrir la misma pantalla.) A principios de este año, Slack agregó Channel como una pestaña en la pantalla de resultados de búsqueda junto con las pestañas Mensajes, Archivos y Personas, lo que facilita la clasificación de los resultados de búsqueda por tipo de contenido.

Puede encontrar canales por nombre, temas tratados, propósito y otros criterios. Esto es mucho más conveniente que tener que enviar un mensaje directo (DM, por sus siglas en inglés) a un colega para averiguar a qué canal se supone que debe unirse para ese nuevo proyecto, en el que los usuarios confiaban a menudo en el pasado.

La herramienta de búsqueda actualizada de Slack le permite encontrar rápidamente los canales relevantes.

3. Usar estrellas y pins para sacar a la superficie objetos importantes
Agregar una estrella a los canales y los DMs los coloca en la parte superior del panel izquierdo. Puedes iniciar los canales y DMs en los que participas para facilitar el acceso. Por ejemplo, cuando reciba información que necesitará más adelante, como datos de contacto importantes, una URL de documentación o un archivo importante, marque el mensaje haciendo clic en la estrella oculta a la derecha del momento en que se envió el mensaje, señala Wesley de Souza, un desarrollador senior de Work & Co. (La estrella es parte de una barra de herramientas que aparece cuando pasa el cursor por encima de un mensaje.)

A continuación, puede encontrar la información más adelante utilizando el menú desplegable «Elementos destacados»; solo tiene que hacer clic en el ícono de la estrella en la esquina superior derecha de la ventana de Slack. Utilice las estrellas para crear también listas de tareas ad hoc, y desmarque los elementos cuando finalice una tarea relacionada.

Del mismo modo, para facilitar el acceso más adelante, puede anclar los mensajes y archivos clave al panel de detalles de un canal, o dirigir un mensaje utilizando la función Anclar a canal o Anclar a conversación, a la que se puede acceder desde el ícono de tres puntos Más acciones al final de la barra de herramientas del navegador. A continuación, se explica cómo anclar mensajes y archivos.

4. Saltar a DMs
?-Shift-K en Mac y Ctrl-Shift-K en Windows le permiten saltar directamente al menú de Mensajes Directos, anota Brad Shaw, propietario de Dallas Web Designs. «Este método abreviado me resulta especialmente útil a la hora de crear un chat de grupo con varios miembros», añade.

5. Establecer recordatorios para los mensajes que necesita responder
A veces tienes unos segundos para leer un mensaje, pero no el tiempo suficiente para responder con detalle. Tal vez necesite investigar un poco antes de responder, o ha echado un vistazo al mensaje cuando se dirige a una reunión y no puede responder inmediatamente.

«Con frecuencia pongo recordatorios para los mensajes a los que no puedo atender de inmediato, pero a los que necesito volver», comenta Schebesta de Finder.com. Pase el mouse por encima de un mensaje y haga clic en el ícono de tres puntos, desplácese hacia abajo para recordármelo en el menú que aparece, y elija cuándo desea que se le recuerde. Slackbot, el asistente incorporado de Slack, le devolverá ese mensaje a su atención en el momento deseado.

Configure recordatorios para los mensajes que no puedas responder de inmediato.

6. No exagere con el símbolo @
Cuando quiera asegurarse de que una o más personas vean un mensaje, Slack tiene una herramienta útil: el símbolo @. Incluir @username en un mensaje notifica a la persona que lo ha mencionado en un mensaje. @here notifica a todos los usuarios activos del canal, y @channel notifica a todos los miembros del canal si están activos o no.

Pero demasiadas menciones @ pueden abrumar y molestar a sus compañeros de trabajo, así que úselas con moderación. Antes de publicar un mensaje en un canal, pregúntese: ¿Todo el mundo en este canal necesita esta información?

«El uso sensato de @aquí, @canal y @nombre de usuario puede ayudarle a asegurarse de que se notifique a las personas adecuadas sobre la información, en lugar de ponerla a disposición de todos», anota Emily Wiese, vicepresidenta de Digital Skills for Skillsoft, una plataforma de formación en línea. «Recuerda que las notificaciones aparecen en todos los dispositivos cada vez que usa una @», así que piénselo dos veces antes de usarla, añade.

7. No exagere con la mensajería privada
Solo utilice la mensajería privada en Slack cuando a) el mensaje está dirigido a una persona específica, y b) es irrelevante para un proyecto específico, señala Wiese. «Esto es clave para mantener la transparencia y asegurar una comunicación eficiente».

Si una conversación es relevante para un subconjunto de la audiencia de un canal, cree un nuevo canal para ese grupo más pequeño en lugar de un mensaje privado con múltiples personas, añade Wiese. Una vez finalizada la discusión, utilice el comando /archive para archivar el subcanal.

8. Iniciar un tema para separar subtemas
Los canales a menudo tienen múltiples conversaciones simultáneas, lo que puede dificultar el seguimiento de subtemas y puede desordenar un canal. «Los hilos hacen que sea más fácil mantener un solo tema de conversación, sin tener que cambiar a otro canal o utilizar los DM», explica Jason Elkin, desarrollador principal de la agencia digital Semantic.

«Puede publicar respuestas solo en el hilo o en todo el canal, para asegurarse de que todo el mundo vea lo que es importante para todo el canal, y que el chat que es menos relevante para todo el canal no cree demasiada distracción».

La integración IFTTT proporciona a los usuarios de Slack automatizaciones que ahorran tiempo.

9. Integrar Slack con otras aplicaciones
Uno de los puntos fuertes de Slack es su capacidad para integrarse con más de 1.500 aplicaciones de terceros, desde servicios de almacenamiento hasta gestores de proyectos y plataformas CRM. Slack también funciona bien con herramientas de conector como Zapier e IFTTT, que automatizan las acciones en Slack, que son activadas por acciones en un servicio conectado.

Por ejemplo, cada vez que se actualiza una hoja de cálculo de Google Sheets, Zapier puede notificar automáticamente a todas las partes interesadas a través de un mensaje de Slack. «Este hack me ahorra muchos pasos», señala Andrew Hoag, fundador y CEO de Teampay.

Teampay también envía automáticamente nuevas notificaciones por correo electrónico desde bandejas de entrada específicas, tales como soporte y ventas, a Slack, para que «los miembros del equipo puedan discutir las preguntas y problemas que puedan surgir antes de responder al cliente», añade Hoag.

10. Fusionar correo electrónico y calendarios con Slack
Slack recientemente construyó un nuevo puente al correo electrónico. La integración significa que desde Slack, puede enviar y recibir mensajes con usuarios que no son de Slack en su organización, siempre y cuando un administrador los haya configurado en consecuencia. Por ejemplo, puede DM o @ mencionar al que no es Slacker en un canal de Slack. Sus mensajes fluirán a su bandeja de entrada de Microsoft Outlook o Gmail; sus respuestas de correo electrónico, a su vez, fluirán hacia Slack.

Slack también ha implementado la integración con los calendarios de Outlook y Google, para que pueda sincronizar su estado de Slack con su calendario, permitiendo que aquellos con acceso a su calendario conozcan su disponibilidad. «Ayuda a los colegas a entender por qué no está respondiendo a un mensaje de Slack o cuándo podría tener la libertad de hablar», anota Jaime DeLanghe, director de gestión de productos para búsqueda y descubrimiento de Slack, quien sugirió este consejo.

11. Mover los hilos de correo electrónico en curso a Slack
Cuando un hilo de correo electrónico continúa durante más de dos o tres rondas, es un buen candidato para pasar a Slack, que a menudo es más eficiente para las conversaciones que el correo electrónico tradicional. Wiese de Skillsoft dice que cuando un hilo de correo electrónico se alarga demasiado, crea un nuevo canal Slack sobre el tema, e invita a los colegas que estaban en el hilo de correo electrónico a continuar la conversación en Slack.

12. Copie fácilmente los mensajes a otro canal usando ‘reacji’.
La nueva aplicación Reacji Channeler de Slack hace que sea fácil (y posiblemente divertido) copiar un mensaje de un canal público a otro usando reacciones emoji, o «reacji» para abreviar.

Los Reacjis son una forma de amplificar información compartida que de otra manera podría ser vista en un solo canal. Ejemplo: Su equipo tiene un canal de Slack enfocado en el lanzamiento de un nuevo producto. Al publicar un mensaje en el nuevo canal de productos de su equipo sobre el nombre final del nuevo producto, usted agrega un reacji en particular, como un martillo, a su mensaje. Al agregar ese reacji, su mensaje es automáticamente publicado en un canal de Slack enfocado en las decisiones del producto. Y si ese mismo martillo reacji se añade a un mensaje en un canal diferente de Slack, ese otro mensaje también se publica automáticamente en el canal de decisiones de producto.

La aplicación Reacji Channeler de Slack facilita el reenvío de mensajes de un canal Slack a otro.

Hay una trampa involucrada. Primero tiene que instalar la aplicación Reacji Channeler y luego especificar tanto el reacji que quiere usar como el canal en el que quiere que se publiquen los mensajes que contengan ese reacji. (Consejo sugerido por Slack.)

13. Editar o eliminar fácilmente los mensajes enviados
Si envió un mensaje prematuramente o por accidente o quiere corregirlo, simplemente presione la flecha hacia arriba en su teclado, señala de Souza de Work & Co. El mensaje más reciente que haya enviado en el canal actual se volverá a abrir, y podrá modificarlo o añadirle algo. Para eliminar un mensaje que haya enviado, pase el puntero del mouse por encima de él, presione la flecha hacia arriba, borre el texto, presione Enter y, a continuación, presione Enter de nuevo para confirmarlo.

Nota: Los propietarios del espacio de trabajo pueden limitar las opciones de edición a un período de tiempo específico después de que se haya enviado un mensaje, o pueden rechazar la edición o eliminación completa de los mensajes enviados.

14. Silenciar los canales ruidosos
Algunos canales pueden ser importantes para usted, pero no necesita ver su flujo constante de notificaciones. Para esos canales, Schebesta utiliza la función de silenciamiento de canales de Slack, que suprime todas las notificaciones del canal, pero le permite navegar por él cuando quiera.

Para silenciar un canal, haga clic en el ícono de marcha en la parte superior de la pantalla y seleccione Silenciar #canal en el menú desplegable. Alternativamente, puede escribir /mute en el cuadro de mensaje del canal. También puede desactivar fácilmente un canal haciendo clic en el ícono de canal silenciado (parece una campana con una barra oblicua) junto al nombre del canal.

15. Aproveche las ventajas de los robots Slack
Los robots Slack de terceros pueden «añadir mucho a su experiencia Slack», comenta Marcus Harjani, co-fundador y COO del sitio de celebridades FameMoose. Los bots son aplicaciones automatizadas que interactúan con los usuarios a través del chat, respondiendo a sus aportaciones o enviándoles actualizaciones. Él recomienda Nikabot (5 dólares/usuario/mes), un bot de Slack que rastrea el tiempo de los miembros del equipo.

Nikabot es un Slack bot que controla el tiempo de los miembros del equipo.

Harsha Reddy, cofundadora y editora jefe de SmallBizGenius.net, recomienda Vacation Tracker (1 dólares/usuario/mes o 25 dólares/mes para hasta 50 usuarios). Con Vacation Tracker, los usuarios de Slack pueden solicitar rápidamente tiempo de vacaciones, y los administradores pueden manejar más fácilmente esas solicitudes, lo que es particularmente útil para las pequeñas empresas con un mínimo de personal de recursos humanos.

UptimeRobot envía actualizaciones útiles cuando un servicio en la nube (como un proveedor de alojamiento web) se cae y cuando regresa, añade Elliot Day, gerente de proyecto del proveedor de soluciones de comercio electrónico Best Response Media. «El robot UptimeRobot para Slack es súper conveniente para nosotros, ya que estamos en el negocio de construcción de sitios web, y necesitamos saber sobre las interrupciones de inmediato». Los planes de pago comienzan en 4,50 dólares/mes cuando se facturan anualmente.

El bot Donut (gratis hasta 5 dólares/usuario/mes; planes de empresa disponibles) tiene como objetivo crear camaradería entre los trabajadores mediante la presentación de personas que no se conocen entre sí a través de mensajes directos, y animarles a que se reúnan para tomar un café, almorzar o incluso comer rosquillas. El fabricante de software de automatización Zapier tiene una fuerza de trabajo 100% remota y sin oficinas; los 110 empleados se unen en Slack. Para conectarse mejor a distancia y fomentar la creación de relaciones, el robot Donut empareja al azar a los empleados semanalmente en reuniones de video informales a través de Zoom para discutir cualquier cosa, relacionada con el trabajo o no relacionada con el trabajo. (Este consejo viene de Zapier.)

Otros robots de terceros a considerar incluyen Kyber (gratis a 7 dólares/usuario/mes) para administrar proyectos, tareas y reuniones, y Workbot (599 dólares/mes y más) para automatizar los flujos de trabajo. (Ambas herramientas fueron sugeridas por Slack.)

16. Limpie su espacio
Cuando los canales Slack tienen muchos mensajes, enlaces, archivos adjuntos y GIFs, las cosas se pueden complicar. Para mantenerse concentrado, utilice el tema Compact de Slack, sugiere de Souza. El tema oculta las fotos del perfil del miembro, y utiliza menos espacio en blanco entre los mensajes. Siga estos pasos para cambiar la configuración de la pantalla de mensajes en Slack.

17. Utilizar canales compartidos para agilizar la colaboración con socios externos
La función de canales compartidos de Slack permite que dos lugares de trabajo independientes colaboren en el mismo canal. Al colaborar en canales compartidos, todas las partes pueden ver el trabajo que se está realizando en tiempo real, de modo que pueden proporcionar una retroalimentación más oportuna, y eliminar la necesidad de largas actualizaciones por correo electrónico o de reuniones que consumen mucho tiempo, alcanzando en última instancia el objetivo común de forma más rápida y eficiente. (Este consejo viene del minorista de ropa de comercio electrónico Everlane).

18. Crear emojis personalizados
Si ninguno de los emojis de Slack funciona para usted, haga el suyo propio. Puede añadir uno para el avatar de cada miembro del equipo, por ejemplo. He aquí cómo crear un emoji personalizado de Slack. (Consejo sugerido por Slack.)

Puede hacer sus propios emojis personalizados.

19. Reconocer cuándo es el momento de hablar realmente
Los mensajes Slack pueden implicar decisiones que deben tomarse. O un hilo puede durar demasiado tiempo. En esos escenarios, presione el botón de llamada en la parte superior de la ventana de Slack y tenga una rápida conversación cara a cara, señala Wiese.

Slack tiene su propio servicio de llamadas de voz y video, y también se integra con varias aplicaciones de videoconferencia de terceros, incluyendo WebEx, Blue Jeans, Zoom, Google+ Hangouts, GoToMeeting y Skype.

20. Saber cuándo ‘aflojar’.
Como cualquier herramienta de comunicación, Slack puede ser adictivo. Es tentador revisar sus mensajes de Slack mientras está en las reuniones, pero lo aleja de los demás en la sala.

En Envato, una empresa de tecnología de Melbourne, Australia, los miembros de un equipo comienzan cada reunión declarando que están perdiendo el tiempo, literalmente. «Empezamos a hacer esto porque queríamos comprometernos realmente entre nosotros y con el contenido de nuestra discusión, y con demasiada frecuencia nos encontrábamos distraídos por Slack», comenta Adrian Fittolani, gerente general de contenido. Cuando eso sucede, los miembros del equipo pueden volverse «mucho menos efectivos y menos presentes», y se siente «menos respetuoso con los colegas cuando alguien le pide su opinión y se da cuenta de que está a kilómetros de distancia».

Puede interrumpir todas las notificaciones de Slack durante las reuniones o períodos intensos de trabajo, cuando necesite permanecer concentrado. Además, la función No molestar de Slack evitará las notificaciones los fines de semana u otros momentos en los que no desee que el trabajo se inmiscuya. He aquí cómo activar los ajustes de Snooze y Do Not Disturb de Slack.

James A. Martin, Computerworld.com