Slack y las aplicaciones Actions

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Si su oficina usa Slack a diario, sabe lo fácil que es perder una buena idea en una larga lista de mensajes -o en múltiples canales. Una forma sencilla de reducir el desorden es integrando aplicaciones Slack de terceros que le permiten convertir inmediatamente mensajes de chat en tareas asignables u otros elementos de flujo de trabajo. Le mostraremos cómo hacerlo.

Por defecto, cualquier usuario puede agregar cualquier aplicación al espacio de trabajo de Slack, a menos que el administrador haya restringido el acceso a ciertas aplicaciones, o requiera su permiso para instalar cualquier aplicación. Los administradores también pueden aprobar previamente una lista de aplicaciones que pueden ser instaladas en el espacio de trabajo.

Si los administradores han bloqueado su espacio de trabajo (y usted no es uno de ellos), deberá pedirles que agreguen las aplicaciones. Simplemente siga las instrucciones aquí. Hemos tomado nota del punto en el que deberá presentar la solicitud a los administradores.

Una vez que se haya agregado una aplicación a un espacio de trabajo, cada usuario individual en el espacio de trabajo tiene que instalarla para poder usarla -no hay forma de que un administrador instale las integraciones para todos en el espacio de trabajo.

Antes de comenzar, una advertencia: Todas las aplicaciones de terceros solicitan algunos permisos en Slack, tales como el acceso a mensajes en canales privados o públicos. Algunas solicitan una gran cantidad de permisos. Antes de instalar cualquier aplicación, asegúrese de que los permisos que requiera no se vean afectados por las políticas de privacidad de su organización.

Para este tutorial, nos hemos centrado en las aplicaciones que usan «acciones”, el término de Slack para aplicaciones que pueden desencadenar un evento directamente desde el menú de Acciones de cualquier mensaje, en lugar de requerir que los usuarios escriban un comando. Algunos ejemplos de acciones incluyen crear un ticket en un software de seguimiento de errores como Jira, o guardar un enlace web a una aplicación de marcadores como Pocket para leer más tarde. Agregue estas aplicaciones en Slack, haga clic en un botón y listo.

Aquí le mostraremos dos ejemplos de aplicaciones con acciones de Slack que pueden acelerar su jornada laboral. El primero es del software de gestión de proyectos basado en equipos Asana, y lo usaremos para convertir un mensaje de Slack en una tarea en esa plataforma. En el segundo ejemplo, integraremos el software de automatización Zapier y lo usaremos para crear un nuevo elemento de la lista de cosas por hacer en la aplicación Todoist desde un mensaje de Slack. Empecemos.

Integrando Asana con Slack
Las conversaciones de Slack tienden a ser pesadas en la generación de ideas, y ligeras en la asignación del trabajo relacionado que surge de esas discusiones. Vincular una aplicación de gestión de proyectos como Trello o Asana a Slack crea un siguiente paso lógico a medida que su equipo analiza ideas y problemas en sus canales.

La aplicación Asana en Slack le permite, con un solo clic o toque, convertir rápidamente una conversación en una nueva tarea, editar una tarea existente o asociar un mensaje con una tarea, justo en el momento en el que lo está discutiendo.

Para integrar Asana en Slack necesitará, por supuesto, una cuenta de Asana. Para esta demostración, una cuenta básica servirá. Es gratis para uso personal y grupos pequeños. Asana ofrece planes más robustos para equipos y organizaciones más grandes.

En realidad, puede registrarse para obtener una cuenta durante la instalación, pero con esta aplicación y algunas otras es mucho más fácil dirigirse primero al sitio web del proveedor de la aplicación, ver los tipos de planes y registrarse. Instalar la aplicación es un trabajo rápido una vez que su cuenta está configurada.

Desde el directorio de la aplicación Slack, en «Aplicaciones Esenciales», elija Asana. (También puede encontrarlo en la categoría Productividad a la izquierda o usar la barra de búsqueda).

Una breve descripción de Asana aparece en el sitio web de Slack. Haga clic en el botón Instalar a la izquierda.

Revise los permisos que Asana solicita y haga clic en Continuar.

Si no es administrador del espacio de trabajo, verá un botón Enviar Solicitud en su lugar. También hay un espacio donde puede escribir una nota a sus administradores explicando por qué desea agregar la aplicación a Slack.

Luego se le preguntará con qué canales desea asociar la aplicación -o simplemente deje el predeterminado para configurarlo con todos los canales que use su equipo. Haga clic en Instalar.

Cuando abra Slack, verá Asana en el panel izquierdo. Haga clic y le pedirá que permita que Asana envíe alertas para las tareas que se le han asignado o está siguiendo. Haga clic en Activar.

A partir de ahora, podrá hacer clic con el botón derecho en un comentario en cualquier canal en su espacio de trabajo de Slack, y verá dos opciones de Asana en el menú contextual que aparece: Crear una tarea y Agregar como comentario de tarea. Elija Agregar como comentario de tarea si desea agregar una nota a una tarea existente, para explicar por qué está asignando la tarea a alguien, por ejemplo, o agregar algún contexto. Para comenzar una nueva tarea, elija Crear una tarea.

Aparecerá una nueva pantalla de diálogo en Slack. Aquí podrá ponerle nombre a la tarea, asignarla a alguien y elegir el proyecto relacionado. También podrá establecer una fecha de vencimiento. Tenga en cuenta que la descripción se completa automáticamente desde el comentario de Slack con el que comenzó. Cuando haya completado la pantalla, haga clic en el botón Crear.

Slack luego enviará una notificación (visible solo para usted) preguntándole si desea anunciar la nueva tarea al canal o elegir «Ahora no«.

Si alguien le asigna una tarea, aparecerá una notificación en el canal de Slack. También puede editar la tarea sin salir de Slack. Haga clic en Más acciones y aparecerá un menú en el que puede marcar la tarea como completada, ponerle «me gusta», cambiar a quién está asignada, editar la fecha de vencimiento o asociar la tarea a un proyecto existente.

Si desea abrir la tarea en Asana, para agregar más detalles o adjuntar un archivo, por ejemplo, haga clic en el botón Ver tarea en Asana. Así es como aparece la nueva tarea en el sitio web de Asana:

Ahora ya sabe cómo agregar aplicaciones directamente en Slack. Puede buscar más aplicaciones para integrar en el directorio de aplicaciones de Slack.

A continuación, veremos cómo usar una aplicación de automatización para conectar Slack con más aplicaciones y servicios.

Integrando Zapier y Todoist con Slack
Zapier, al igual que los competidores IFTTT y Microsoft Flow, le permite automatizar fácilmente tareas repetitivas basadas en eventos, llamados desencadenantes. En el caso de Slack, un desencadenante podría ser una mención directa, cuando se publica un nuevo mensaje en un determinado canal, o cuando una nueva persona ingresa al canal, entre otros posibles eventos. Puede crear sus propias automatizaciones basadas en desencadenantes en Zapier, o usar los scripts prescritos y compartibles llamados «zaps».

Zapier es esencialmente un conector de aplicaciones -le permite automatizar conexiones entre otras dos aplicaciones. Usando Zapier Slack, puede conectar Slack a cientos de otras aplicaciones y servicios, desde hojas de cálculo hasta redes sociales y herramientas de gestión de proyectos. Estas son algunas de las cosas que puede hacer directamente desde Slack con los zaps prescritos: enviar un correo electrónico desde cualquier cliente de correo electrónico que luego publique un mensaje de Slack, escanear automáticamente Twitter para obtener menciones de su empresa y luego publicar esos tweets en un canal de Slack, o tomar un mensaje destacado de Slack y convertirlo en una tarea en la aplicación de lista de tareas pendientes Todoist.

Vamos a demostrar ese último ejemplo aquí. Con la integración de Todoist, utilizará la automatización para agregar elementos a su lista personal de tareas, no a un proyecto grupal. Por ejemplo, si su jefe le pide que extraiga las últimas cifras de tráfico de su sitio web, podrá marcar ese mensaje para agregarlo a su propia lista de tareas y que no se pierda en una lista de mensajes de desplazamiento.

Si aún no los tiene, puede configurar una cuenta gratuita de Zapier aquí y una de Todoist aquí. Puede iniciar sesión con una cuenta de Google o Facebook, o ingresar un nombre de usuario y contraseña con su correo electrónico de trabajo. Nuevamente, puede configurar estas cuentas relacionadas cuando agregue la aplicación a Slack, pero es un proceso más sencillo si las crea primero en sus respectivos sitios web. También obtendrá una mejor idea de sus opciones de suscripción y precios. (Consulte los planes para Zapier y Todoist).

Zapier ofrece más de 100 formas de integrar Slack y Todoist. Para comenzar, asegúrese de haber iniciado sesión en Zapier, luego vaya a la página de Integraciones Slack + Todoist.

Puede hacer clic en el botón Conectar Slack + Todoist cerca de la parte superior. Si lo hace, se le redirigirá a una página donde deberá seleccionar el evento desencadenante (un nuevo mensaje destacado en Slack) y la acción (crear una nueva tarea Todoist).

Una forma más rápida es usar el zap «Agregar nuevos mensajes de Slack destacados a Todoist” como tareas de Zapier. Es el primer elemento en la lista «Formas populares de conectar Slack + Todoist» en la página de integraciones de Slack y Todoist. Haga clic en el botón Probar.

En la pantalla que aparezca, Zapier comenzará a guiarlo por el proceso para convertir los mensajes destacados en tareas. Verá sus cuentas de Slack y Todoist. (Si no es administrador de su espacio de trabajo, es posible que deba enviarles una solicitud en este momento). En la parte inferior derecha de la página, haga clic en el botón Activar Zap.

Zapier debería mostrar un mensaje de confirmación de que su nuevo zap está activado y funcionando.

Diríjase a Slack y seleccione cualquier mensaje, luego haga clic para destacarlo.

Diríjase a Todoist y vea su mensaje destacado como un elemento de acción.

Esa es solo una de las integraciones de Slack/Todoist que Zapier puede automatizar. También puede hacer que envíe mensajes directos a los miembros del equipo en Slack cuando una tarea esté marcada como completa en Todoist, agregue una tarea en Todoist cada vez que se mencione una palabra o nombre de usuario particular en Slack, agregue nuevos miembros del equipo a los proyectos de Todoist cuando se unan a Slack y mucho más. Simplemente regrese a la página de Integraciones Slack + Todoist de Zapier y elija de la lista de integraciones populares o, desplácese hacia abajo y seleccione entre los desencadenantes y acciones que se ofrecen.

Y las integraciones de Todoist son solo la punta del iceberg. Ahora que tiene Slack y Zapier conectados, puede encontrar integraciones para más de 1,500 aplicaciones en la página de Integraciones de Slack de Zapier. Simplemente busque la aplicación a la que desea conectar Slack y comience a integrarse.

Paul Heltzel, Computerworld.com