Gestión de activos de TI (ITAM)

Un enfoque centralizado para gestionar los sistemas y activos de TI

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La gestión de activos de TI (ITAM, por sus siglas en inglés) comprende prácticas y estrategias para supervisar, gestionar y optimizar los sistemas, hardware, procesos y datos de TI de la empresa. Como parte de una estrategia de ITAM, las áreas de TI implementan, rastrean y mantienen los activos de TI, evaluando si esos activos de TI requieren de alguna optimización, pueden reemplazarse con una opción menos costosa, o pueden actualizarse a una tecnología más nueva. Fomentar estos conocimientos más profundos sobre los activos de TI de su organización ayuda a los ejecutivos de TI a visualizar el retorno de la inversión de los activos de TI, así como a producir datos para otras partes interesadas clave sobre cómo esos activos benefician directamente los objetivos de negocio de la compañía.

Una estrategia de ITAM exitosa requiere un inventario de TI completo que brinde a las organizaciones una vista rápida de todos los activos de TI dentro de la empresa. Eso incluye centros de datos, software, hardware, redes, estaciones de trabajo de empleados o usuarios y cualquier otra tecnología comercial. Los objetivos principales de ITAM son ahorrar dinero a través del seguimiento de los activos, tener más control sobre el ambiente de TI de la empresa, traer más organización a la gestión del ciclo de vida de TI, y reducir el desperdicio mediante la gestión de la disposición de los activos de TI.

Fundamentos de ITAM y áreas clave del proceso
Durante mucho tiempo, las empresas han intentado crear sistemas centralizados para administrar los activos de TI, que incluyen no solo hardware, software, redes y servicios, sino también datos de los empleados y clientes. Si bien no es factible tener ese nivel de control sobre su ambiente de TI, una ITAM adecuada puede ayudar a su organización a acercarse a ese ideal, y a mantenerse al tanto de las inversiones en TI mediante la simplificación de la administración de los presupuestos tecnológicos, datos de usuarios, informes analíticos y cualquier información relevante sobre los activos de TI de la empresa.

La Asociación Internacional de Gerentes de Activos de Tecnología de la Información (IAITAM, por sus siglas en inglés) es la única organización que ofrece documentación sobre ITAM para ayudar a guiar a las organizaciones a través del proceso de gestión de los activos. La IAITAM define 12 áreas de proceso clave (KPA, por sus siglas en inglés) para ITAM en su IAITAM Best Practice Library (IBPL), que incluyen:

  • Proceso del programa: Al centralizar la gestión de activos de TI en todas las fases del ciclo de vida, las organizaciones pueden desarrollar un programa continuo diseñado para brindar soporte constante a toda la actividad de TI relevante en la organización.
  • Gestión de programas: Los programas de ITAM deben estar bien organizados y deben adherirse al IAITAM Best Practice BluePrint, que ayuda a guiar a las organizaciones a través del proceso de establecer una estrategia de ITAM.
  • Gestión de políticas:Todas las políticas deben definirse, establecerse y aplicarse en la iniciativa ITAM, así como para los propios activos de TI. Estas políticas deben ser claras y fáciles de entender por los empleados y todas las partes interesadas clave.
  • Gestión de la comunicación y la educación: Es esencial un ambiente cultural que respalde la educación, la sensibilización y la formación continua en torno a las políticas de ITAM. Esto también ayuda a las organizaciones a planificar la gestión de cambios necesaria que deberá realizarse en toda la empresa.
  • Gestión de proyectos: La ITAM requiere una sólida gestión de proyectos para garantizar que las iniciativas sean organizadas, eficientes y efectivas. La gestión de proyectos también ayuda a las organizaciones a reunir los recursos necesarios para implementar y mantener los activos de TI.
  • Gestión de la documentación: La documentación relacionada con los activos de TI debe organizarse y mantenerse durante todo el ciclo de vida del activo de TI. Esto incluye comprobantes de compras, licencias de software, certificados de autenticidad y cualquier otra documentación relevante.
  • Gestión financiera: Según la IAITAM, la gestión de activos financieros de TI es la «columna vertebral de los ahorros dentro de su programa de ITAM, desde el desarrollo del presupuesto hasta la conciliación de facturas”. Si desea que su estrategia de ITAM sea exitosa, es importante mantenerse enfocado en la elaboración de presupuestos, la conciliación de activos fijos, la devolución de cargo, la conciliación de facturas, el pronóstico, la preparación de la auditoría financiera y la facturación.
  • Cumplimiento y legislación: Las estrategias de ITAM deben evitar riesgos y las organizaciones siempre deben estar preparadas para una posible auditoría. Esta área de proceso ayuda a preparar a su organización para cumplir con las regulaciones de cumplimiento y también establece una mentalidad para la resolución de problemas de incumplimiento.
  • Gestión de proveedores: De acuerdo con la IAITAM, mantenerse al tanto de los proveedores externos es una parte esencial de ITAM. Debe establecer un «protocolo de comunicación documentado”y construir una «biblioteca de interacciones”.
  • Gestión de adquisición: Las organizaciones deben reunir los requisitos para los activos de TI antes de adquirirlos o implementarlos. En esta etapa, deseará tener una comprensión clara de todas las políticas, estándares y procesos de ciclo de vida relevantes para sus activos de TI.
  • Identificación de activos: Para que puedan convocar según sea necesario, cada activo de TI individual debe identificarse, ubicarse y colocarse en un sistema de gestión de activos que facilite la búsqueda rápida de todos y cada uno de ellos.
  • Gestión de la eliminación: En algún momento, la mayoría de los activos de TI se volverán redundantes, obsoletos o dañados, y su organización necesitará una estrategia sobre cómo deshacerse de estos activos descartados. Deberá considerar los backups, la reubicación de software, la administración de datos, la seguridad de la información y la mitigación de los riesgos asociados con la eliminación.

Software de gestión de activos de TI
El objetivo de ITAM es crear una ubicación centralizada para supervisar todo el inventario de activos de TI de la organización. Dado el alcance y el tamaño del inventario de TI de la mayoría de las organizaciones, se trata de una tarea difícil que no es totalmente factible para la mayoría de las empresas. Sin embargo, los servicios de terceros pueden ayudarle a su organización a acercarse lo más posible a la realización del control de activos de TI centralizado.

El software más popular de ITAM incluye a:

Certificaciones y capacitación en gestión de activos de TI
Además de las mejores prácticas, la IAITAM ofrece un esquema de certificación para ITAM. Los cursos de certificación cubren el «ciclo de vida de los activos de hardware de TI más allá del alcance de la analogía de la cuna a la tumba y discuten las prácticas comerciales que pueden utilizarse mejor para administrar esos activos de manera eficiente y rentable”, de acuerdo con la IAITAM.

Los cursos cubren temas como gestión de políticas, gestión de proveedores, desfabricación, gestión de activos de hardware, planificación e implementación de cambios, medición del éxito, ciclos de vida de activos de TI y consumo de energía del centro de datos e iniciativas ecológicas.

Actualmente hay siete certificaciones ITAM disponibles a través del IAITAM:

Sarah K. White, CIO.com