Organice su bandeja con los filtros de Gmail

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Gmail está lleno de funciones ocultas y posibilidades de complementos, pero una de las herramientas organizativas más poderosas del servicio se encuentra en el corazón de su configuración habitual.

Como ya habrá adivinado (especialmente si lee el titular de esta historia), estoy hablando de los filtros -el antiguo sistema de Gmail para automatizar su bandeja de entrada con una serie de reglas personalizadas. A simple vista, los filtros pueden parecer complicados, abrumadores e incluso innecesarios.

Pero no se deje engañar por el curioso y brusco exterior de la función. Los filtros de Gmail tienen el potencial de remodelar completamente su bandeja de entrada y la forma en que se manejan sus mensajes entrantes. Pueden ayudarlo a mantener su correo electrónico en orden sin ningún pensamiento o esfuerzo continuo, y todo lo que se necesita es una pequeña y única planificación para ponerlos a trabajar para usted.

Siga esta guía y su bandeja de entrada funcionará como una máquina bien engrasada (pero no demasiado grasosa) en muy poco tiempo.

Parte 1: Descifre sus filtros de Gmail
Comencemos pensando en algunas posibilidades de filtro de Gmail para tener una idea de los tipos de configuraciones que podría considerar -luego, veremos paso a paso el proceso de creación.

Con los filtros de Gmail, podría:

  • Asegurar que los mensajes de remitentes específicos de alta prioridad siempre vayan a la pestaña Principal de su bandeja de entrada, donde seguramente los verá.
  • Asegurar que los tipos específicos de mensajes de menor prioridad -como facturas, informes o actualizaciones de los diferentes servicios que utiliza- se clasifiquen automáticamente en una ubicación apartada y ni siquiera aparezcan en su bandeja de entrada.
  • Mantener los mensajes de personas molestas fuera de su vista (pero aún disponibles en caso de que necesite encontrarlos), archivándolos automáticamente tan pronto como/en cuanto lleguen
  • Reenviar mensajes desde una dirección específica o con una frase específica en sus asuntos a otros miembros de su equipo o familia.
  • Responder instantáneamente a mensajes hacia o desde una dirección específica con una plantilla pre escrita.
  • Marcar tipos específicos de mensajes como recordatorios, poniéndoles una etiqueta amarilla de «RECORDATORIO» que los haga destacar en su bandeja de entrada.
  • Etiquetar los mensajes enviados a una variación específica de su dirección de Gmail (como sudirección+vip@gmail.com) o escritos con una palabra o frase específica en el tema (como «urgente», «importante» o «hola tonto, presta atención a esto») como «VIP» y luego reciba notificaciones solo para mensajes con esa designación.
  • Obtener un snickerdoodleen su escritorio cada vez que su jefe le envíe un correo electrónico.

Ok, el último no es posible (al menos no todavía) -solo quería asegurarme de que todavía estaba prestando atención. Sin embargo, todo lo demás en esa lista es absolutamente factible, y en realidad bastante fácil de configurar con los filtros de Gmail.

¿Tiene algunas ideas propias? Es hora de hacer que sucedan.

Parte 2: Cree sus filtros de Gmail
La forma más sencilla de iniciar un nuevo filtro de Gmail es hacer clic en el cuadro de búsqueda en la parte superior del sitio web de Gmail, y luego escribir lo que desee utilizar como base para el filtrado -una palabra o frase que puede aparecer dentro del asunto o cuerpo de un correo electrónico, una dirección desde la cual podría originarse un mensaje o cualquier otra variable que elija.

Una vez que haya comenzado a escribir, verá una pequeña flecha hacia abajo que aparecerá en el extremo derecho del cuadro de búsqueda. Haga clic en él, diga «hocus-pocus», si lo desea, y así, aparecerá su primer formulario relacionado con el filtro.

El formulario para crear un filtro está lleno de opciones para controlar la automatización del correo electrónico.

Ese formulario es donde puede personalizar exactamente qué condiciones harán que se ejecute su filtro. Rellene los campos según corresponda, utilizando cualquier combinación de variables que desee, incluso empleando operadores como «AND» y «OR» dentro de los campos, si realmente quiere ser elegante, y luego haga clic en «Crear filtro» en la parte inferior del cuadro.

Puede usar cualquier combinación de variables, incluso empleando operadores dentro de un solo campo, para controlar cuándo se ejecutará su filtro.

Una advertencia rápida: por default, su filtro se aplicará a todos y cada uno de los mensajes entrantes -de ahí la configuración de «Todos los Correos» que aparece junto a la opción «Buscar» en la ventana emergente de creación de filtros. Si cambia esa opción a «Bandeja de entrada», es probable que vea un mensaje de error que le informa que los parámetros que eligió no son recomendables y podrían no funcionar correctamente. Deje la opción «Buscar» configurada en «Todo los Correos», así evitará cualquier error, y permitirá que las cosas funcionen como deberían.

Ahora es el momento de la parte divertida -la parte en la que usted decide exactamente qué sucede cuando llega un mensaje que cumple con sus condiciones. Puede seleccionar cualquier combinación de acciones de la lista, y luego configurarlas según sea necesario. Incluso puede decirle a Gmail que aplique su filtro de manera retroactiva a los mensajes que ya están en su cuenta (en lugar de usarlo solo para los mensajes nuevos que lleguen desde ese momento en adelante) marcando la opción «Aplicar también el filtro a las conversaciones que coincidan con los criterios» en la parte inferior de caja.

Los filtros de Gmail incluyen una variedad de acciones que pueden ejecutarse cuando se cumplan sus condiciones.

Una vez que haya terminado, haga clic en el botón azul «Crear filtro» y listo -su nuevo filtro de Gmail está oficialmente en su lugar y activo. La próxima vez que le llegue un mensaje que cumpla con los parámetros indicados, las acciones especificadas se realizarán automáticamente.

Parte 3: Administre sus filtros de Gmail
Por último, pero no menos importante, hágase una nota mental en caso de que necesite ajustar sus filtros en el futuro: si desea editar, eliminar o incluso volver a examinar un filtro que creó, simplemente haga clic en el ícono con forma de engranaje en la esquina superior derecha del sitio web de Gmail, luego en «Configuración» y finalmente en la pestaña «Filtros y Direcciones Bloqueadas» en la parte superior de la pantalla de configuración. Verá todos los filtros creados y, podrá modificarlos o eliminarlos con un par de rápidos clics.

JR Raphael, Computerworld