Principales metodologías de la gestión de proyectos

Y cómo elegir la mejor para el éxito

0
7

Elegir el método de gestión de proyectos adecuado para su equipo es el primer paso para el éxito.

Pero con tantos enfoques diferentes -y, en algunos casos, superpuestos- para gestionar las complejidades de un proyecto determinado, ¿cómo puede saber qué metodología de gestión de proyectos es la mejor?

Los gerentes de proyecto pueden ayudar a sus organizaciones a mejorar la forma en que implementan los proyectos, de manera efectiva y eficiente, y al mismo tiempo reducen los riesgos. Pero esto requiere más que reconocer las prioridades de la organización. Necesita una comprensión profunda de cómo cada una de las metodologías de gestión de proyectos puede tener el mayor impacto positivo, y cómo cada una puede descarrilar la probabilidad de éxito de su organización.

Aquí describimos las metodologías de gestión de proyectos (PMM, por sus siglas en inglés) más populares en la práctica hoy en día, comparando su enfoque y principios, además de mostrarle cómo evaluar cuál es la mejor para su proyecto y organización. Una vez desarrollado, se puede documentar y repetir un proceso para evaluar y elegir la metodología correcta de gestión de proyectos, lo que le permite a su organización pasar menos tiempo negociando sobre cómo estructurar y administrar sus proyectos, dejando más tiempo para lograr objetivos y resultados.

Las 17 principales metodologías de gestión de proyectos
Cascada: Durante años, la cascada ha sido una de las principales metodologías de gestión de proyectos. Es de naturaleza secuencial y se utiliza en muchas industrias, más comúnmente en el desarrollo de software. Comprende fases estáticas (análisis de requisitos, diseño, pruebas, implementación y mantenimiento) que se ejecutan en un orden específico. La metodología de Cascada permite un mayor control en cada fase, pero puede ser muy inflexible si el alcance de un proyecto cambia después de que ya está en marcha. Ofrece una etapa de planificación más formal, que puede aumentar las posibilidades de capturar todos los requisitos del proyecto por adelantado, reduciendo la pérdida de cualquier información y requisitos clave en las etapas iniciales.

Ágil: La metodología Ágil adopta un enfoque significativamente diferente para la gestión de proyectos. Inicialmente, se desarrolló para proyectos que requieren una gran flexibilidad y rapidez. Para lograr esto, la metodología Ágil se compone de ciclos de entrega cortos, también conocidos como «sprints”. La metodología Ágil puede ser la más adecuada para proyectos que requieren menos control y comunicación en tiempo real, dentro de ambientes de equipo automotivados. Como metodología de gestión de proyectos, la Ágil es muy interactiva, lo que permite ajustes rápidos a lo largo de un proyecto. Se usa comúnmente en proyectos de desarrollo de software. En gran parte, esto se debe a que facilita la identificación rápida de problemas y la realización de modificaciones al principio del proceso de desarrollo, en lugar de tener que esperar hasta que se completen las pruebas. Ágil ofrece procesos repetibles, reduce el riesgo, permite la retroalimentación inmediata, proporciona una respuesta rápida y reduce la complejidad.

Híbrida: Si bien muchos equipos preferirán la metodología de cascada o la metodología ágil, los beneficios de ambos enfoques pueden tener sentido para una solución de metodología de gestión de proyectos híbrida, en la que la fase de planificación y requisitos se lleva a cabo bajo un enfoque en cascada y las fases de diseño, desarrollo e implementación, y evaluación siguen la metodología ágil.

Método de vía crítica: El Método de vía crítica (CPM, por sus siglas en inglés) es una metodología paso a paso utilizada para proyectos con actividades interdependientes. Contiene una lista de actividades y utiliza una estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) y un cronograma para completar, así como dependencias, hitos y entregables. Describe las actividades críticas y no críticas, calculando el tiempo «más largo” (en la vía crítica) y el «más corto” (flotante) con el fin de completar las tareas para determinar qué actividades son críticas y cuáles no.

La Gestión de proyectos de cadena crítica: La gestión de proyectos de cadena crítica (CCPM, por sus siglas en inglés) difiere de la CPM ya que se centra en el uso de recursos dentro de un proyecto, en lugar de actividades del proyecto. Para abordar posibles problemas con los recursos, se incorporan memorias intermedias para garantizar que los proyectos estén a tiempo y que la seguridad no se vea comprometida.

Six Sigma: Desarrollada originalmente por Motorola, Six Sigma se diseñó para eliminar el desperdicio y mejorar los procesos y las ganancias. Está basada en datos y tiene tres componentes clave:

  • DMAIC: definir, medir, analizar, mejorar y controlar
  • DMADV: definir, medir, analizar, diseñar y verificar
  • DFSS: diseño para Six Sigma, que puede incluir las opciones anteriores, así como otras, como IDOV (identificar, diseñar, optimizar y verificar).

En ocasiones, en la comunidad dedicada a la gestión de proyectos, se discute si Six Sigma es una metodología.

Desarrollo ligero (LD, por sus siglas en inglés): Originalmente diseñado por Toyota, la metodología de desarrollo ligero (lean development) fue diseñada para enfocarse en reducir el desperdicio y al mismo tiempo maximizar la producción y aumentar el valor para las partes interesadas. Si bien el desarrollo ligero comenzó en la industria de la fabricación, hoy se aplica en varias industrias, porque su enfoque no es para un sector específico. Lean sigue siete principios clave: reducir el desperdicio, mejorar la calidad, compartir conocimiento con otros, permanecer en un estado de mejora continua, acortar el tiempo de respuesta, eliminar los silos y mantener un ambiente de respeto.

Six Sigma ligero: Este híbrido de Desarrollo ligero y Six Sigma se enfoca en el cliente con el objetivo de mejorar la eficiencia y la eficacia del negocio. También busca identificar y comprender cómo se realiza el trabajo (el flujo de valor). Six Sigma ligero se esfuerza por mejorar los procesos, eliminar el desperdicio innecesario y reducir los defectos.

Scrum: Llamado así por una formación de juego de rugby, Scrum es parte del marco ágil y también es de naturaleza interactiva. Las «sesiones Scrum” o los «sprints de treinta días” se utilizan para determinar las tareas priorizadas. En lugar de un gerente de proyectos, se usa un Scrum Master como facilitador. Se pueden reunir pequeños equipos para centrarse en tareas específicas de forma independiente, y luego reunirse con el Scrum Master para evaluar el progreso o los resultados, así como para priorizar las tareas acumuladas.

Kanban: Kanban se centra en la colaboración continua y fomenta un ambiente de aprendizaje y mejora continua. Utiliza tableros y tarjetas visuales para ayudar a los equipos a ver las tareas que están completas, en progreso y pendientes. Todas las actividades se basan en la capacidad de visualizar las tareas diarias, equilibrar cuidadosamente el trabajo en progreso y administrar el trabajo atrasado.

Scrumban: Scrumban les brinda las mejores funciones de Scrum y Kanban a los equipos de desarrollo de productos y soporte. Al combinar el sistema de extracción de Kanban y la priorización de la cartera de pedidos de Scrum, así como los ciclos cortos, los equipos no solo pueden completar el trabajo de manera rápida y efectiva, sino que también pueden mejorar los procesos exponiendo áreas de debilidad. Al aprovechar los beneficios de ambos marcos, los equipos eventualmente reducen el desperdicio, acortan el tiempo de producción, el tiempo de respuesta, y ofrecen productos y servicios de mayor calidad.

Metodología de la cadena de eventos (ECM): Como una opción adicional al método de ruta crítica o al método de cadena crítica, la ECM se enfoca en identificar, analizar y administrar cualquier riesgo potencial al inicio de un proyecto. El objetivo es determinar la posibilidad de que un riesgo se convierta en realidad, cuándo podría atacar y cuál podría ser el impacto para el proyecto. Existen seis principios principales que guían a la ECM: identificar una cadena de eventos, identificar su tiempo y estado, identificar eventos críticos, mapear o diagramar la cadena de eventos, monitorear el desempeño de la cadena de eventos y cuantificar el impacto.

Crystal: Como un enfoque ágil, Crystal fue diseñada por IBM como una forma de mejorar los resultados del proyecto, enfocando los esfuerzosde los proyectos en el lado de las personas. Específicamente, el enfoque se coloca en las habilidades, capacidades y colaboración de los miembros del equipo. Crystal se basa en dos convicciones centrales:

  • Es probable que los equipos identifiquen y desarrollen mejoras en el flujo de trabajo.
  • Los proyectos son únicos, por lo que es más probable que los equipos de proyecto sean los más adecuados para determinar cómo hacer el trabajo de manera más efectiva.

Desarrollo impulsado por función (FDD, por sus siglas en inglés): Desarrollada para proyectos a gran escala, pero aplicable a proyectos de cualquier tamaño, FDD ayuda a abordar algunas de las complejidades que los proyectos más grandes pueden plantear, desarrollando procesos rápidos y repetibles que se pueden lograr, en períodos de tiempo más pequeños, por varios equipos a lo largo de una organización. Este enfoque sigue algunos procesos clave, que incluyen el desarrollo de un modelo general, la compilación de una lista de funciones, la planificación basada en cada una de las funciones identificadas, así como el diseño y la construcción de las funciones.

Método de desarrollo de sistemas dinámicos (DSDM, por sus siglas en inglés): Desarrollada como una forma de alinearse con los objetivos estratégicos de toda la empresa, la metodología DSDM se enfoca en la producción de beneficios de negocio probados. Este enfoque se centra en ocho principios clave:

  • La necesidad de mantenerse enfocado en los requerimientos del negocio.
  • El tiempo de producción
  • La colaboración es esencial.
  • La calidad como prioridad principal
  • Construcción incremental basada en pilares sólidos
  • Usar un enfoque de desarrollo iterativo
  • Uso de una comunicación clara y continua.
  • Mantener el control

Desarrollo adaptativo de software (ASD, por sus siglas en inglés): Este enfoque funciona para ayudar a los equipos a ser más ágiles cuando se enfrentan a cambios.Para mejorar el desarrollo, se alienta a los equipos a permanecer en un estado de aprendizaje continuo. La ASD se basa en tres fases: especulación, colaboración y aprendizaje.

Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, por sus siglas en inglés): La RAD se centra en el aporte del usuario en base a pruebas y en qué tan bien funciona un producto en comparación con sus objetivos previstos. La RAD primero identifica los requerimientos, construye rápidamente prototipos y obtiene el aporte del usuario. Luego, basándose en esa contribución, identifica los requerimientos y construye prototipos nuevamente. Luego, se realizan pruebas de usuario y se produce el producto final.

Metodologías de gestión de proyectos según su enfoque
Al considerar las metodologías de gestión de proyectos, es importante tener en cuenta que no siempre hay una solución única en todos los casos, incluso dentro de la misma organización. La experiencia en la gestión de proyectos entra en juego, y aquí es donde el conocimiento de un gerente de proyectos -sobre los pros y los contras de cada metodología- puede ayudar enormemente a las organizaciones a navegar con éxito en los proyectos de manera que les permita maximizar el potencial para las partes interesadas.

Aquí hay un desglose del enfoque principal de cada metodología.

Metodología Enfoque
Cascada Es el enfoque lineal y secuencial de desarrollo
Ágil Mejora continua y una producción de mejor calidad
Método de vía crítica Maximiza las actividades del proyecto y encuentra la vía (línea de tiempo) más corta para las tareas y el éxito del proyecto
Administración de proyecto de cadena crítica Optimiza el uso de recursos
Six Sigma Elimina el desperdicio y mejora los procesos y la efectividad de los costos
Scrum Produce una mejor calidad
Six Sigma ligero Se centra en el cliente
Kanban Se centra en el cliente, albergando una colaboración y aprendizaje continuos
Scrumban Reduce el desperdicio, acorta el tiempo de producción, el tiempo de respuesta, y produce servicios y productos de alta calidad
Desarrollo ligero Reduce el desperdicio y al mismo tiempo maximiza la producción y se incrementa el valor para las partes interesadas
Metodología de cadena de eventos Identifica, analiza y administra cualquier riesgo potencial, tan temprano como sea posible, en el ciclo de vida del proyecto
Crystal Mejora los resultados de un proyecto mediante la concentración de esfuerzos del proyecto desde el lado de las personas
Desarrollo impulsado por función Se encarga de algunas complicaciones que proyectos más grandes podrían implicar mediante el desarrollo de procesos repetibles rápidos
Método de desarrollo de sistemas dinámicos Alinea proyectos con metas estratégicas a nivel de toda la compañía
Desarrollo adaptativo de software Ayuda a los equipos a volverse más ágiles cuando enfrentan cambios
Desarrollo rápido de aplicaciones Se centra en el aporte del usuario basado en pruebas, y qué tan bien funciona el producto comparado a sus metas propuestas

Cómo evaluar efectivamente las metodologías de gestión de proyectos
El proceso requerido para evaluar, documentar y seleccionar la metodología de gestión de proyectos adecuada para cada proyecto es detallado, lento y complejo al principio, pero al final vale la pena (suponiendo que se hayan seleccionado las PMM más apropiadas).

El Project Management Institute (PMI) ha desarrollado un estándar reconocido a nivel mundial llamado Modelo de Madurez de Gestión de Proyectos Organizacionales (OPM3). Este ayuda a las organizaciones a identificar, medir y mejorar las capacidades de gestión de proyectos y estandarizar los procesos. El modelo contribuye a solidificar los resultados exitosos del proyecto, termina por determinar las mejores prácticas y fortalecer la conexión entre la planificación estratégica y la ejecución. OPM3 se enfoca en la efectividad estratégica general de la organización e incorpora la gestión de proyectos, programas y portafolios. En el 2013, fue reconocido por el American National Standards Institute (ANSI) como un Estándar Nacional Estadounidense.

Dentro de su guía Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide, el PMI analiza procesos de alto nivel para adaptar las PMM que las organizaciones deben evaluar y usar cuidadosamente. También determina qué metodologías funcionan para varios proyectos. Asimismo, para maximizar los beneficios estratégicos, las decisiones deben basarse en factores del Proceso de Adaptación de la Metodología del PMI.

Beneficios de la gestión de proyectos organizacionales
Puede tener sentido para su negocio adoptar OPM3, dado que un objetivo principal de OPM3 es lograr una alineación estratégica exitosa; y los resultados exitosos del proyecto dependen, en gran medida, de dicha alineación. Las organizaciones deberán incluir oficinas empresariales de gestión de programas (EPMO, por sus siglas en inglés) en sesiones de planificación de alto nivel. Estas oficinas cumplen con garantizar que se implementen las metodologías adecuadas en los proyectos específicos que buscan aumentar la productividad y la satisfacción al cliente, obtener una ventaja competitiva, mejorar el control de costos y las comunicaciones, así como predecir el rendimiento. En última instancia, esto mejorará y acelerará la toma de decisiones, además de apoyar la alineación con los objetivos a nivel de toda la empresa.

Debido a las diversas fortalezas y debilidades de cada PMM, las organizaciones pueden considerar la adopción de múltiples metodologías de gestión de proyectos basándose en la composición organizacional, objetivos, ynaturaleza única del proyecto. De cualquier manera, las organizaciones necesitan desarrollar mejores prácticas estandarizadas, que puedan refinarse a medida que cambien varios factores. Aquí, la clave es descubrir cómo se alinea un proyecto específico con los objetivos de toda la empresa. Una vez que se pueden aislar los criterios de éxito o fracaso, es más fácil encontrar la metodología o metodologías más adecuadas que permitan que su organización alcance el resultado comercial deseadode manera efectiva y eficiente.

Consideraciones clave para elegir una metodología de gestión de proyectos
Al evaluar las metodologías, los siguientes son solo algunos de los numerosos factores que deben considerarse cuidadosamente:

  • Metas estratégicas y valores centrales de la organización
  • Principales factores de impulso del negocio
  • Restricciones
  • Partes interesadas
  • Riesgos
  • Complejidad
  • Tamañoy costo del proyecto

El proceso de evaluación de la metodología de gestión de proyectos
Una vez que los criterios de evaluación se han tomado en cuenta para la decisión, debe desarrollar un proceso para identificar la mejor opción -o mejores opciones- de PMM para su proyecto específico. Este proceso deberá revisarse y modificarse de vez en cuando para mantenerse al día con las necesidades cambiantes de los negocios y las partes interesadas. Aquí hay algunos pasos generales:

  1. Determine los factores de impulso del proyecto identificando y sopesando los objetivos y prioridades principales del proyecto.
  2. Después de determinar los factores de impulso, requisitos y objetivos del proyecto, identifique todos los criterios a los que la metodología impactará y viceversa.
  3. Identifique todas las metodologías disponibles/posibles que sean más relevantes para el proyecto.
  4. Dedique tiempo a comparar y contrastar cada PMM en relación con el proyecto.
  5. Considere qué metodología producirá los mejores resultados y ofrecerá el menor riesgo.
  6. Obtenga retroalimentación y aceptación.
  7. Documente la metodología y la justificación.
  8. Implemente la metodología.
  9. Monitoree y modifique según sea necesario.

Qué incluir en la evaluación de la metodología de gestión de proyectos
En el desarrollo organizacional, así como dentro de los proyectos, se aplica esta lista de criterios de evaluación relevantes. Cuando se trata de seleccionar una metodología, estos mismos criterios también se deben tener en cuenta. Estos pueden desglosarse como criterios internos y externos, con subcategorías relevantes para cada uno.

Si bien es probable que los mayores factores de riesgo se encuentren dentro de las capacidades y la preparación de la organización, cualquier otro criterio mencionado anteriormente puede crear problemas importantes si infringe un requerimiento clave del proyecto.

Como se mencionó, las PMM definitivamente no son de talla única, incluso dentro de la misma compañía, tipo de proyecto o industria. En una situación, una metodología específica puede funcionar mejor; y en otras, puede ser más adecuado utilizar una metodología de gestión de proyectos diferente, o incluso un enfoque híbrido. Es improbable que la misma metodología funcione en la misma organización, en todos los proyectos; una mejor práctica es desarrollar e implementar un proceso de evaluación de metodologías (MAP, por sus siglas en inglés) simplificado para determinar el mejor enfoque para cada proyecto. Tenga en cuenta que,a medida que cambian los factores del negocio, este proceso en sí puede requerir una reevaluación y modificaciones.

Moira Alexander, CIOonline