11 mejores prácticas el uso de Microsoft Teams

0
24

Puede que pase la mayor parte del tiempo en Teams de Microsoft colaborando con sus compañeros de trabajo a través de chats de texto, pero con los oficinistas de todo el mundo que ahora trabajan desde casa, la realización de reuniones de video en Teams ha adquirido una importancia cada vez mayor. Si bien Skype para empresas sigue existiendo como un producto independiente para clientes antiguos, Microsoft ha incorporado su funcionalidad en Teams, que se incluye en los planes empresariales y para empresas de Microsoft 365/Office 365.

Es fácil iniciar una videoconferencia en Teams, pero hay formas de mejorar la experiencia para usted y los demás participantes, ya sea una videoconferencia informal con compañeros de trabajo o una presentación de clientes. A continuación, le mostramos cómo puede sacar el máximo provecho de Teams para las videoconferencias: las mejores prácticas para antes, durante y después de la reunión.

Nota: Esta historia está dirigida principalmente a los usuarios empresariales cuyas organizaciones tienen una suscripción a Microsoft 365 Business Essentials o Business Premium o una suscripción a Office 365 E1, E3 o E5 de nivel empresarial. Aunque Microsoft ofrece una versión gratuita de Teams, no incluye muchas de las características que se tratan en esta historia, como la capacidad de programar o grabar reuniones.

Antes de la reunión
Para configurar una reunión de vídeo en Teams, haga clic en el ícono del calendario en la barra de herramientas de la izquierda. Esto hace que aparezca un calendario en la ventana principal de su espacio de trabajo de Teams.

En la parte superior derecha, haga clic en el botón Nueva reunión. La pantalla «Nueva reunión» se abrirá sobre la ventana principal. Escriba un título para la reunión y luego agregue las direcciones de correo electrónico de los asistentes o, si su libreta de direcciones corporativa está integrada con los equipos, puede comenzar a escribir sus nombres y seleccionarlos de la lista que aparece. Si desea invitar a personas sin exigirles que asistan, haga clic en el vínculo Opcional que se encuentra en el extremo derecho del campo de asistentes y añádalos en el campo «Opcional» que aparece.

La programación de una reunión en Teams es sencilla y se integra con los contactos y el calendario de Office 365.

En la siguiente línea, elija una fecha, una hora de inicio y una hora de finalización. Eso es todo lo que se necesita para programar una reunión, aunque hay formas de mejorar su invitación, que trataremos a continuación. Cuando haya terminado de configurar la reunión, haga clic en el botón Guardar de la parte superior derecha y se enviará la invitación.

1- Ajustar la hora de la reunión: Una forma de averiguar si el momento que ha elegido para una reunión funciona para todos los asistentes es simplemente programarla y ver si alguien se opone. Hay una forma mejor: En la parte superior de la página «Nueva reunión«, haga clic en la pestaña Asistente de programación. En la parte inferior izquierda de la página que aparece, verá una lista de todos los asistentes obligatorios y opcionales que ha invitado, con un estado debajo del nombre de cada persona: Disponible, No disponible o Desconocido. Esta información se basa en los eventos que los invitados ya tienen programados en su calendario de Outlook. A la derecha hay una vista del calendario que muestra las reuniones ya programadas de cada persona sombreada en púrpura.

Utilice el Asistente de Programación para asegurarse de que todos los invitados estén disponibles para asistir a su reunión.

Si al menos uno de sus invitados no está disponible el día de la reunión que ha seleccionado, Teams determinará automáticamente horarios alternativos, si es que hay alguno disponible. Busque las horas de inicio y finalización que ha establecido para la reunión en la parte superior de la pantalla; justo debajo verá las horas sugeridas para la reunión. Haga clic en una de estas horas sugeridas, que sustituirá a las horas de inicio y final que había escrito originalmente.

También puede desplazarse por los días en la vista de calendario para ver si otro día tiene menos conflictos que el que eligió inicialmente. Si encuentra un día y una hora que funcionan para todos, haga clic en la fecha y en las horas de inicio y de fin que aparecen cerca de la parte superior de la pantalla para cambiarlas.

2 – Comparta la agenda de su reunión: Al programar la reunión, es útil añadir la agenda de la reunión para que todos sepan lo que se discutirá en la reunión y puedan prepararse apropiadamente.

En la parte inferior de la pantalla «Nueva reunión» hay un cuadro de composición en el que puede añadir un mensaje para incluir en la invitación a la reunión. Este es un buen lugar para poner una breve agenda de la reunión (especialmente en un formato fácil de leer, como una tabla o una lista con viñetas), pero le sugerimos que no la haga demasiado larga, porque puede abrumar los detalles de la reunión en el correo electrónico de invitación.

Proporcionar una breve agenda de reunión ayuda a los invitados a prepararse para la misma.

Si necesita proporcionar una agenda más detallada, es mejor enviar un correo electrónico aparte con un archivo .doc o PDF adjunto -o, si está organizando la reunión en un canal, puede publicar una respuesta al mensaje de anuncio de la reunión con la agenda adjunta, como se describe a continuación.

3 – Anfitrión de la reunión en un canal: En la mayoría de los casos, probablemente querrá invitar a personas específicas a sus reuniones, pero también puede organizar una reunión «abierta» que se celebre en un canal determinado de Teams. Cuando hace eso, cualquier miembro de ese canal puede asistir a la reunión. Esto puede ser útil si, por ejemplo, ha creado un canal para un proyecto específico y quiere que cualquiera que trabaje en el proyecto pueda asistir a la reunión.

Cuando esté configurando la reunión, haga clic en el cuadro Agregar canal en el centro de la pantalla «Nueva reunión» y, en el menú desplegable que aparece, seleccione un equipo y un canal.

Si organizas una reunión en un canal, cualquier miembro del canal podrá participar en ella.

Una vez que termine de programar la reunión y haga clic en el botón Enviar, se anunciará como un mensaje en la pestaña Mensajes del canal, y cada miembro del canal recibirá una invitación por correo electrónico. Cualquier miembro del canal puede publicar una respuesta al anuncio, añadiendo archivos u otra información relevante en su respuesta.

La información de la reunión aparece en la pestaña de Mensajes del canal.

Al publicar una respuesta a su propio anuncio de reunión, puede adjuntar una agenda de la reunión como documento (como un archivo .doc o PDF). Esta es una buena manera de dar a sus invitados, y a los miembros del canal, un desglose de lo que se discutirá en su reunión.

4 – Pruebe su hardware: Antes de dirigir su primera reunión de video en Teams, cree una llamada de prueba donde pueda configurar su dispositivo para trabajar con Teams. Es posible que tenga que conceder a Teams permiso para acceder al micrófono, los altavoces y la cámara de su computadora, a veces en más de un lugar; las versiones recientes de macOS, por ejemplo, requieren que de el paso extra de conceder permisos en las Preferencias del Sistema.

¿Planeas compartir su pantalla en la reunión? Eso también puede requerir un permiso aparte. Pruébelo y póngalo todo en orden ahora.

De la misma manera, si alguno de sus invitados es nuevo en las videollamadas con Teams, solicita que llegue 10 minutos antes. Puede comenzar la reunión temprano y darle la oportunidad de que su hardware funcione correctamente antes de que la reunión comience.

Durante la reunión
5 – Usar desenfoque de fondo o una imagen de fondo: En una reunión de video, una apariencia profesional es importante -y eso incluye lo que aparece detrás de ti en la cámara. La función de desenfoque de fondo de Microsoft hace justo lo que dice: desenfoca el fondo detrás de ti. Alternativamente, Microsoft proporciona un conjunto de imágenes de fondo que puede elegir para que aparezcan detrás de ti. El uso de la función de desenfoque de fondo o de una imagen de fondo ayuda a que su imagen destaque, y los demás asistentes no se distraerán con lo que haya detrás de ti en la sala.

Para activar el desenfoque de fondo o una imagen de fondo antes de unirse a una reunión programada: A lo largo de la parte inferior de la vista previa de video que se muestra en la cámara, haga clic en el segundo interruptor (el icono de la toma de cabeza). Aparecerá un panel de «Configuración de fondo» a la derecha. Elige la imagen borrosa de la parte superior derecha para activar el desenfoque de fondo o elige una de las otras imágenes de fondo para que aparezca delante de esa imagen. (Microsoft dice que en algún momento te permitirá subir tu propia imagen de fondo personalizada, pero esa función no está disponible todavía).

Puede seleccionar un efecto de fondo, ya sea un fondo borroso o una imagen de fondo, antes de entrar en la reunión (que se muestra aquí) o mientras está en la reunión.

Para activar un efecto de fondo cuando ya está en una reunión: Mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión sobre la fuente de video. Haga clic en el ícono de tres puntos para abrir el menú «Más acciones» y, a continuación, seleccione Mostrar efectos de fondo. Verá el panel «Configuración del fondo» como se ha descrito anteriormente. Cuando realice una selección en el panel, puede hacer clic en Vista previa primero para ver cómo se verá (esto desactiva el video en la reunión); a continuación, haga clic en Aplicar y activar el video para que aparezca a los demás.

Tenga en cuenta que es posible que algunos modelos de cámaras frontales de equipos portátiles u otros dispositivos, o determinados modelos de cámaras web, no sean compatibles con Teams para los efectos de fondo. Tenga en cuenta también que los efectos de fondo solo están disponibles para las reuniones programadas, no para las que se realizan sobre la marcha.

6 – Compartir pantalla, no compartir en exceso:Si necesita compartir información que se muestra en una aplicación que se ejecuta en su PC (por ejemplo, una hoja de cálculo abierta en Excel), puede compartir solo esa aplicación y no el resto del escritorio. De este modo, los asistentes solo se centran en lo que usted desea mostrarles en la aplicación. Y protege su privacidad, ya que no verán otra información que pueda estar en su escritorio, como un calendario abierto o una aplicación de correo electrónico.

Para compartir una ventana de la aplicación que se está ejecutando en su PC, mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión y haga clic en el ícono Compartir (la flecha sobre un rectángulo). Aparecerá un panel en la parte inferior. Las miniaturas de las aplicaciones que se están ejecutando en su PC se encuentran en la categoría «Ventana«. Haga clic en la ventana de la aplicación que desee compartir con otras personas en la reunión.

Proteja su privacidad compartiendo una sola ventana de la aplicación, en lugar de todo el escritorio, con los participantes de la reunión.

Tenga en cuenta también las demás opciones disponibles en este panel Compartir. Además de compartir una ventana de aplicación específica, puede compartir una presentación de PowerPoint; examinar Teams, OneDrive o su equipo para compartir un archivo; o abrir una pizarra interactiva que usted y los demás participantes de la reunión pueden marcar.

7 – Aproveche los subtítulos en vivo (por el momento solo si la reunión es en inglés): Si alguien de la reunión tiene problemas de audición, no habla inglés como lengua materna o tiene problemas para oír el audio por otra razón, la función de subtítulos incorporada en Teams puede ayudarle a seguir mejor la conversación. Convierte automáticamente el discurso en subtítulos que aparecen debajo del video en tiempo real.

Los participantes de la reunión pueden activar los subtítulos en vivo, que aparecen en la parte inferior izquierda, para seguir mejor la conversación.

Cada participante que utilice una aplicación de escritorio o móvil de Teams puede activar los subtítulos en vivo por sí mismo, pero no está disponible en la interfaz web. Para activar los subtítulos en directo, mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el ícono de tres puntos para abrir el menú «Más acciones» y seleccione Activar subtítulos en directo.

Tenga en cuenta que la función de subtítulos en directo se está probando actualmente como vista previa y solo funciona si habla inglés. Dicho esto, un grupo de editores de Computerworld probaron la característica recientemente y quedaron muy impresionados por su precisión.

8 – Grabe su reunión: Es fácil pasar por alto puntos importantes durante una reunión, pero puede grabar su reunión fácilmente. El archivo de video se guardará en el servicio Stream de Microsoft en la nube, y usted y otros miembros del equipo podrán verlo. Esto es útil para aquellos que se perdieron la reunión, o para cualquiera que necesite repasar lo que se discutió en la reunión.

Para grabar la reunión, mueve el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el icono de tres puntos para abrir el menú «Más acciones» y selecciona Iniciar grabación desde él. Los demás participantes de la reunión verán un banner que les notificará que se está grabando.

La grabación del audio y el video de sus reuniones puede ayudarle a revisar lo que se cubrió; y dar a otros que no pudieron asistir, la oportunidad de ponerse al día.

Puede detener la grabación en cualquier momento haciendo clic en el ícono de tres puntos y seleccionando Detener la grabación. La grabación se procesará y se guardará en Stream (lo que puede llevar algún tiempo), y después de eso usted y otros que fueron invitados a la reunión podrán ver el video. (Cubrimos eso más abajo).

9 – Tomar notas de la reunión: No es raro que en las reuniones se planteen puntos importantes o se decidan acciones… y que se olviden rápidamente una vez terminada la reunión. Para ayudar a llevar un registro de estos puntos, usted u otro asistente puede tomar notas que se guardarán como parte de la reunión en Teams. Debido a que se guardan junto con la reunión en sí, son fácilmente accesibles para su revisión posterior.

Para empezar, mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el ícono de tres puntos para abrir el menú «Más acciones» y seleccione Mostrar notas de la reunión. El panel «Notas de la reunión» aparece a lo largo del lado derecho de la ventana de Teams. Haga clic en el botón Tomar notas y comience a escribir las notas.

Una vez que lo haga, aparecerá una barra de herramientas de formato que le permitirá aplicar al texto negrita, cursiva, resaltado, listas numeradas y con viñetas, y otros formatos. Haga clic en el icono + para añadir un titular de sección. Puede crear tantas secciones como necesite para mantener las notas organizadas. Si desea reorganizar las secciones, haga clic en el ícono de tres puntos que se encuentra a la derecha de cualquier sección y seleccione Subir o Bajar.

El uso del panel «Notas de la reunión» adjunta automáticamente las notas a la reunión en Teams, lo que facilita su búsqueda posterior.

Después de la reunión
10 – Comparta la grabación: Si ha grabado la reunión, la grabación (una vez que haya tenido la oportunidad de ser procesada y guardada) será accesible para usted y los demás invitados a la reunión a través de la página de chat de la reunión en Teams. No hace daño recordar a los miembros de su equipo que la grabación está ahí y lista para ser vista en cualquier momento.

Usted o cualquiera de los otros asistentes puede acceder a ella haciendo clic en el ícono de chat de la barra de herramientas de la izquierda. En el panel de chat que se encuentra a la derecha de la barra de herramientas, seleccione la reunión durante la cual grabaste el video. Habrá una miniatura de la grabación publicada en la ficha Chat de la reunión. Haga clic en la miniatura para reproducir el video.

Una vez que se haya procesado y guardado, la grabación de la reunión aparecerá justo en la ficha Chat de la reunión.

También puede hacer clic en Calendario en la barra de herramientas de la izquierda, buscar la reunión, hacer clic en ella para abrirla y hacer clic en la pestaña Chat en la parte superior de la ventana. Se abrirá la pestaña de chat y verá la miniatura de la grabación en la página. Todos los participantes también pueden acceder al video a través de Microsoft Stream y, si ha organizado la reunión en un canal, encontrará el video publicado como respuesta al anuncio de la reunión en la ficha Publicaciones.

Solo la persona que grabó la reunión puede compartirla con las personas que no fueron invitadas a la reunión. Hay varias formas de hacerlo: Si desea compartir el video con toda la organización, haga clic en el ícono de tres puntos situado junto a la miniatura del video en la página de la ficha Chat y, en el menú que aparece, seleccione Compartir y, a continuación, haga clic en el botón Compartir.

Si deseas compartirlo con personas seleccionadas, haga clic en el ícono de tres puntos que aparece junto a la miniatura del video y seleccione el enlace Obtener, y luego haga clic en el botón Copiar. Puede pegar el enlace en un correo electrónico y enviarlo a destinatarios específicos. O bien, puede hacer clic en el ícono de tres puntos que aparece junto a la miniatura del video y seleccionar Abrir en Microsoft Stream. La grabación de la reunión se abrirá en Stream y podrá hacer clic en el botón Compartir para obtener un vínculo de uso compartido, enviarlo por correo electrónico a personas específicas u obtener el código para incrustar el vídeo en una página web.

11 – Revisa y comparte las notas de la reunión: Si has tomado notas de la reunión, estas se adjuntan a la reunión en Teams también. Usted o los demás asistentes pueden acceder a ellas haciendo clic en Chat en la barra de herramientas izquierda, seleccionando su reunión y haciendo clic en la pestaña Notas de la reunión. También puede hacer clic en Calendarioen la barra de herramientas de la izquierda, seleccionar su reunión, hacer clic en la ficha Chat, buscar el anuncio de las notas de la reunión y hacer clic en Mostrar notas en pantalla completa. Y, como habrá adivinado, si ha organizado la reunión en un canal, las notas de la reunión aparecerán en la pestaña Mensajescomo respuesta al mensaje original sobre la reunión.

Si usted u otro asistente tomó notas con otra herramienta, como Microsoft Word, puede agregarlas en un mensaje de seguimiento a la propia reunión o al mensaje sobre ella en el canal.

Asegurarse de que su equipo pueda revisar tanto la grabación de la reunión como las notas de la misma, ayudará a aclarar lo que se discutió y a garantizar que no se olviden los puntos de acción.

Howard Wen, Computerworld.com