8 consejos de expertos en la gestión remota de proyectos

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En las últimas semanas, usted ha logrado una hazaña que nunca creyó posible: sin previo aviso, planificación o capacitación, se convirtió en gerente de proyecto para un equipo remoto que nunca ve en persona.

La gestión remota es una habilidad especializada que requiere habilidades de comunicación y mediación, herramientas digitales y una excelente planificación y visualización. Cuando se construye desde cero, un equipo remoto opera de manera diferente a uno que trabaja en una oficina. Incluso tendría diferentes personas -aquellas que buscaron y seleccionaron un trabajo remoto.

No todos prosperan en un ambiente de trabajo desde casa. Según un estudio reciente del National Research Group, el 51% de la Generación Z considera que trabajar desde casa distrae, y el 41% afirma que no tienen los recursos necesarios. «Existen ventajas y desventajas en el trabajo remoto”, concuerda Kenny Johnston, director de operaciones de productos en GitLab. GitLab es una empresa completamente remota con equipos en más de 65 países. «Las personas que contratamos lo disfrutan y seleccionamos nosotros mismos bajo un principio que llamamos ‘gerente de uno’, lo que significa que esperamos que las personas sean proactivas, definan su propio trabajo y sean responsables de sus propios proyectos”.

Si administrar un equipo remoto es nuevo para usted, deberá perfeccionar algunas habilidades. Con ese fin, hablé con los gerentes de proyecto que han estado administrando equipos remotos durante años. Aquí están sus consejos.

1. Comuníquese con intencionalidad
Todas las personas con las que hablé están de acuerdo en que la comunicación remota es muy diferente de las interacciones en persona. «Existen todas estas formas ligeras, sutiles y matizadas de hablar con colegas en una oficina”, afirma Ethan Fast, CTO y cofundador de Nash. Fast gestiona un equipo remoto de 33 personas ubicadas en todo el mundo. «Cuando trabajas de forma remota, ya no puedes confiar en ellos. Tienes que ser proactivo e intencional en lo que refiere a la comunicación”.

Una forma de reemplazar parte de esa rica comunicación en persona es con reuniones de video. Pero esos, y todos sus canales de comunicación, requieren una estrategia clara y habilidades especializadas.

«Diría que la mejor práctica es tener un punto de contacto diario”, afirma Kelley Ervin, project manager en Talent Path. «No tiene que ser largo”. Ervin gestiona un equipo remoto de más de 10 personas ubicadas en todo el país.

«Tomamos una página de Scrum”, afirma Katie Guzmán, gerente de producto líder en Asana. Ella apoya a 10 gerentes de producto. «Hacemos una reunión standup diaria. Todos afirman: ‘Esto es lo que hice ayer, y aquí es donde estoy bloqueado’. Lo hacemos en una videollamada, para que todos estén listos y trabajando”.

En gran medida, también tendrá que depender de la comunicación escrita para aclarar, documentar, agregar detalles, hacer un seguimiento y mantenerse en contacto, sea cual sea el horario de reunión de video que elija.

Y debe ser intencional sobre cómo se conecta con cada miembro de su equipo.

2. Practique una buena higiene para las reuniones de video
Cree un manual de estrategias para administrar las reuniones de video para que todos sean escuchados y no reine el caos. Guzmán de Asana llama a esto «practicar una buena higiene de reuniones”.

Todos los administradores de proyecto con los que hablé están de acuerdo en que debe insistir en que todos enciendan su cámara en las reuniones para que puedan ver que todos están bien, fuera de la cama y comprometidos.

Pero la clave para una video conferencia que valga la pena, es enviar una agenda antes de la reunión y hacer un seguimiento con las notas enviadas después. «Comenzamos definiendo qué haría que esta reunión fuera exitosa”, afirma Guzmán. «De esa manera, al final, todos tienen la satisfacción de un trabajo bien hecho”.

«Una forma en que he visto reuniones que han salido mal, es cuando se genera confusión debido a las videollamadas que dificultan hacer interrupciones”, afirma ella. Cuando estamos conversando en persona se puede notar cuando alguien quiere hablar. Se inclinan hacia adelante, llaman su atención, levantan una mano o se aclaran la garganta. Todo eso se pierde en una videollamada. «Hicimos señales físicas”, afirma Guzmán. «Escribimos en Notas Post-it para que las personas puedan indicar que tienen una pregunta. Es una estrategia sutil que es muy efectiva”.

Permitir que las reuniones fluyan de la videollamada a un chat posterior a la reunión, también es efectivo.

«Hago un informe rápido después de la reunión”, afirma Guzmán. «Para simular el tiempo de ‘salir de la reunión’. Descubrimos que los equipos remotos a menudo piensan que la reunión no fue tan bien porque no obtuvieron ese momento positivo de la gente en la sala. Así que hago eso en Slack”.

3. Escriba con precisión quirúrgica
Cuando se produce tanta comunicación a través de canales escritos, «uno tiene que estar mucho más organizado para comunicarse con su equipo con precisión”, afirma Adam Matas, jefe de gestión de proyectos y gerente de un equipo remoto en Taulia. «Si bien es importante ser minucioso y organizado en su documentación, es igualmente importante ser conciso en su comunicación para impulsar la acción”.

Ya sea que prefiera Slack, Skype o correo electrónico para las comunicaciones diarias, trate de ser preciso, conciso y claro. Las misivas largas y detalladas abruman a una audiencia que ya está distraída.

Asegúrese de que sea fácil responder rápidamente. No cargue demasiado en un solo mensaje. Deje en claro lo que se requiere para que su destinatario pueda pasar rápidamente por las comunicaciones. Use lenguaje activo y mensajes directos.

Y tenga en cuenta que las interrupciones constantes, especialmente de alguien que el equipo siente que no puede ignorar, impacta seriamente la productividad. Según un estudio, lleva 23 minutos y 15 segundos volver al trabajo después de cada interrupción.

4. Encuentre conflictos
Existen problemas -principalmente relacionados con el conflicto- que no surgirán a menos que los persiga. «El punto de dolor que veo con más frecuencia”, afirma Johnston de GitLab, «es lo que yo llamo ‘sufrir en silencio’”. Uno no quiere que esto pase desapercibido. Cuanto más se enfurecen los conflictos, más intensos se vuelven.

«Los miembros del equipo terminan teniendo dificultades y un alto nivel de ansiedad”, afirma Johnston. «Eso no es visible. Entonces, como gerente, tengo la costumbre de preguntarles cómo les va a las personas, tanto en el hogar como en el trabajo, de manera regular”.

«Cuando uno piensa, ‘Hmm, me pregunto si estarán bien’, eso es una señal de que algo está mal”, afirma Christie Lenneville de GitLab, directora de UX, administradora del que quizás pueda considerarse como el equipo 100% remoto de UX más grande del mundo. «Cada vez que pregunté si todo estaba bien y estaba bien, a nadie le importó que le preguntara. Pero cuando algo está mal, la gente aprecia profundamente que estoy dispuesta a iniciar un diálogo”.

Si su búsqueda de conflictos encuentra problemas, afirma Johnston, «las tácticas para resolverlo son probablemente las mismas que en una oficina. El mayor riesgo es no saber. Habría recibido otras señales en una oficina que no recibe de forma remota”.

5. Lidere sin ansiedad
Si tiende a la ansiedad, el cambio masivo a trabajar repentinamente desde su casa podría hacer que profundice en cada proyecto, en cada detalle, e intente controlar todos los aspectos de todo lo que todos están haciendo.

Resista ese impulso.

«Es un desafío mental”, afirma Rachel Happe, cofundadora y directora de The Community Roundtable. «De repente, uno debe confiar en las personas que no puede ver. Existe mucha ansiedad legítima en torno a la gestión. Encuentre cómo canalizarla. No puede contagiar a sus empleados si quiere que sean productivos”.

Use la comunicación. Involucre a todos y resuelva problemas. Establezca rutinas. Ponga reuniones en el cronograma. Haga una lista de asistencia diaria. Afine sus habilidades de maestro de Scrum. Lidere.

«Reúna a todo el equipo y pregúnteles cómo quieren trabajar juntos”, afirma Happe. «Consúlteles a las personas, pregunte sobre rutinas que harán que todos se pongan de acuerdo. Eso calmará a las personas. Disminuir la ansiedad es su primera prioridad”.

6. Active su empatía
Todos con los que hablé expresaron que los gerentes remotos deben hacer reuniones individuales con todos, regularmente, porque algunas cosas nunca surgen en una reunión o en Slack. Úselas para imaginar el trabajo desde el punto de vista de cada persona. «Uno necesita tener empatía con las personas de su equipo”, afirma Tim Macek, director de operaciones técnicas e infraestructura de Sterling Trading Tech. Él maneja un equipo remoto de 15 personas. «Así se sienten a su lado o se encuentren en locaciones remotas”.

Cuando haga esto encontrará problemas -y soluciones- que de otra forma habría perdido.

«Tengo un equipo en Serbia”, afirma Macek. «Cuando llegué aquí, había una reunión diaria de operaciones tecnológicas que, para ellos, ocurría a las 7p.m., incluso los viernes”. Los equipos remotos a menudo no se sienten cómodos con este tipo de cosas. Sin embargo, él se puso en el lugar de ellos y cambió la hora de la reunión -que fue fácil de hacer- por algo razonable para todos.

Esto también se aplica al tipo de trabajo que realizan las personas. «El tiempo de un gerente y el de los codificadores se usan de manera diferente”, afirma Spencer Waldron, director de comunicaciones globales de Prezi. «Los gerentes tienden a organizar una reunión o una llamada en los espacios de calendario libres que tienen. Pero alguien cuyo trabajo es crear código, necesita grandes cantidades de tiempo de ‘trabajo profundo’. Salir de ese trabajo para asistir a una reunión de una hora puede arruinar todo el trabajo de las tardes”.

Él alienta a los miembros del equipo a reconocer el tipo de tiempo que necesitan y marcarlo en su calendario, para que no se alejen constantemente del trabajo.

7. ¿Productividad? Toque el tema
No tenga miedo de hablar con su equipo sobre la productividad. Si no lo menciona, nadie lo hará. «La gente piensa que es tabú hablar de la productividad”, afirma Matas de Taulia. «Pero habrá ajustes en los procesos de trabajo diarios, que más personas están experimentando de primera mano en este clima. Es bueno hablar de eso”.

La productividad es fácil de socavar, especialmente cuando se trabaja de forma remota. Sin embargo, trabajar demasiado puede ser un problema mayor a largo plazo. Sin marcadores claros entre el trabajo y el hogar, muchas personas caen en esta trampa.

Todas las personas con las que hablé alientan a su equipo a establecer horas reales, crear un espacio de trabajo o sistema que indique cuándo están trabajando, y atenerse a ellas.

En GitLab, la productividad es un tema común. «Utilizamos tableros de problemas para esto”, afirma Lenneville. «De esa manera, podemos ver si alguien no cuenta con los recursos necesarios. Un gerente también puede mirar un tablero de problemas para ver cuándo alguien está sobrecargado”.

El exceso de trabajo no es algo que la empresa fomente. Es malo para la moral, la salud y, en última instancia, la productividad. Los miembros del equipo se llaman entre sí y el gerente interviene para corregirlo. «Estamos enfocados en el equilibrio trabajo/vida personal porque sabemos que las personas pueden caer en esa trampa”.

8. Ayude a que su cultura prospere
Cuando se trabaja en una oficina, la cultura se da. Pero cuando se trabaja de forma remota, alguien necesita darle un lugar y un foro para prosperar.

«Nos gusta darles a todos una tarjeta de regalo de Starbucks y tomar un café juntos”, afirma Tara Gilbert, líder del equipo de experiencia del cliente en monday.com. Ella maneja un equipo de experiencia del cliente completamente remoto. «Todo el equipo se sube a Zoom o Slack, y nos lo pasamos muy bien poniéndonos al día con cosas que no solo están relacionadas con el trabajo”.

GitLab toma en serio la construcción remota de la cultura. «Hemos construido un sistema para ello”, afirma Johnston. «Tenemos reuniones en Zoom dos veces por semana que son charlas con café. Tenemos canales de Slack para juegos de mesa, cerveza, todos los lugares, perros, padres y muchas otras cosas”.

«Incluso hemos programado reuniones de Zoom donde los niños de los miembros del equipo se reúnen”, afirma Lenneville de GitLab. «Es divertido, loco y tonto, y todos lo disfrutan”.

La compañía también alienta a las personas a tener una vida, incluso en las reuniones. «Si su hijo se sube a su regazo cuando está en una reunión”, afirma Lenneville, «todos decimos ‘¡Hola!’. Está bien. Tenemos mascotas en las reuniones. Nos gusta. Nos ayuda a conocernos”.

Traer lo personal al trabajo, incluso de forma remota, construye cultura. Y hace que trabajar desde casa sea mucho más divertido.

Christina Wood, CIO.com