Retorno a la oficina: Cómo se están preparando las empresas

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Las empresas se están preparando para recibir a sus empleados en sus oficinas, tres meses después de que la pandemia de coronavirus interrumpiera las operaciones corporativas en todo el mundo. Al igual que con el inicio del brote, las empresas se encuentran en un territorio desconocido.

Las empresas nunca han estado bajo tanta presión para crear entornos seguros para los empleados, con la advertencia de que no existe una protección a prueba de balas contra un nuevo virus para el que no hay vacuna. Ayn así, es responsabilidad de las empresas tomar todas las precauciones.

Los departamentos de TI están evaluando varias tecnologías diseñadas para ayudar a bloquear los potenciales vectores del virus, y proporcionar un entorno de trabajo seguro. El 58% de los 200 líderes de TI planean invertir en dispositivos inteligentes de higiene personal, como estaciones de desinfección de manos conectadas, mientras que el 36% planea invertir en sensores sin contacto, según una encuesta de Insight Enterprises realizada en mayo. El 35% de los líderes de TI comprarán termómetros infrarrojos, mientras que el 25% planea instalar cámaras térmicas.

Muchas empresas también están desplegando software de aprendizaje móvil y automático (ML), chatbots y otras herramientas, señalan los expertos. Menos claro es si las empresas implementarán el rastreo de contactos para tratar de seleccionar e identificar las conexiones entre los empleados que puedan haber estado expuestos al coronavirus y cómo lo harán.

La utilización de la IoT para la detección de la fiebre
Insight Enterprises ha implementado escáneres térmicos en su oficina de Hanover Park, Illinois, que comprueban la temperatura de las personas en tiempo real y disparan una alerta si alguien lee un poco de calor, según Stan Lequin, director general de innovación digital del proveedor de soluciones tecnológicas.

El sistema, que escanea hasta 30 personas a la vez, puede configurarse para hacer ping al empleado en su teléfono móvil, o notificar a seguridad o a un director de oficina si les avisa que han superado el umbral de los 99 grados. Se basa en otros sensores de hardware, así como en la Plataforma Conectada de Insight, un centro de software para recoger, enrutar y analizar los datos de los sensores. «Nos aseguramos de hacer todo lo posible para proteger a nuestros compañeros de equipo», anota Lequin.

Insight también ha creado un quiosco «de paso», que actualmente está probando en su sede de Tempe, Arizona, que incluye un termómetro conectado para escanear las temperaturas de los empleados. El quiosco incluye un chatbot que responderá a preguntas, basadas en la información de las directrices de los CDC, en las que los empleados entran por voz o escribiendo sobre los siguientes pasos que deben dar si su temperatura es elevada.

Otra solución, diseñada para proteger a los empleados dentro de la oficina, utiliza cámaras ópticas y ML para detectar si las personas están usando mascarillas y están manteniendo la distancia física adecuada entre ellas. La aplicación dispara una alerta a un gerente del sitio cuando los empleados están a menos de dos metros de distancia entre sí; el gerente tiene la discreción sobre qué acción tomar.

El interés en las soluciones es agudo, ya que Insight ha recibido 70 llamadas de clientes, anota Lequin. La compañía está actualmente llevando a cabo 10 pruebas piloto.

El rastreo de contactos es otra herramienta que se está considerando en Insight. Lequin dice que la empresa está estudiando la posibilidad de que los empleados instalen una aplicación en su teléfono para rastrear sus movimientos en relación con otras personas, o de integrar un chip RFID en las tarjetas de los empleados para determinar la proximidad a las personas. El diablo está en los detalles; pedir a los empleados que instalen una aplicación móvil en sus teléfonos para rastrear sus movimientos puede ser intrusivo. ¿Una insignia habilitada para IoT? Tal vez menos.

«Si yo fuera a trabajar en la misma instalación y contrajera el virus, sería valioso para RRHH saber con qué compañeros de trabajo entré en contacto antes del diagnóstico para entender quién más podría estar en riesgo», indica Lequin.

Registrarse en la oficina, desde casa
La mayoría de las empresas simplemente están lidiando con cómo dar la bienvenida a los empleados. Okta utiliza un software móvil que permite a los empleados notificar a la empresa antes de entrar en el trabajo, comente Armen Vartanian, vicepresidente senior del negocio de servicios globales para el lugar de trabajo del fabricante de software de entrada única. La empresa solo admitirá al 30% de los dos mil empleados que normalmente trabajan en su oficina de San Francisco durante cualquier día de trabajo. El software, de la startup Envoy, permite a los empleados «registrarse» virtualmente la noche antes de que planeen entrar, y está personalizado para limitar la capacidad a 600 personas.

«No vamos a abrir oficinas con la capacidad que teníamos antes hasta que haya un tratamiento eficaz para COVID-19», anota Vartanian, y añade que Okta está adoptando un enfoque gradual para la apertura de oficinas basado en las normas que rigen cada mercado.

Entre los empleados que tienen más probabilidades de llegar a la oficina se encuentran aquellos que necesitan tener reuniones cara a cara, o cuyas situaciones de trabajo desde casa lo dictan. Los que se registren mediante el software de Envoy, responderán a un breve cuestionario para ayudar a detectar posibles enfermedades. Okta está llevando a cabo controles de temperatura de los empleados al entrar.

Dentro de la oficina, los escritorios de los empleados de Okta han sido reconfigurados para asegurar que los empleados están físicamente distanciados por los dos metros recomendados y las superficies dentro de las instalaciones están siendo regularmente desinfectadas, añade Vartanian. La empresa también está limitando a dos el número de personas permitidas en cada viaje en ascensor.

Okta también está evaluando el rastreo de contactos, que según Vartanian podría ayudar a mantener a los empleados a salvo. Pero Okta aún está considerando cómo será la implementación y el flujo del proceso con respecto al «seguimiento y localización» de los trabajadores a través de los teléfonos inteligentes. El enviado puede proporcionar algunas de estas capacidades sin ser «demasiado oneroso» para los empleados», indica Vartanian.

Por qué puede que no haya vuelta atrás
La pandemia también ha obligado a las organizaciones a replantearse si realmente necesitan volver a los procedimientos y protocolos previos a la pandemia.

Schneider Electric, por ejemplo, se está replanteando la importancia de ofrecer visitas in situ a sus instalaciones de fabricación, que ofrecía regularmente antes de que el coronavirus paralizara los viajes en avión. La empresa está intensificando las visitas virtuales de sus sistemas de ejecución de la fabricación en sus instalaciones de San Luis y Lexington, comenta Luke Durcan, director de la empresa EcoStruxure. Desde el brote de COVID-19, solo se ha permitido al personal esencial entrar en el edificio para operar y mantener los robots industriales, los controladores lógicos programables y otros sistemas, que construyen tableros de distribución que alimentan las puertas de los garajes, los interruptores de seguridad y otros sistemas eléctricos.

El personal de ventas de Schneider, equipado con auriculares con cancelación de ruido y un iPhone posado en un cardán, camina por la planta de fabricación, explicando cómo funcionan los diversos componentes a través de la aplicación de conferencias de Teams de Microsoft. Los participantes, que pueden ser hasta 12 por tour, hacen preguntas en cualquier etapa.

En mayo, Durcan llevó a cabo dos visitas virtuales en 10 días, aunque espera que Schneider pueda ofrecer hasta seis u ocho por mes. La visita virtual no puede replicar algunas experiencias. Por ejemplo, los clientes potenciales se pierden las visitas que son una parte popular del discurso de Schneider, como visitar los famosos alambiques de whisky de Kentucky.

Okta, mientras tanto, se ha embarcado en su propio viaje «dinámico» al lugar de trabajo, en el que más empleados pueden trabajar permanentemente desde casa, afirma Vartanian. La empresa ha construido una tienda especial de comercio electrónico de la FMH en la que los empleados pueden pedir muebles ergonómicos, como escritorios ajustables de pie, cámaras web, monitores, teclados y otros equipos para permitir un entorno de trabajo óptimo desde casa.

«Hemos dicho a los empleados que piensen en Okta como una empresa de primera línea», señala Vartanian, añadiendo que los resultados de productividad de los empleados se han disparado desde la reubicación de la FMH. «No hay mucha prisa por permitir que la gente vuelva a la oficina».

Clint Boulton, CIO,com