Cómo utilizar las nuevas funciones para el negocio de Slack

0
10

Slack ha lanzado una serie de funciones durante estos últimos meses para simplificar el trabajo en equipo remoto. Estas nuevas opciones permiten integrarse más fácilmente con las herramientas de calendario existentes, automatizar tareas de rutina, monitorear conversaciones en un dispositivo móvil y más.

A continuación, presentamos algunas de las nuevas mejoras de trabajo favoritas y cómo usarlas. Funcionarán con cualquier plan pagado, aunque en algunos casos se necesitarán privilegios de administrador o permiso del administrador de su espacio de trabajo.

Reciba notificaciones en dispositivos móviles y PC simultáneamente
Cuando una persona trabaja de forma remota o simplemente se aleja de su escritorio, puede ser útil recibir notificaciones en el dispositivo móvil y en la aplicación de escritorio de Slack al mismo tiempo. Sin tener que anunciar que está ausente, puede estirar las piernas y seguir recibiendo mensajes importantes, lo que le permite tomar descansos inesperados con más frecuencia.

En la aplicación de escritorio de Slack, haga clic en el nombre de su espacio de trabajo. Elija Preferencias > Notificaciones. Desplácese hasta la parte final del menú. Debajo de «Cuando no estoy activo en el escritorio…” elija inmediatamente, incluso si estoy activo.

Perfecto para descansos cortos, ahora puede recibir notificaciones en su dispositivo móvil mientras aún está activo en su aplicación de escritorio.

Agregue hipervínculos a los mensajes
Ahora puede reforzar los mensajes que envía a sus colegas utilizando un texto con hipervínculo en lugar de la URL completa. Simplemente seleccione la(s) palabra(s) que desea vincular y haga clic en el ícono del enlace en la barra de herramientas de formato debajo del mensaje, o use ?-Shift-U (Mac) o Ctrl-Shift-U (PC).

Utilice el menú de accesos directos para realizar acciones rápidamente
Los atajos de Slack permiten acceder rápidamente a tareas frecuentes, como iniciar una llamada o configurar un recordatorio. También se pueden integrar con aplicaciones de terceros, como Doodle Bot, para encontrar rápidamente los horarios disponibles para reunirse; o Polly, para realizar una encuesta rápida de una idea nueva.

Desde cualquier mensaje, haga clic en el ícono del rayo y seleccione un atajo para activarlo.

Acelere las tareas frecuentes con el menú de Accesos directos.
También puede agregar accesos directos desde otras aplicaciones usando el mismo menú. En «Agregar accesos directos desde aplicaciones”, seleccione para obtener más aplicaciones con accesos directos y elija una opción. Será dirigido al sitio de Slack para leer más sobre la aplicación y verá un botón; haga clic en Agregar a Slack para finalizar la integración. (Si no tiene permisos de administrador para su espacio de trabajo, verá un formulario que le permite pedirle a su administrador que revise y agregue la aplicación).

Es fácil encontrar aplicaciones que se integran con el nuevo menú de Accesos directos de Slack.

Otorgue acceso a todos los miembros del espacio de trabajo al calendario de Outlook o al calendario de Google
Conectar Slack y su calendario le permite sincronizar Outlook Calendar o Google Calendar, de modo que puede, por ejemplo, crear eventos en Slack, recibir notificaciones en Slack cuando una llamada está a punto de comenzar o permitir que su calendario establezca de manera automática su estado de Slack para mostrar que se encuentra en una reunión.

Las aplicaciones Outlook Calendar y Google Calendar pueden ayudar a los usuarios a estar al tanto de su día desde Slack.

Anteriormente, un usuario del espacio de trabajo instalaba la aplicación de Outlook Calendar o Google Calendar, y luego cada usuario tenía que conectar su propia cuenta de Office 365/Microsoft 365 o G Suite a la aplicación en Slack. Pero ahora los propietarios y administradores del espacio de trabajo de Slack pueden otorgarle acceso a una aplicación de calendario a todos los miembros del equipo que comparten su dominio de correo electrónico. Sin embargo, hay un problema. Necesitará privilegios de administrador para que su cuenta de Office 365 o G Suite permita que Slack acceda a los calendarios de sus usuarios o, de lo contrario, deberá pedirle al administrador de su oficina que conceda el acceso a Slack desde G Suite o Outlook.

Slack proporciona instrucciones completas en su sitio para autenticar a todos los miembros del espacio de trabajo de Slack que comparten un dominio de correo electrónico tanto para Outlook como para Google Calendar. Los pasos básicos son instalar la aplicación de calendario en su espacio de trabajo, agregar su dominio, otorgar acceso a Slack desde Office 365/Microsoft 365 o G Suite, verificar su dominio y, para los clientes de Enterprise Grid, seleccionar uno o más espacios de trabajo de Slack para autenticarse.

Otorgar acceso a las aplicaciones de calendario a todos los usuarios del espacio de trabajo requiere privilegios de administrador de Office 365/Microsoft 365 o G Suite.

Una vez que se haya realizado la autenticación, todas las cuentas de Slack con una dirección de correo electrónico bajo su dominio se conectarán automáticamente a la aplicación de calendario. Los miembros del espacio de trabajo recibirán notificaciones con avisos sobre la disponibilidad de la aplicación Outlook o Google Calendar y les pedirán que habiliten la sincronización y establezcan preferencias de notificación.

Comparta un canal con múltiples socios externos
Si desea utilizar Slack para comunicarse con personas y empresas fuera de su organización, cree un canal separado y compártalo externamente. Slack ha permitido durante mucho tiempo que sus clientes con suscripciones pagadas creen canales que se pueden compartir con otra organización, pero en junio introdujo una versión avanzada de la función llamada Slack Connect que ofrece la posibilidad de compartir un canal con hasta 19 socios adicionales. Esto puede ayudar en la colaboración de proyectos donde existen múltiples partes interesadas, como cuando participan varias empresas contratistas y subcontratistas.

Empiece por crear un nuevo canal. En el panel de navegación a la izquierda en Slack, haga clic en + junto a «Canales”. Seleccione Crear un canal. Nombre el canal, ingrese una breve descripción y señale si desea que el canal sea privado. (Con un canal privado, cada miembro individual debe ser invitado a unirse; mientras que cualquier miembro de cualquier organización miembro puede acceder a un canal público). Seleccione Compartir fuera de [nombre de su espacio de trabajo] y luego Siguiente. Ingrese las direcciones de correo electrónico de trabajo de sus invitados, separadas por comas, y presione Listo.

Ahora puede compartir canales con hasta 19 organizaciones adicionales.

La invitación es enviada a los destinatarios, quienes deben aceptarla para poder unirse al canal. Una vez aceptada, la invitación debe ser aprobada por un administrador de su organización y, en algunos casos, también por un administrador de la organización de la persona invitada. Las invitaciones caducan a los siete días, por lo que deben ser aprobadas y aceptadas dentro de ese plazo.

Aproveche las mejoras de Workflow Builder
Workflow Builder de Slack le permite automatizar tareas repetitivas como informes de progreso, reuniones diarias o dar la bienvenida automáticamente a un nuevo empleado cuando se incorpora. Los flujos de trabajo pueden basarse en una plantilla o crearse a medida, sin codificación, para reducir la cantidad de tiempo que uno pasa en Slack recopilando manualmente comentarios u otra información de sus compañeros de trabajo de forma rutinaria.

Presentado el año pasado, Workflow Builder ha recibido una serie de mejoras este año que facilitan el uso de la herramienta. Por ejemplo, anteriormente se tenía que usar marcado para formatear los mensajes en los flujos de trabajo. Ahora, la empresa proporciona una forma de utilizar el formato automático para hacer que sus mensajes se pongan en negrita, cursiva o tachado, o para mostrar líneas de código. Para hacerlo, puede usar la barra de herramientas de formato o los atajos de teclado estándar como ?-I o Ctrl-I para cursiva. La empresa también mejoró la función «Fecha y hora programadas” de Workflow Builder para que pueda iniciar flujos de trabajo en momentos específicos o de forma recurrente.

Slack también agregó nuevas plantillas enfocadas en el trabajo remoto, incluyendo una que se llama «Manténgase saludable mientras trabaja desde casa”, que le recuerda a usted y a su equipo que tomen descansos programados, que hagan ejercicio o simplemente que se relajen. Para agregar esta personalización, selecciónela de estas plantillas y haga clic en Descargar ejemplo. Se descargará el archivo llamado healthy_reminders.json.

En Slack, haga clic en el nombre de su espacio de trabajo y luego en Herramientas > Workflow Builder. Presione el botón Importar en la parte superior derecha y luego siga las instrucciones para proceder con la instalación. Puede editar la hora, fecha, frecuencia y el mensaje, y luego, cuando esté listo para darles el empujón a sus compañeros de trabajo de manera automática, pulse Publicar.

Una de las plantillas de Workflow Builder de Slack ayuda a recordarles a sus compañeros de trabajo que se mantengan saludables y tomen descansos.

Agregue un paquete de emojis de trabajo remoto
Durante algún tiempo, Slack ha ofrecido la posibilidad de crear emojis personalizados específicos para su empresa o equipo. Como un guiño al teletrabajo en un mundo COVID, la compañía lanzó recientemente un nuevo conjunto de emojis relacionados con el trabajo desde el hogar, para que pueda mostrarles rápidamente a sus colegas que está paseando al perro, ayudando a los niños o que simplemente necesita concentrarse y no quiere que lo distraigan.

Una de las plantillas de Workflow Builder de Slack ayuda a recordarles a sus compañeros de trabajo que se mantengan saludables y tomen descansos.

Desde cualquier mensaje en Slack, haga clic en el ícono de Emoji y luego en el botón Agregar Emoji en la parte inferior de la ventana de emoji. Busque el paquete de trabajo remoto y haga clic en Agregar paquete. La compañía señala que pronto lanzará nuevas colecciones prefabricadas.

Paul Heltzel, Computerworld.com