10 consejos para modernizar los sistemas de TI heredados

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Los extraordinarios acontecimientos de este año han acentuado la necesidad de un entorno tecnológico moderno lo suficientemente ágil y receptivo como para satisfacer las dinámicas empresariales en rápida evolución, tanto si se trata de oportunidades de ingresos emergentes como de mandatos de trabajo desde casa.

Y eso significa tener un plan estratégico para modernizar las aplicaciones heredadas.

«Deshacerse del legado es un tema perenne, pero ahora más que nunca la modernización es un tema de primer orden», señala Diane Carco, presidente y CEO de la empresa de consultoría de gestión Swingtide y ex CIO.

Según The State of Modern Applications in the Enterprise, un informe del 2020 publicado por el proveedor de soluciones en la nube Ahead, los CIOs ven la modernización como algo crítico para entregar software de mejor calidad más rápido, ejecutar TI con más controles y conocimientos, integrar más seguridad y satisfacer más rápidamente las necesidades de la empresa.

De acuerdo con el informe The State of IT Modernization 2020 de IDG y la empresa de tecnología Insight, TI tiene mucho trabajo por delante para lograr esos objetivos, ya que el 26% de las organizaciones están solamente en las etapas iniciales de la modernización de TI, mientras que el 19% solo ha hecho progresos moderados.

Para avanzar en su iniciativa de modernización, Carco y otros tecnólogos líderes aconsejan tener en cuenta los siguientes 10 consejos.

1. Saber lo que tiene
Un inventario exacto de todas las tecnologías que funcionan en una organización y los procesos empresariales a los que dan soporte, es esencial para construir una estrategia de modernización exitosa. Suena obvio, sin embargo, los consultores y analistas dicen que muchos CIOs no tienen una cuenta completa de todos sus sistemas de TI y el trabajo que estos realizan.

«Sin eso, gastará mucho dinero y tendrá muy poco que mostrar al final del día», anota Thomas Klinect, director senior y analista de la firma de investigación y asesoría tecnológica Gartner, y añade que incluso los CIOs que han catalogado adecuadamente sus sistemas de TI, a menudo calculan mal la naturaleza interconectada de los procesos de negocio que realizan. «Los CIOs deben entender todo el flujo de datos desde la cuna a hasta la sepultura».

Klinect recomienda que TI invierta primero en herramientas de análisis de la complejidad de la empresa para comprender cómo fluyen los datos a través de la organización, y que luego construya una estrategia de modernización basada en el análisis. «Esa es realmente la clave, eso es lo que reduce el riesgo de fracaso», añade.

2. Priorizar los proyectos en función del valor comercial
La mayoría de los líderes de TI de las empresas se enfrentan a una larga lista de sistemas que necesitan ser actualizados. ¿Por dónde empezar? Los expertos aconsejan priorizar con base en el valor potencial devuelto a la empresa.

Shoma Chakravarty, vicepresidenta de arquitectura empresarial de Verizon, dice que su empresa incluye la estrategia empresarial general en su hoja de ruta de TI, así como en sus planes de modernización. Ese enfoque ha ayudado a Verizon a identificar qué sistemas no se ajustan a las necesidades de la empresa en cuanto a agilidad, elasticidad y fiabilidad.

Chakravarty añade que la empresa utiliza esa información para priorizar los sistemas que ofrecerán ganancias tangibles para el negocio cuando sea modernizado, mientras que deja para más adelante sistemas que tal vez son más antiguos, pero que no crean resistencia en el negocio. Asimismo, señala la decisión de TI de dar prioridad a las actualizaciones de sus tecnologías UI/UX, argumentando que ese trabajo se alinea con los esfuerzos de la empresa para ofrecer una sólida experiencia al usuario, aunque las propias tecnologías UI/UX no sean las más antiguas de la cartera de TI.

3. Calcular el costo total de la propiedad
Identificar los posibles beneficios es solo una parte del cálculo financiero, señala Carco, explicando que los CIOs deben calcular el costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) de los sistemas heredados, y utilizar esa cifra para ayudar a establecer prioridades.

«A veces la gente solo mira una aplicación y piensa que porque está en el servidor es mala o es vieja, así que es mala. La mayoría lo son, pero aun así deberían entender el costo total», añade Carco.

Ha trabajado con organizaciones que determinaron el TCO de un sistema heredado teniendo en cuenta los costos asociados a los riesgos que presenta y a las necesidades de apoyo, y lo encontraron tan bajo que la modernización del sistema cayó en la lista de prioridades. Por otra parte, una empresa con la que trabajó Carco calculó el TCO de un sistema financiero heredado utilizado para una sola función en 150 mil dólares anuales. Esa cifra hizo que el dueño del negocio apoyara una iniciativa de modernización.

4. Crear una hoja de ruta de modernización respaldada por la empresa
En este sentido, Michael Spires, director de The Hackett Group, una empresa de gestión de servicios informáticos, aconseja a los CIOs que utilicen sus análisis para elaborar una hoja de ruta de modernización que sus homólogos empresariales respaldarán.

Por ejemplo, enmarque los proyectos de modernización y los costos asociados en términos de depreciación, tal como lo hacen los equipos de operaciones para sus inversiones, una medida que ayuda al departamento de finanzas y a los líderes empresariales con visión financiera a comprender el valor de la tecnología programada para las actualizaciones. También exponga los beneficios empresariales específicos, tales como un tiempo de comercialización más rápido o capacidades adicionales para los clientes, que la modernización proporcionará.

«Tiene que ser capaz de articular la razón empresarial para ello, porque la modernización por la modernización es una propuesta perdedora para los CIOs», sostiene. «Así que concéntrense en los resultados de negocio que están impulsando, y si el mercado cambia, tendrá la capacidad de cambiar la secuencia de los proyectos y ajustar la hoja de ruta».

5. Adoptar un enfoque incremental
La modernización no siempre es un proceso de romper y reemplazar, ni tampoco debe ser siempre una tarea desalentadora. En cambio, puede ser incremental, comenta la CIO de Citrix, Meerah Rajavel.

«A menudo se presenta como una gran roca que hay que mover, como la idea de una modernización de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Puede parecer muy desalentador, porque no es como mover piedritas, sino montañas. Así que piense en grande, pero hágalo en incrementos», agrega Rajavel. «Si intenta mover la montaña, no va a saber todo lo que necesita saber para moverla cuando empiece. Es una meta imposible y hay muchos riesgos. La ejecución tiene que ser iterativa, y cuando lo es, el negocio obtiene valor en el camino».

Señala que el trabajo de su equipo fue el que modernizó la plataforma de ventas de la compañía, que necesitaba ser modernizada mientras seguía funcionando para apoyar el negocio. Trabajó con los líderes de ventas y marketing para determinar sus prioridades, y luego elaboró una estrategia sobre cómo entregarlas primero, mientras determinaba los siguientes pasos en el camino hacia una plataforma totalmente modernizada.

6. La eliminación es una opción viable
Modernizar no siempre significa actualizar, también puede significar eliminar.

Carco señala que ha trabajado con múltiples empresas que han acumulado sistemas con capacidades superpuestas, ya sea debido a fusiones corporativas, a unidades de negocio que han comprado sus propias tecnologías favoritas, o al temor de tener un solo proveedor para manejar numerosas funciones comerciales críticas.

«TI a veces siente que la empresa pidió algo, así que tiene que entregarlo y mantenerlo. TI debe estar lo suficientemente capacitada para preguntarle al negocio: «¿Esto sigue dando un valor mayor que los costos?», señala Carco.

Las empresas que hacen de la eliminación y la consolidación una rama de su programa de modernización descubren que están reduciendo la complejidad, así como ahorrando recursos, añade Carco. Ese dinero y el tiempo de los trabajadores pueden ser reinvertidos en otros proyectos de modernización o innovación.

7. No engañar a la gobernanza
A medida que las empresas se modernizan con el paso a los microservicios, los desarrolladores pueden elegir las tecnologías y herramientas que creen que son mejores para los problemas particulares que están resolviendo y los servicios que están entregando.

«Pero si tiene docenas, cientos o miles de microservicios, y cada uno de ellos utiliza su propia mezcla de tecnologías, su infraestructura de TI puede descontrolarse», comenta el veterano en tecnología Patrick Walsh, que ahora es vicepresidente senior de capacitación y tecnología de SkillStorm, una empresa de desarrollo de personal de TI.

Walsh no descarta las ventajas que conlleva una arquitectura políglota, pero sí recomienda que venga acompañada de cierta gobernanza, en la que haya, por ejemplo, un proceso de selección de las tecnologías necesarias para cada servicio, de modo que el entorno no se vuelva difícil de manejar y problemático de soportar. «No debería ser una batalla campal”, añade.

8. Ser selectivo con los microservicios
Walsh dice que muchos tecnólogos recurren inmediatamente a los microservicios cuando comienzan un proyecto de modernización, pensando que este enfoque será una solución milagrosa. Los microservicios funcionan bien en muchos casos, pero en otros pueden crear más problemas y complejidad que beneficios.

«Los microservicios no son la solución para todo», señala Walsh.

Los microservicios requieren un entorno de ejecución complejo y un programa de desarrollo maduro, ambos en su lugar, anota Patrick, señalando que los microservicios entregan el mayor valor cuando son compartidos por funciones superpuestas.

Así, una organización cuya iniciativa de modernización descompone una aplicación en cientos -o incluso miles- de microservicios sin el entorno y los procesos adecuados en su lugar. se verá envuelta en complejidades que no podrá gestionar o escalar. Sería más beneficioso en tales casos permanecer con una pieza más grande y bien diseñada de software moderno que sea más fácil de soportar, comenta Walsh.

9. Adelantarse
Aunque Rajavel de Citrix apoya un enfoque incremental, no cree que todos los proyectos de modernización tengan que seguir los avances tecnológicos paso a paso. Al contrario, los CIOs deberían pensar en saltarse una generación. Cita como ejemplo la forma en que muchos países en desarrollo manejaron sus proyectos de telecomunicaciones en las últimas décadas, saltándose la expansión de las tecnologías de línea fija, e invirtiendo en la última generación de infraestructura móvil. Rajavel descubre que como CIO puede aportar un valor múltiple a la empresa al encontrar proyectos de modernización en los que puede saltarse una generación de tecnología e ir directamente a la vanguardia.

10. Adoptar un enfoque basado en el producto
Las organizaciones deben dejar de pensar en una iniciativa de modernización como un proyecto con una fecha de inicio y fin, y más como un producto en el que siempre hay espacio para más trabajo.

Ese es el enfoque que Chakravarty dice que adopta en Verizon. Ella piensa en la modernización como un ejercicio de mejora continua y construye su estrategia teniendo eso en cuenta.

«La modernización no es un punto en el tiempo, no es un esfuerzo puntual, es continuo», comenta Chakravarty. «La tecnología se mueve tan rápido, que incluso lo que construimos ayer se tendrá que modernizar en un futuro próximo».

Mary K. Pratt CIO.com – CIOperu.pe

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