Lecciones del COVID: Prepare su infraestructura de TI para el futuro

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En el año 2020 los ejecutivos de TI han tenido que hacer frente a importantes trastornos, y muchos aún no están seguros de cómo será TI al otro lado de la crisis sanitaria mundial.

Además de apoyar las iniciativas de trabajo desde casa, desplegar iniciativas digitales y satisfacer las crecientes demandas del comercio electrónico, los CIOs deben procesar los últimos meses para determinar qué proyectos deben asumir para asegurar que su infraestructura de TI esté donde debe estar para satisfacer las necesidades de un futuro rápidamente cambiante.

Esto significa aprovechar las lecciones aprendidas de esta prueba de estrés de la vida real sobre los tipos de interrupciones que la TI podría soportar en el futuro, y la necesidad de resistencia y flexibilidad para superarlas.

Aquí, los líderes de TI comparten cómo están trabajando para que la infraestructura de sus organizaciones esté preparada para un mundo post-pandémico.

Apoyar el trabajo remoto a largo plazo -y adoptar la automatización
La empresa de transporte y logística H&M Bay se está preparando para un futuro empresarial en el que los empleados podrían tener que trabajar a distancia en un momento dado.

Lo hace basándose en las inversiones en TI que la compañía comenzó a hacer en el 2019, según John Walker, director de TI de la empresa. El año pasado, H&M Bay comenzó a migrar a una plataforma Citrix Gateway, que consolida la infraestructura de acceso remoto para proporcionar un único inicio de sesión en todas las aplicaciones, permitiendo a los usuarios acceder a cualquier aplicación desde cualquier dispositivo.

Debido a la pandemia, H&M invirtió más dinero y recursos en el cambio a Citrix Gateway para permitir a los empleados trabajar de forma remota con escritorios idénticos a los de la oficina, utilizando clientes ligeros conectados a través de las conexiones de Internet de sus casas.

Esto, junto con el uso de teléfonos de voz sobre IP (VoIP), «nos salvó cuando se nos impuso el trabajo desde casa sin previo aviso», señala Walker.

La administración de TI y de negocios de muchas empresas asumió que el acceso remoto para todos no sería un problema, añade, pero no entendieron las limitaciones de las redes privadas virtuales (VPN) diseñadas para un puñado de personas.

H&M Bay está ampliando su programa de trabajo a distancia para ofrecer a los empleados la posibilidad de imprimir y escanear documentos también desde casa. Para ello, está utilizando un sistema de gestión de transporte (TMS) hecho a medida.

«Las áreas en las que nos estamos centrando ahora son aquellas que requieren contacto humano; abrir el correo, escanear en las colas de trabajo», anota Walker. «Con esa última pieza en su lugar estaremos mejor preparados para la próxima orden de aislamiento en casa en Maryland si llega este otoño [septentrional]».

La automatización es otra área de enfoque para la compañía en el negocio post-pandémico. Por ejemplo, H&M Bay ha implementado plataformas de automatización de muelles en tres de sus instalaciones de cross-docking.

Aunque las operaciones de despacho ya están altamente automatizadas, H&M seguía descargando y cargando los camiones de reparto utilizando registros en papel para el seguimiento del inventario. Ahora, cuando los camiones se descargan en los muelles, los palés de productos se etiquetan con códigos de barras impresos a través de una aplicación web.

«Entonces cargar los camiones es una simple cuestión de escanear las paletas mientras se cargan», comenta Walker. «Esto asegura que no pongamos una paleta en el camión equivocado o dejemos una paleta en el muelle. Esto ha acelerado el proceso de cross-docking en estos tres muelles y ha reducido las horas que los trabajadores están allí».

La tecnología también permite a la compañía minimizar la necesidad de que los empleados del muelle trabajen cerca unos de otros para hacer preguntas o colaborar cara a cara. De esta manera, la tecnología ayuda a prevenir la posible propagación de un coronavirus mientras añade eficiencia al proceso.

Pasando a la hiperconvergencia -y reforzando la seguridad
El Hospital General de Artesia está lanzando múltiples proyectos informáticos diseñados para preparar a la organización para futuros desafíos.

Uno de ellos es una nueva infraestructura hiperconvergente que permite a la organización responder rápidamente a los cambios en la demanda de almacenamiento y potencia de computación. El equipo de TI de Artesia puede ahora poner en marcha nuevos escritorios virtuales y responder a la demanda de recursos en cuestión de minutos, comenta el director de informática, Eric Jimenez.

«Mientras escucho a otros departamentos de TI de hospitales rurales luchar contra la pandemia, pudimos empezar a planificar nuestro futuro», anota Jimenez.

Otra iniciativa es un nuevo sistema de registro diseñado para mejorar la experiencia de los pacientes, aumentar la eficiencia e impulsar los ingresos. El proceso de registro ha sido el mismo durante años, añade Jimenez. El día de las citas de los pacientes, éstos se presentaban con 15 a 30 minutos de antelación para rellenar el papeleo.

«Este proceso es un dolor para todos, desde el paciente hasta el personal de la oficina principal», comenta Jimenez. «Si los datos introducidos no son correctos, puede llevar a problemas por una mala facturación y una mala experiencia del paciente en general».

Al desplegar la tecnología de Interlace Health, el departamento de TI virtualizará el proceso de registro para permitir que los pacientes llenen y envíen papeles y documentación, como imágenes de licencias de conducir y tarjetas de seguro, antes de sus visitas.

Con el nuevo sistema en línea, que se espera que esté disponible a mediados de noviembre, los formularios se generan y gestionan electrónicamente y se integran plenamente con los registros sanitarios electrónicos (EHR). La información del paciente del EHR llena automáticamente los formularios de registro, por lo que los pacientes que regresan solo necesitan verificar y actualizar su información.

La nueva tecnología promueve el registro de pacientes sin contacto, señala Jiménez, y se espera que ayude a acelerar los ingresos de la compañía. «El nuevo proceso le pedirá al paciente su copago y/o saldo pendiente antes de que llegue», agrega. «El proceso de registro virtual será una gran mejora para ayudar a nuestro personal y a los pacientes en el futuro».

La ciberseguridad es otro punto clave para el Hospital General de Artesia. «La protección de los datos de los pacientes es importante para el cuidado de los mismos», sostiene Jiménez. «La confidencialidad, integridad y disponibilidad [CIA] son los principios rectores» del programa de seguridad de la información del proveedor de atención médica.

Artesia ha hecho grandes inversiones en tecnología de seguridad para protegerse a sí misma y a los datos de los pacientes. Por ejemplo, ha implementado un producto de Darktrace que utiliza la inteligencia artificial para ayudar a combatir el crimen cibernético. La plataforma, «modelada en el sistema inmunológico humano», según la empresa, es una tecnología de autoaprendizaje que detecta en una fase temprana los nuevos ataques y las amenazas internas.

Artesia también está renovando su plataforma de seguridad de la red invirtiendo en la Arquitectura de Red Digital (ADN) de Cisco. «El departamento de TI pasa horas e incluso días configurando y proporcionando la gestión de nuestra red», señala Jiménez. «Cisco DNA nos permitirá automatizar tareas repetitivas, controlar el acceso de los usuarios, acelerar la respuesta a los incidentes y detener las amenazas».

La plataforma ayudará a prevenir los incidentes de seguridad al permitir que TI segmente la red para que los usuarios no autorizados no puedan acceder a datos sensibles y aplicaciones críticas. Gracias al sistema, los usuarios finales ya no necesitan ponerse en contacto con TI para obtener acceso a la red desde lugares remotos como el hogar, porque TI puede crear políticas granulares basadas en la identidad del usuario.

«Cuando un médico accede a la información de un paciente a través de una computadora en la red, se le concederá acceso», señala Jiménez. «Cuando el mismo médico intenta acceder a los datos desde su casa en su computadora personal, revisaría la computadora para asegurarse de que cumple con las normas de seguridad de la empresa. Si la computadora no lo está, el médico tiene la opción de trasladar las normas de seguridad de la empresa a la computadora, o renunciar a acceder a los datos».

Al automatizar el proceso, Artesia puede ahorrarle a los médicos y otros empleados horas de teléfono con TI.

Cambiando los procesos clave de negocio a la nube
Diebold Nixdorf, un proveedor de tecnología financiera y de venta al por menor, comenzó un esfuerzo para transformar sus procesos a través de la nube en el 2019, con el objetivo principal de modernizar las aplicaciones empresariales para mejorar la eficiencia y ofrecer mejores servicios a los clientes y empleados.

La empresa está acelerando enormemente el esfuerzo este año, mientras se prepara para un mundo post-pandémico. La iniciativa «ayudará a nuestra empresa a racionalizar una gran cantidad de aplicaciones heredadas construidas a lo largo de los años, a migrar las cargas de trabajo a la nube y a maximizar la colaboración», comenta Julian Sparkes, vicepresidente senior y director digital.

Trabajando con la empresa de servicios y consultoría de TI, Accenture, Diebold Nixdorf se está centrando en cuatro áreas interconectadas a medida que traslada las aplicaciones empresariales a Oracle Cloud: planificación de recursos empresariales (ERP); gestión del rendimiento empresarial (EPM); configuración, precio, cotización (CPQ); y gestión del capital humano (HCM).

Con el ERP, la empresa consolidará las aplicaciones de múltiples sistemas superpuestos en una plataforma basada en la nube, incluyendo la contabilidad, la gestión financiera, la gestión de proyectos, la gestión de pedidos, las operaciones de la cadena de suministro y las adquisiciones.

También se están pasando a la nube la EPM, que ayuda a planificar, presupuestar, pronosticar e informar sobre el rendimiento empresarial, así como a consolidar y finalizar los resultados financieros; la CPQ, que racionaliza procesos como la selección de productos, la configuración, la fijación de precios, las cotizaciones, el análisis de márgenes y la aprobación y presentación de pedidos; y la HCM, que conecta todos los procesos de recursos humanos, incluida la gestión del talento, la gestión de la fuerza de trabajo y la nómina, con la ERP/EPM.

La iniciativa EPM se puso en marcha a principios de septiembre, y el proceso de presupuestación 2021 de Diebold Nixdorf se completará utilizando la aplicación EPM basada en la nube. «Esto nos ofrecerá más automatización e informes generados por el sistema, lo que ayudará a impulsar la productividad y nos permitirá realizar más análisis para obtener una visión más rápida de los negocios», anota Sparkes.

En general, la compañía espera ver alrededor de 50 millones de dólares de ahorros.

Bob Violino CIO.com