6 consejos para administrar el presupuesto de su proyecto

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Los excesos presupuestarios siempre han sido una prueba de fuego para el éxito o el fracaso de un proyecto. En el 2020, la pandemia de COVID-19 hizo que mantenerse dentro del presupuesto se convirtiera en una pesadilla mayor, sometiendo a las empresas más exitosas y los mejores gerentes de proyectos a la prueba definitiva de administrar con prudencia los recursos financieros durante una incertidumbre masiva.

Muchas partes interesadas han tenido que volver a examinar sus prioridades cambiantes, sus presupuestos y la definición de éxito o fracaso del proyecto. La incertidumbre global ahora alimenta la creciente presión para que los líderes de proyectos y sus equipos cambien su estrategia presupuestaria y la ejecución del proyecto. Como tal, la gestión presupuestaria eficaz es un área principal de enfoque para los directores de proyectos que valoran sus carreras.

A continuación, se presentan seis estrategias para mantener el control del presupuesto de su proyecto durante momentos de alta incertidumbre antes de que sucumba a enormes sobrecostos.

Comprender las verdaderas necesidades y deseos de las partes interesadas
A menudo, lo que las partes interesadas afirman querer o requerir de un proyecto, no es tan simple como puede parecer desde el principio. Esto puede llevar a metas y expectativas no identificadas en ambos lados de la mesa. Suponga que un gerente de proyecto, patrocinadores, miembros del equipo y proveedores no tienen una comprensión sólida de los verdaderos deseos de las partes interesadas. En ese caso, es casi imposible identificar cuáles son los requisitos para el proyecto. Asegúrese de dedicar todo el tiempo que sea necesario para obtener una comprensión más profunda de lo que esperan las partes interesadas. En última instancia, todo, incluido el presupuesto, está definido por las expectativas de las partes interesadas, los entregables y otros requisitos. Por lo tanto, el primer paso para un presupuesto de proyecto administrado de manera efectiva es garantizar que los requisitos del proyecto se identifiquen, documenten y confirmen con precisión con todas las partes interesadas -y que estos se comuniquen a todas las partes involucradas. Este paso crucial debe completarse antes de que se establezcan los presupuestos. Muchos proyectos se han iniciado en torno a las necesidades, pero se han ejecutado en torno a los deseos, poniendo automáticamente los proyectos en riesgo de sobrecostos presupuestarios que dejan a todos decepcionados.

Reconocer cuando las circunstancias han cambiado
Cuando llegue el momento de estimar los costos, sea realista -deje espacio para cambios imprevistos. Cuando las circunstancias cambien, asegúrese de obtener información de todas las partes interesadas correspondientes. Más importante aún, incorpore contingencias. Este paso es fundamental, como descubrieron la mayoría de las empresas durante la pandemia. Muchos factores fuera de su control pueden afectar su presupuesto, incluidos los precios de los suministros, los recursos, la mano de obra, la financiación, la escasez de productos/servicios, los cambios de divisas, etc.

Después de la COVID-19, el precio actual de muchos productos o servicios esenciales es mucho más alto que al inicio de la mayoría de los proyectos. Asegúrese de que los proveedores puedan cumplir sus promesas y prepare un plan de backup. Obtener aportes de otras partes interesadas y examinar a los proveedores y vendedores puede ser de gran ayuda para establecer un presupuesto más realista que se pueda cumplir, incluso cuando hay circunstancias imprevistas que afectan los costos.

He visto a muchos gerentes de proyectos ser tomados por sorpresa con costos crecientes, proveedores que no podían cumplir con las obligaciones cotizadas u otros problemas. Planifique las sorpresas para estar preparado.

Mantenga informadas a las partes interesadas
Una vez que se da cuenta de los cambios que podrían afectar sus proyectos y las partes interesadas, es fundamental incluirlos y hacerles saber qué ha cambiado, cómo les afecta a ellos y al resultado del proyecto, y qué se está haciendo para mantenerse lo más cerca posible del presupuesto.

Para tomar decisiones informadas sobre el procedimiento, si no es posible mantener el presupuesto actual del proyecto, las partes interesadas deben conocer la causa raíz de cualquier posible exceso.

Es probable que sea necesario realizar cambios en el alcance. El punto importante aquí es que la incertidumbre en el sentido más amplio, como en el caso de una pandemia, es inevitable, dejando otras decisiones relacionadas con el presupuesto tenga que tomarse de manera oportuna. Las partes interesadas, como los clientes, pueden necesitar decidir si el momento o las circunstancias son adecuados para continuar, aplazar o detener un proyecto por completo.

Identificar y gestionar el cambio con precisión
La gestión del cambio es una de las áreas más subestimadas a la hora de gestionar proyectos. Los especialistas en gestión de proyectos comprenden la importancia de la comunicación y cómo los procesos impactan a las partes interesadas. Algo, que podría parecer un pequeño cambio en cualquier proceso, puede aumentar significativamente los costos y descuadrar los presupuestos.

Los especialistas en gestión del cambio deben trabajar con los equipos de proyectos para identificar, documentar y comunicar las estrategias precisas para hacer frente a los cambios internos y externos que pueden hacer que los costos superen el presupuesto.

Desarrollar KPIs relevantes

No se puede administrar eficazmente el presupuesto de un proyecto sin establecer indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés). Los KPI lo ayudan a determinar cuánto se ha gastado en un proyecto, en qué medida el presupuesto real del proyecto difiere de lo planeado, etc. Estos son solo algunos KPI de proyectos comúnmente conocidos y utilizados que son esenciales para una gestión eficaz del presupuesto del proyecto:

  • Actual cost (AC), o costo real, también conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP, por sus siglas en inglés), muestra cuánto dinero se ha gastado en un proyecto hasta la fecha.
  • Cost variance (CV), o variación de costo, indica si el costo estimado del proyecto está por encima o por debajo de la línea de base establecida.
  • Earned value (EV), o valor ganado, también conocido como costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP, por sus siglas en inglés), muestra el presupuesto aprobado para las actividades del proyecto realizadas hasta un momento determinado.
  • Planned value (PV), o valor planificado, también conocido como el costo presupuestado del trabajo programado (BCWS, por sus siglas en inglés), es el costo estimado de las actividades del proyecto planificadas/programadas a la fecha del informe.
  • Return on investment (ROI), o retorno de la inversión, muestra la rentabilidad de un proyecto y si los beneficios han superado los costos.

Actualice los KPI a medida que cambien las circunstancias para garantizar que se capture y mida la información correcta para la toma de decisiones.

Revisitar, revisar, volver a pronosticar

Un proyecto que se deje en ejecución sin una gestión presupuestaria y una nueva previsión conducirá al fracaso. La supervisión frecuente del presupuesto es esencial para evitar que los presupuestos se salgan de las manos. Un 10% de exceso de presupuesto es mucho más fácil de corregir que un 50% de exceso, y si no vigila su presupuesto y realiza una nueva predicción, ese 10% de exceso puede convertirse en un 50% de exceso antes de que se dé cuenta. Con una revisión frecuente del presupuesto, sus posibilidades de mantener un proyecto en marcha son mucho mayores que si pronostica una vez y se olvida de él.

Así como el presupuesto de un proyecto debe revisarse constantemente para mantenerlo encaminado, también debe hacerse con el uso de recursos del proyecto, ya que las personas que trabajan en un proyecto contribuyen a su costo. Los gerentes de proyecto deben revisar semanalmente el número de personas que trabajan actualmente en un proyecto y las necesidades futuras de recursos del proyecto. Si lo hace, se asegurará de que está utilizando completamente los recursos que tiene y que dispone de los recursos adecuados listos para el resto del proyecto.

Revisar regularmente el pronóstico de recursos y las necesidades actuales ayudará a mantener el presupuesto de su proyecto al día. El aumento no detectado del alcance es una de las principales causas de los excesos de presupuesto en los proyectos. A nivel mundial, la COVID-19 hizo que una cantidad significativa de trabajo no planificado llegara a muchos proyectos -creando un aumento descontrolado en las horas facturables y los presupuestos de proyectos. Los gerentes de proyecto deben administrar cuidadosamente el alcance mediante la creación de órdenes de cambio para el trabajo que no está cubierto por los requisitos iniciales del proyecto. Las órdenes de cambio autorizan fondos adicionales para el proyecto, destinados a cubrir el costo del trabajo adicional y así mantener el proyecto alineado con su nuevo presupuesto.

Moira Alexander – CIO.com