Cómo compartir una PC con Windows 10

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En algunas oficinas, las computadoras se comparten entre dos o más empleados o trabajadores temporales. Eso suena como una receta para el desastre, pero Windows 10 tiene grandes herramientas para permitir que varias personas compartan una sola PC sin dejar que lean, editen o eliminen los archivos y carpetas de los demás; usen o eliminen las aplicaciones de los demás; o hagan personalizaciones en todo el sistema.

Estas herramientas también pueden ser de gran ayuda para las personas que trabajan desde casa, y necesitan compartir su PC con un miembro de la familia. Esto se debe a que permiten configurar e iniciar sesión con diferentes perfiles de usuario, para que cada usuario tenga acceso solo a sus propios archivos, carpetas, aplicaciones y preferencias. En este artículo, le mostraré qué hacer.

Este artículo ha sido actualizado para la actualización de Windows 10 de octubre del 2020 (versión 20H2). Si tiene una versión anterior, algunas cosas pueden ser ligeramente diferentes.

Configurar cuentas para compartir una PC con Windows 10
Windows 10 facilita que varias personas compartan el mismo equipo. Para ello, se crean cuentas separadas para cada persona que lo usará, y cada uno obtiene su propio almacenamiento, aplicaciones, escritorios, configuraciones, etc.

Una persona, el administrador de la PC, configura y gestiona todas las cuentas, incluyendo una variedad de configuraciones del sistema a las que solo el administrador puede acceder. La cuenta del administrador se establece cuando Windows se instala o utiliza por primera vez en la máquina. (También puede actualizar otras cuentas de usuario al estado de administrador, como trataré más adelante).

Si es un administrador, configurar una cuenta de usuario es fácil. Primero necesitará la dirección de correo electrónico de la persona para la que quiere configurar una cuenta. Lo ideal sería que ésta fuera la información de inicio de sesión de su cuenta de Microsoft (como una dirección @outlook.com o @hotmail.com, o una dirección de correo electrónico corporativa de una organización que utiliza Outlook) para que pueda utilizar toda la configuración existente de Windows, acceder al almacenamiento de OneDrive y descargar e instalar aplicaciones de la tienda de Microsoft. Cualquiera puede registrarse y abrir una cuenta de Microsoft de forma gratuita.

Por ahora, asumiremos que la persona que quiere añadir tiene una cuenta en Microsoft. Más adelante les mostraré cómo crear una cuenta si no la tienen y no quieren registrarse, pero tengan en cuenta que no se pueden establecer restricciones para los miembros de la familia a menos que se registren con una cuenta de Microsoft. Las cuentas para niños solo pueden utilizar un dominio @outlook.com o @hotmail.com.

Para añadir un usuario, haga clic en el botón Inicio, seleccione Configuración y, a continuación, elija Cuentas. En la pantalla Cuentas, seleccione Familia y otros usuarios en el menú de la izquierda. Para configurar una cuenta para un compañero de trabajo, vaya a la sección «Otros usuarios» y haga clic en Añadir a otro usuario a este equipo. Para configurar cuentas para miembros de la familia que le permitan establecer límites de edad, restricciones de juego y de aplicaciones, etc., elija Añadir un miembro de la familia en la sección «Su familia«.

Después de crear una cuenta para otra persona, el nombre aparecerá en la página de Cuentas.

En la pantalla que aparece, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona para la que desea crear una cuenta de usuario, haga clic en Aceptar y luego en Finalizar. El nombre de usuario aparece ahora en la página de cuentas «Familia y otros usuarios«.

También aparece al hacer clic en el ícono que representa al usuario actual de la PC, ubicado a medio camino en el lado izquierdo del menú Inicio cuando hace clic en el botón.

Cuando se hace clic en el nombre de una cuenta en el menú Inicio, se mostrarán todas las cuentas de la máquina.

Si es el dueño de la nueva cuenta, hay dos maneras de empezar a usarla. La primera es hacer clic en el ícono que representa la cuenta del usuario actual de la PC, en la parte central del lado izquierdo del menú Inicio. Esto muestra todas las cuentas de la PC. Haga clic en el nombre de su cuenta, e inicie sesión en ella con la contraseña de la cuenta de Microsoft. La segunda es reiniciar la PC. La pantalla de inicio de sesión de Windows tendrá ahora dos cuentas: la suya y la del administrador. Puede hacer clic en su nombre de cuenta, e iniciar sesión con la contraseña de su cuenta de Microsoft.

La cuenta tendrá su propio almacenamiento de OneDrive separado. Los archivos y carpetas locales de cada usuario no serán accesibles para el otro. Verá las aplicaciones de Windows que haya instalado, pero no las de nadie más, y viceversa. Dado que se trata de una cuenta de Microsoft, los archivos y configuraciones se sincronizarán con todos los demás dispositivos conectados a su cuenta.

Crear una nueva cuenta de usuario sin usar una cuenta de Microsoft
Crear una PC compartida si la otra persona no tiene o quiere una cuenta de Microsoft, requiere un poco más de trabajo.

Para hacerlo, vaya a Configuración > Cuentas > Familia y otros usuarios > Añadir a otra persona a esta PC. (Esta es la misma selección que hará si añade a un familiar sin una cuenta de Microsoft, pero recuerda que no podrá utilizar el control parental).

En la pantalla que aparece, haga clic en No tengo la información de inicio de sesión de esta persona. Luego, en la parte inferior de la siguiente pantalla, haga clic en Agregar un usuario sin una cuenta de Microsoft.

Puede agregar un usuario que no tenga una cuenta de Microsoft como una cuenta local.

Ahora puede agregar un nombre de usuario y una contraseña. El nombre de la cuenta de la persona aparecerá como si hubiera creado una con una cuenta de Microsoft.

Cuando crea una cuenta para alguien de esta manera, se llama cuenta local. A diferencia de una cuenta de Microsoft, no sincroniza la configuración entre dispositivos y no da acceso a OneDrive. Además, cuando alguien tiene una cuenta local, no podrá descargar o instalar ninguna aplicación de la tienda de Microsoft. Tampoco podrán instalar aplicaciones de escritorio por su cuenta -cuando intentan instalarlas, se les pide la contraseña de la cuenta del administrador. Por lo tanto, el administrador tendrá que estar cerca para escribir la contraseña y así poder instalar las aplicaciones de escritorio.

Cambiar entre cuentas
Una vez que su cuenta ha sido configurada, es fácil pasar de la cuenta que actualmente funciona en la máquina a la suya propia. Si otra persona está utilizando Windows 10 en la máquina y usted desea utilizarla, puede hacer clic en el botón Inicio, luego en el ícono que representa la cuenta del usuario actual a medio camino en el lado izquierdo del menú Inicio y, finalmente, en la cuenta a la que desea cambiar y escribir la contraseña.

Por supuesto, también puede iniciar sesión desde la pantalla de bloqueo, que muestra todas las cuentas de usuario de la máquina.

Una cosa a tener en cuenta cuando varias personas usan una PC con cuentas separadas: incluso cuando alguien no esté usando la PC, sigue en la cuenta a menos que cierre la sesión o reinicie la PC. Por lo tanto, varias personas pueden iniciar sesión en las cuentas, aunque solo una persona esté usando activamente la PC. (Esto no significa que los usuarios tengan acceso a las cuentas de los demás. Solo puede haber una cuenta activa a la vez. Un usuario individual tendrá que volver a introducir la contraseña para ver su cuenta).

Para ver qué usuarios están actualmente conectados, haga clic en el botón Inicio y luego en el ícono que representa la cuenta del usuario actual a medio camino en el lado izquierdo del menú Inicio para ver todas las cuentas de la máquina. Mire debajo de cada cuenta. Las palabras «Sesión iniciada» aparecerán debajo de las cuentas correspondientes.

¿Qué significa que alguien esté conectado a su cuenta, aunque no la esté usando actualmente? Cuando alguien inicia sesión, Windows 10 guarda el estado de la cuenta de usuario de esa persona -qué aplicaciones estaba ejecutando, los archivos en los que estaba trabajando, etc. De esta manera, cuando vuelvan a usar su cuenta todo estará en su lugar y no tendrán que perder tiempo abriendo aplicaciones, archivos, etc.

Esto es útil, pero también puede ser problemático, porque puede llevar a la pérdida de trabajo. Cuando una PC se reinicia o se apaga, todos los usuarios en él se desconectan automáticamente. Digamos que alguien ha iniciado sesión en su cuenta y aún no ha guardado el trabajo -si la computadora se cambia a otra cuenta y la persona que está usando esa segunda cuenta reinicia o apaga el sistema, la primera persona perderá su trabajo no guardado.

¿La conclusión? Siempre es una buena idea cerrar la sesión de su cuenta antes de dejar que alguien más use la misma computadora. Solo toma un momento: haga clic en su nombre de cuenta en la parte superior del menú Inicio y luego haga clic en Cerrar sesión.

Administrar cuentas
Si quiere que otro usuario tenga acceso de administrador, es muy sencillo. Seleccione Configuración > Cuentas > Familia y otros usuarios, haga clic en la cuenta a la que desea otorgar derechos de administrador, haga clic en Cambiar tipo de cuenta y luego en Tipo de cuenta. Seleccione Administrador y haga clic en Aceptar. Ya está. Siempre puede volver a cambiarla a una cuenta de usuario estándar más adelante mediante este mismo método.

Puede cambiar una cuenta de usuario estándar por una cuenta de administrador.

También es fácil eliminar cuentas, siempre que sea el administrador. Seleccione Configuración > Cuentas > Familia y otros usuarios, haga clic en la cuenta que quiera eliminar y luego en Eliminar. Aparecerá una pantalla que le advertirá que, al eliminar la cuenta, también eliminará todos los datos asociados a ella, como los archivos, la configuración del escritorio, las aplicaciones, la música, etc. Además, tenga en cuenta que solo puede eliminar una cuenta si la persona ha cerrado sesión de Windows 10.

Al eliminar una cuenta, también se eliminan todos los datos asociados a ella.

Una vez que lo tenga a mano, descubrirá que es una forma sencilla y útil de compartir un equipo de Windows 10 entre varias personas.

Consejo extra: Activar la cuenta oculta de administrador de Windows 10
Tengo un consejo más para usted: cómo activar algo que es una especie de cuenta de super administrador escondida en Windows 10.

Como expliqué anteriormente, la cuenta que crea cuando instala Windows es la cuenta de administrador de la PC -que le da control sobre cómo funciona Windows 10 en la computadora, qué otras cuentas se pueden crear y así sucesivamente. Sin embargo, Windows 10 también configura una cuenta de administrador oculta durante la instalación.

Esta cuenta oculta tiene una ventaja sobre una cuenta de administrador normal -cuando la use, no recibirá ningún mensaje de Control de Cuentas de Usuario (UAC). Eso facilita mucho la solución de problemas y la personalización de Windows, ya que no será molestado constantemente por esos inoportunos avisos de UAC.

Algunas personas se refieren a esta cuenta de administrador oculta como una cuenta elevada, y a una normal como una cuenta no elevada.

La cuenta de administrados oculta es fácil encender y de usar:

  1. Asegúrese de que esté usando su cuenta de administrador normal.
  2. Haga clic en el botón Inicio, desplácese hacia abajo por sus aplicaciones y haga clic en Windows System.
  3. Haga clic derecho en el Símbolo del Sistema en el menú desplegable que aparece, luego haga clic en Másy seleccione Ejecutar como administrador. Se iniciará el símbolo del sistema. Busque en la barra de título del símbolo del sistema, donde se leerá «Administrador: Símbolo del sistema».
  4. En el Símbolo del Sistema, escriba «net user administrator/active:yes»y pulse el botón Enter.

Eso enciende la cuenta de administrador oculta. Aparecerá en la pantalla de inicio de sesión de Windows 10 y en la pantalla del menú de inicio, solo tiene que hacer clic en ella para usarla como lo haría con cualquier otra cuenta.

Cuando enciende la cuenta de administrador oculta de su PC, aparece como cualquier otra cuenta en Windows 10.

Si desea desactivar la cuenta oculta, siga los pasos 1 a 3 y en el símbolo del sistema, escriba net user administrator/active:no y pulse Enter.

Preston Gralla Computerworld.com / CIOPeru.pe

 

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