3 aplicaciones para tomar notas que cambiarán su forma de trabajar

Ayúdeme a descifrar esto: ¿Qué es exactamente una "aplicación para tomar notas"?

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Parece casi dolorosamente obvio, pero me ha costado mucho responder esta pregunta mientras exploraba una nueva generación de servicios de almacenamiento de información.

Los servicios le permiten recopilar y organizar pensamientos, listas y todo tipo de materiales. Sin embargo, también proporcionan un marco para trazar proyectos complejos, procesar grandes cantidades de datos, e incluso escribir documentos. Y todos están diseñados para admitir algunas formas de colaboración bastante sofisticadas.

Entonces, ¿son aplicaciones para tomar notas? ¿Son procesadores de texto o, quizás, editores de hojas de cálculo? ¿O son herramientas de gestión de tareas, herramientas de gestión de proyectos o incluso simplemente amplias «utilidades de colaboración»?

Sospecho que cómo los llamemos depende de cómo los usemos en un momento dado, porque lo que realmente distingue a estas aplicaciones de los programas típicos para tomar notas, es el hecho de que son genios que cambian de forma. Su versatilidad les permite desempeñar una asombrosa cantidad de roles y convertirse en prácticamente cualquier cosa que necesite que sean.

Hoy, nos centraremos en cómo complementar cualquier software de toma de notas más tradicional que esté utilizando, y ayudar a crear un sistema altamente personalizado y muy flexible para la organización de la información. Entonces, sin más preámbulos, a continuación, se presenta una comparación detallada de tres herramientas destacadas que podrían cambiar seriamente su forma de ver las notas, y mucho más.

  1. Workflowy: El organizador engañosamente simple basado en viñetas

Ideal para la organización y colaboración de notas multicapa centradas en texto

Si está buscando un lugar sencillo, pero a la vez potente para almacenar y organizar la información, Workflowy podría ser la revelación que estaba esperando. El servicio se basa en viñetas expandibles, en donde cada una de éstas también funciona como un documento independiente.

Suena inusual, ¿verdad? Lo es, pero una vez que entiende el concepto, en realidad es un marco increíblemente inteligente y lógico para la recopilación de notas. Y el servicio hace un trabajo extraordinario para asegurarse de que usted comprenda de qué se trata desde el momento en que inicia sesión.

Una lista de muestra -un nodo, en la jerga de Workflowy- lo recibe cuando inicia sesión por primera vez, y le presenta la forma de Workflowy. Workflowy es «un documento infinito», explica. Es como una serie de viñetas interconectadas, solo que además de expandir y contraer las capas de información, puede abrir cualquier punto y luego trabajar dentro de este como si fuera un documento, simplemente haciendo clic en el punto principio.

La disposición de «documento infinito» de Workflowy abre muchas posibilidades interesantes, como ilustra este nodo de muestra.

Las formas en que podría utilizar esa configuración de «documento infinito» son virtualmente infinitas. Puede crear notas rápidas y simples como nodos independientes, o crear listas de varias capas para tareas, objetivos e incluso esquemas de reuniones. También, puede pensar en proyectos complejos de su empresa y usar múltiples capas de viñetas de Workflowy para estructurar hasta el último detalle de los pasos y las fases.

La estructura de viñetas dentro de Workflowy es perfectamente adecuada para la organización de proyectos complejos -que es esencialmente solo una colección de notas cuidadosamente presentadas.

Dejando a un lado la estructura básica, Workflowy tiene muchas características prácticas: desde un sistema de etiquetado incorporado para organización adicional, hasta una serie de atajos inteligentes para navegar rápidamente por las aplicaciones. Incluso tiene herramientas para reflejar elementos ,y permitir que aparezcan en varios nodos a la vez y permanezcan sincronizados en todos esos lugares.

Y luego está el área de uso compartido y colaboración: con un solo clic sobre el menú de tres puntos junto a cualquier viñeta, Workflowy le permite exportar la viñeta completa con las subcapas asociadas para copiar, pegar o adjuntar fácilmente (como un archivo HTML). También puede crear enlaces web públicos para un nodo completo o solo una viñeta específica dentro de un nodo, y luego compartirlos con cualquier persona para su visualización o edición colaborativa.

Workflowy está disponible en la web, así como en aplicaciones nativas para WindowsMacLinuxAndroid, e iOS. El servicio es gratuito con un límite de 250 listas y elementos nuevos por mes. El plan Pro, que elimina esa restricción y agrega más opciones de personalización, la posibilidad de copia de seguridad en Dropbox y soporte de nivel premium cuesta 49 dólares por año o 48 dólares por usuario al año en un paquete de equipo, con capacidades de administración incluidas.

La estructura simple y la naturaleza centrada en texto de Workflowy son ventajas distintivas que hacen que el servicio sea efectivo y fácil de administrar, pero si está buscando algo más robusto siga leyendo.

  1. Coda: El centro de control de documentos todo en uno

Ideal para la toma de notas basada en documentos que reúne muchos elementos y fuentes de datos en un solo lugar

Mientras que Workflowy gira en torno a viñetas con documentos expandibles disponibles en todos los niveles, Coda va en una dirección diferente y pone los documentos en el centro de todo.

De hecho, se podría usar Coda como un procesador de texto similar a Google Docs, pero eso sería quedarnos en la superficie de lo que el servicio tiene para ofrecer. Como parte de cualquier documento dentro de Coda, puede crear de todo, desde tablas interactivas estilo hoja de cálculo, hasta botones completamente funcionales para realizar acciones avanzadas dentro de su espacio de trabajo. Es casi como si un servicio como Airtable se hubiera incluido en un documento más grande y se hubieran agregado aún más posibilidades a su alrededor.

Ésta, por ejemplo, es la página inicial de una plantilla de documento que Coda le brinda para administrar un proyecto:

La plantilla de gestión de proyectos de Coda muestra una forma de organizar y presentar una serie de notas.

Los elementos de la izquierda representan diferentes páginas dentro del documento, mientras que el área más grande de la pantalla es la página actualmente activa. Y el cielo es el límite para lo que puede contener cada página, ya que, en lugar de ser documentos en el sentido tradicional de un procesador de texto, los documentos de Coda están compuestos por bloques. Esos bloques pueden contener cualquier cosa, desde texto sin formato hasta listas con formato o incluso calendarios que se sincronizan con su cuenta de Google y le permiten ver y editar los datos de su agenda actual.

Aquí, por ejemplo, se ve una tabla interactiva con tareas seguidas de un módulo de Google Calendar en vivo y, debajo de eso, una serie de listas de viñetas expandibles (similar al estilo Workflowy):

Y nada es estático en Coda. Puede pasar el cursor sobre la tabla «Action items» para encontrar comandos para ocultar columnas, filtrar y ordenar el contenido de la tabla, y cambiar todo tipo de variables sobre su visualización.

Coda hace que cualquier documento se vea y funcione como una aplicación en su teléfono, sin necesidad de ningún esfuerzo adicional.

Sin embargo, donde Coda realmente destaca es en el frente móvil, pues el servicio transforma a la perfección todas las creaciones del usuario en interfaces similares a aplicaciones, donde las páginas se convierten automáticamente en secciones a modo de pestañas en una barra en la parte inferior de la pantalla y todo el documento adquiere una sensación nativa móvil.

Coda no es tan granular como Workflowy en sus capacidades de colaboración, pero le permite compartir documentos completos con colegas, clientes o cualquier otra persona en su órbita -ya sea directamente o mediante un enlace web privado-, y le permite elegir si esas personas pueden ver, ver y comentar o editar la información.

Coda está disponible en la web así como en Android e iOS. El servicio gratuito viene con ciertas limitaciones (hasta 50 objetos y mil filas por documento, entre otras cosas). El plan pro cuesta 120 dólares al año y es menos restringido. En escenarios de equipo, el servicio cuesta 30 dólares por «creador de documentos» (es decir, la persona que realmente crea nuevos documentos) al mes y es gratuito para cualquier empleado que solo vea o edite documentos existentes.

Al igual que el servicio en sí, el precio de Coda es un poco complicado y puede tomar un tiempo comprenderlo. Pero, también, al igual que el servicio, está cuidadosamente pensado y lleno de potencial. La única pregunta real es si tiene sentido para usted.

  1. Notion: La máquina de conocimientos para todo uso

Ideal para la organización visual de notas con una combinación de documentos y tableros

Si Coda es como probar Workflowy dentro de un formato de documento más amplio, Notion es casi como una versión de Coda de Bizzaro World con menos soporte de fuentes de datos externas, pero mayor enfoque en la organización basada en tableros al estilo Trello.

Al igual que Coda, Notion gira en torno a la noción de bloques de contenido enriquecido dentro de los documentos. Por lo tanto, podría crear un documento con una combinación de elementos de texto, listas interactivas e incluso subpáginas separadas:

Los documentos de Notion le permiten mezclar todo tipo de elementos y clases de contenido en un solo lugar.

O puede seguir el ejemplo de la plantilla «Hoja de ruta» del servicio, y optar por una vista de tablero basada en tarjetas para mantener sus notas, tareas e ideas organizadas en categorías o incluso niveles de finalización.

Notion combina las vistas de los documentos y las vistas de los tableros para darle mucha flexibilidad a la hora de ver y gestionar la información.

Si bien Coda tiene su propio conjunto de opciones de vista de tablero poderosas pero complicadas, Notion va un paso más allá con un sistema pulido, accesible y fácil de usar -que recuerda a Trello- para interactuar con información en el entorno basado en tarjetas. Al hacer clic en cualquier tarjeta dentro de un tablero de Notion, se abre una vista similar a un formulario donde puede ver y editar todo tipo de información detallada según su elección personalizada de campos y parámetros. Puede arrastrar y soltar tarjetas entre columnas, y trabajar con ellas dentro de ese arreglo desde el primer momento, ya sea por su cuenta o con colaboradores invitados.

Notion también le permite insertar ciertos tipos de contenido externo con la opción Embed -incluyendo mapas funcionales de Google Maps, páginas web con desplazamiento y videos reproducibles- pero la lista de posibilidades y la interactividad de esos elementos es notablemente menos sustancial que lo que ofrece Coda. Y aunque puede tomarle un tiempo comprender y dominar el servicio por completo, viene con una gran variedad de plantillas que facilitan el inicio: desde las hojas de ruta del producto que acabamos de explicar, hasta estructuras simples para blocs de notas de una sola página, hubs para colecciones de notas de varias páginas y sistemas organizados en hojas de cálculo para cosas como directorios de equipos y bases de datos de investigación.

Notion facilita la organización de la información en hojas de cálculo interactivas para una gestión de la información muy avanzada.

Notion está disponible en la web y en aplicaciones nativas para Windows y MacAndroid, e iOS. También tiene una extensión web especial llamada Web Clipper para Chrome o Firefox que permite guardar cualquier página en Notion con un solo clic desde el navegador de su escritorio, e incluso agregar notas, etiquetar a los miembros del equipo o crear tareas allí mismo.

Notion es gratuito para uso personal e individual, y los únicos límites reales son un máximo de 5MB por archivo cargado y cinco «invitados» para compartir y colaborar. Un plan Pro de 48 dólares al año elimina esas restricciones, y los planes de equipo ofrecen esa misma configuración junto con un espacio de trabajo para la empresa y herramientas administrativas por un precio de ocho dólares por usuario al mes.

Y con eso, el poder está oficialmente en sus manos. Averigüe cuál de estos servicios se adapta mejor a sus necesidades de malabarismo de información y prepárese para tomar notas como nunca antes.

JR Raphael Computerworld.com – CIOPeru.pe

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