El análisis de procesos de negocio (BPA) es una metodología que ayuda a las organizaciones a examinar en profundidad los procesos internos para encontrar oportunidades de mejora. La BPA ayuda a identificar los procesos que pueden hacerse más eficientes o eficaces y a evaluar si los procesos están configurados para alinearse con los objetivos empresariales. La BPA es un subconjunto clave del marco más amplio de la gestión de procesos empresariales (BPM), que ofrece a las organizaciones maduras una forma de «proporcionar gobernanza en una organización compleja» ofreciendo una «visión común y estandarizada de los procesos», según la Asociación de Profesionales de BPM (ABPMP).
El análisis de procesos de negocio no debe confundirse con la analítica de negocio (BA), a pesar de que el nombre es similar. De hecho, la BPA se centra específicamente en el análisis de los procesos empresariales y en la formulación de recomendaciones de mejora basadas en los datos recogidos durante el análisis. El BA, por su parte, se centra más en determinar las necesidades o problemas específicos de la organización que no están tan relacionados con los procesos, pero que pueden incluir cuestiones financieras, de investigación, de contratación o de recortes presupuestarios.
¿Quién evalúa los procesos empresariales?
El BPA suele ser una prerrogativa del analista de negocio o del arquitecto de procesos. Un analista de negocios puede ayudar a contextualizar los datos que rodean a un proceso y ofrecer una visión basada en patrones y tendencias. Un arquitecto de procesos está más involucrado en los procesos y es responsable del análisis y la mejora continua de los procesos empresariales. Según IBM, la función de un arquitecto de procesos es «ser responsable de modelar, analizar, desplegar, supervisar y mejorar continuamente los procesos de negocio».
Necesitará a alguien con capacidad de análisis que pueda profundizar en los datos y la información capturada durante el análisis para identificar qué puede mejorarse y cómo funciona el proceso dentro de la empresa. Pero la BPA requiere algo más que un analista de negocio o un arquitecto de procesos; también requerirá la participación de la dirección, de TI y de todos los departamentos pertinentes que intervienen en el proceso para identificar y aplicar las mejoras del mismo.
5 pasos para el análisis de procesos empresariales
Los siguientes cinco pasos pueden ayudar a garantizar que una iniciativa de BPA se desarrolle sin problemas y produzca resultados efectivos:
1- Identifique sus objetivos y procesos: identifique lo que quiere conseguir utilizando BPA y determine qué proceso quiere analizar dentro de su empresa. Recomendamos establecer indicadores clave de rendimiento, puntos de referencia, objetivos y otras herramientas de medición para evaluar si los cambios que se realicen tendrán éxito.
2- Recoger datos: una vez que haya determinado qué proceso analizar, su equipo tendrá que recoger toda la información posible. Recomendamos recopilar cualquier dato, documentación o recurso relevante para el proceso y relacionarlo con las partes interesadas que estén familiarizadas con el proceso y lo traten a diario. Es importante obtener la mayor cantidad de información posible de las personas cercanas al proceso para ayudar a pintar una imagen completa de cómo funciona dentro de la organización.
3- Mapear el proceso: después de recopilar información sobre el proceso, hay que mapearlo de principio a fin recurriendo a medios mundanos como una hoja de papel o utilizando un software de gestión del flujo de trabajo más sofisticado que le ayude a visualizar mejor el proceso de principio a fin.
4- Identificar las áreas de mejora: una vez que se ha trazado todo, se pasa a analizar el proceso y a identificar las áreas de mejora potencial. Esto podría significar la corrección de redundancias, la automatización de ciertos pasos o la modificación de partes del flujo de trabajo. Cualquier cosa que haga que el proceso sea más eficiente o que ayude a que sea más eficaz para otros en la empresa debe abordarse en este punto.
5- Actuar y supervisar: el último paso consiste en aplicar las mejoras y supervisar el proceso para garantizar que los cambios han tenido éxito y que el proceso actualizado cumple los objetivos y los KPI establecidos durante el primer paso. Sin embargo, no debería detenerse ahí; de hecho, el BPA requiere una supervisión y comprobación continuas de sus procesos. Es posible que encuentre más oportunidades de mejorar un proceso en el futuro, así que evite una actitud de «ponlo y olvídalo».
Herramientas de análisis de procesos empresariales
Según la ABPMP, el software BPA puede «proporcionar una amplia potencia de fuego para el modelado y el análisis de los procesos de negocio». Algunas empresas pueden optar por herramientas más sencillas para analizar o trazar un proceso, como Visio, que también permite documentar un proceso. Pero hay una amplia gama de herramientas de BPA y BPM que ofrecen una funcionalidad más sofisticada diseñada para ayudarle a obtener una visión más profunda de su análisis y permitir una mejor colaboración.
Las herramientas BPA pueden ayudar a su equipo a simplificar el proceso de análisis, especialmente si su organización tiene muchos procesos complejos que abarcan múltiples departamentos, recursos o fuentes de datos en toda la organización. Con las herramientas BPA, podrá dibujar fácilmente diagramas, visualizar procesos, compartir y guardar notas entre las partes interesadas, crear plantillas e implementar funciones de automatización.
Algunas herramientas populares para el BPA son:
Kissflow
Signavio
Appian
HOPEX Platform
Heflo
st
Engage Process
CambioDigital OnLine
