Zoho lanza Qntrl para automatizar los procesos empresariales

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Zoho está lanzando una nueva plataforma de automatización del flujo de trabajo -pero en lugar de integrarla con su suite de aplicaciones SaaS en Zoho.com, está creando una nueva división, Qntrl, para operarla.

Mientras que las empresas más grandes podrían optar por reconstruir sus flujos de trabajo en una plataforma como ServiceNow, o automatizarlos utilizando herramientas como Celonis, Nintex o Appian, Qntrl (que la compañía pronuncia «control») está apuntando su plataforma a las empresas medianas con hasta cinco mil empleados que quieren orquestar y automatizar los flujos de trabajo entre las aplicaciones existentes.

Esa es parte de la razón por la que Qntrl es una entidad separada de Zoho.com: Aunque puede utilizarse para automatizar las interacciones entre las herramientas de CRM, helpdesk, correo, análisis, planificación de proyectos, gestión de archivos, finanzas y RRHH de Zoho, la empresa también quiere que las empresas se sientan libres de integrarlo con los competidores de Zoho.com, como Workday, Slack, Microsoft Teams o Google Workspace.

Automatización ascendente
Los recursos humanos, las finanzas y el marketing son tres áreas que el chief marketing orchestrator de Qntrl, Rodrigo Vaca, considera que están maduras para la nueva herramienta. Estos procesos críticos para la empresa suelen ser demasiado sencillos para beneficiarse de las herramientas de automatización y orquestación de gama alta, o son demasiado complejos para otras herramientas de automatización de autoservicio, pero no son lo suficientemente importantes como para obtener ayuda de TI, lo que constituye un punto dulce para Qntrl, según Vaca.

Aunque Qntrl puede llegar a una organización a través de uno de los departamentos de negocio, siguiendo un enfoque ascendente de la automatización, la plataforma también ofrece herramientas para que los CIOs garanticen el cumplimiento de las políticas de privacidad y seguridad de los datos, o para gestionar el despliegue de Qntrl en toda la empresa como un proceso descendente, señaló Vaca.

Los procesos se modelan en Qntrl como máquinas de estado finito mediante una interfaz gráfica que permite crear diagramas de flujo que Qntrl denomina «blueprints«. En ellos se recogen los distintos estados en los que se puede encontrar un proceso, así como las acciones o eventos (presentación, aprobación, rechazo, por ejemplo) que le harían «transitar» de un estado a otro.

Las máquinas de estados finitos serán desconocidas para muchos trabajadores oficiales, pero son más sencillas de aprender que las técnicas de modelado formal como BPMN (modelo y notación de procesos de negocio), según Vaca.

«Cuesta un poco acostumbrarse, pero una vez que se entra en la mentalidad de la máquina de estado finito, … no hay realmente muchas cosas que puedan salir mal si el gestor empresarial ha diseñado ese proceso correctamente. Esa es una de las razones por las que hemos optado por este enfoque más sencillo en lugar de exigir a la organización que reciba formación sobre BPMN y sobre el significado de todas esas formas y recuadros», explicó Vaca.

Integración de la automatización
Qntrl puede automatizar cualquier cosa con una API, aunque dicha integración implicará la intervención del departamento de TI, dijo Vaca. «No estamos lanzando esto como una cosa de desarrolladores ciudadanos».

Una vez orquestado un proceso, Qntrl ofrece una serie de formas para que los usuarios detecten los problemas y hagan un seguimiento del rendimiento. Hay seis informes operativos que muestran la utilización de los procesos, la tasa de flujo, el tiempo empleado, etc., con la posibilidad de profundizar en cada una de las tarjetas para ver qué las está retrasando o si se han atascado en un bucle. También es posible codificar avisos para los usuarios que retrasan un proceso, o enviar automáticamente una tarjeta a otro usuario para que la apruebe después de un determinado retraso.

Los clientes llevan unos meses probando el software en versión beta: Vaca afirmó que Qntrl ya cuenta con seis mil usuarios, aunque no quiere decir dónde ni para cuántas organizaciones trabajan. Entre ellas, sin embargo, hay un fabricante de aperitivos que utiliza la herramienta para planificar campañas publicitarias, una pequeña empresa de servicios que hace un seguimiento de sus ofertas para contratos de alto valor, y una empresa de construcción que hace un seguimiento de sus procesos de compra y contratación de contratistas.

Para aquellos que quieran mantener la confidencialidad de sus documentos empresariales y, sin embargo, disponer de una forma de orquestar sus procesos mediante el servicio basado en la nube, Qntrl puede instalar un servidor puente detrás del firewall de la empresa para mantener sincronizados su máquina de estado finito y los procesos internos de sus clientes, sin conocer el contenido de los documentos.

El precio comienza en siete dólares por usuario y mes, un nivel que Vaca espera que sea lo suficientemente bajo como para tentar a las empresas a inscribir a todos sus empleados.

Peter Sayer CIO.com

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