Guía de Gmail para usuarios profesionales

Gmail no es como la mayoría de los servicios de correo electrónico.

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Es fácil olvidarlo, ya que, para muchos de nosotros, a estas alturas, moverse por el entorno de correo electrónico de Google se ha convertido en algo natural. Pero si acaba de empezar, especialmente si vienes de un programa de correo electrónico más tradicional como Outlook, acostumbrarse a Gmail puede suponer una enorme adaptación.

Y no es de extrañar: Google tiene unas ideas muy inusuales sobre el funcionamiento del correo electrónico. Y tanto si su empresa acaba de trasladarse a una configuración de Gmail asociada al Espacio de Trabajo de Google como si ha optado por Gmail para su propia cuenta individual, puede ser muy difícil de entender.

Pues bien, mi buscador de respuestas con aroma a Google, ha llegado al lugar adecuado. Esta guía le proporcionará una hoja de ruta detallada de los entresijos de Gmail y le ayudará a aprender todo lo que necesita saber sobre la actual oferta de correo electrónico de Google. Se trata básicamente de un lenguaje de gestión del correo electrónico totalmente nuevo, pero una vez que domine el dialecto, se comunicará con sus compañeros de trabajo y enviará mensajes como nadie.

Si necesita ayuda para configurar o gestionar su cuenta de Gmail, diríjase a los fundamentos de la cuenta de Gmail (más abajo). Si no es así, vamos a sumergirnos de lleno en la experiencia de utilizar realmente Gmail y aprovechar al máximo su disposición poco convencional.

Conozca su bandeja de entrada de Gmail
Lo primero que hay que tener en cuenta cuando se accede al sitio web de Gmail es la disposición de la bandeja de entrada. Google ofrece ahora seis estilos diferentes de bandeja de entrada de Gmail, y puede cambiar de uno a otro haciendo clic en el ícono del engranaje situado en la esquina superior derecha del sitio web y observando el área «Tipo de bandeja de entrada» del panel que aparece.

Por defecto, Gmail le ofrece una bandeja de entrada con pestañas, con secciones en pantalla que clasifican automáticamente su correo electrónico como principal (mensajes dirigidos personalmente a usted y otras misivas de importancia similar), social (mensajes de redes sociales y otros sitios para compartir), promociones (ya sabe, promociones de marketing), actualizaciones (confirmaciones, facturas, extractos y otros elementos interesantes) o foros (mensajes de listas de correo y sitios de debate).

El sistema de pestañas de la bandeja de entrada de Gmail clasifica automáticamente el correo entrante.

Puede activar o desactivar cualquiera de estas pestañas, si lo desea, haciendo clic en el enlace «Personalizar» que aparece debajo de la palabra «Predeterminado» en el mismo panel emergente que acabamos de ver. Y si quiere ser realmente ambicioso, puede incluso tomar el control de cómo funcionan exactamente esas pestañas, y entrenar a Gmail para que reutilice una o más de ellas para algunos tipos de categorización altamente personalizados.

Para la mayoría de la gente, la configuración básica de cinco pestañas funcionará lo suficientemente bien, pero si se siente más cómodo con una vista de mensajes más simple y directa como la de Outlook, puedes cambiar al estilo de la bandeja de entrada «Primero los no leídos», que le mostrará solo una lista de correos electrónicos con elementos no leídos en la parte superior.

Ese panel de configuración emergente contiene otra opción digna de mención que emula a Outlook: una opción para activar un panel de lectura, que le permite ver una vista previa de cualquier mensaje seleccionado dentro de su bandeja de entrada, sin tener que hacer clic.

El panel de lectura opcional de Gmail ofrece una vista previa de los mensajes que recuerda a Outlook directamente en el entorno de la bandeja de entrada.

Hay muchos otros ajustes que puede hacer para optimizar la interfaz de la bandeja de entrada de Gmail, reducir el desorden y mejorar la eficacia de la gestión de mensajes. Pero por ahora, pasemos a la importante área de entender cómo Gmail organiza sus mensajes y cómo puede encontrar los correos electrónicos que necesita, porque esa es un área en la que las cosas son bastante diferentes de lo que podría estar acostumbrado de otros sistemas de correo electrónico.

El método de organización de Gmail
Según mi experiencia, la parte más confusa de Gmail para los recién llegados es el método de etiquetado y archivado del servicio. Así que, amigos de Outlook, olvidaos de lo que sabéis sobre carpetas. Esto es un juego completamente nuevo.

Lo primero es lo primero: en Gmail, cada correo electrónico existe solo una vez. Sin embargo, ese mismo correo puede aparecer en varios lugares, dependiendo de cómo lo organice. En lugar de pensar en que un correo electrónico se archiva en una carpeta y luego vive únicamente en esa ubicación virtual, piense en que sus correos electrónicos existen en una pila gigante y tienen varias etiquetas tipo Post-It-Note pegadas encima.

Así es como funcionan las etiquetas de Gmail: Son como carpetas, en cierto sentido, pero puede aplicar tantas como quiera a cualquier mensaje. Eso significa, por ejemplo, que un solo correo electrónico puede tener las etiquetas «Gastos», «P2» y «Servicios del sitio web». Todas esas etiquetas aparecerán en la parte superior del mensaje cuando lo abra, así como junto a él en su bandeja de entrada. Y cuando navegue por cualquiera de esas etiquetas directamente -pasando el mouse por la zona más a la izquierda de la interfaz web de Gmail y luego haciendo clic en la etiqueta de la lista dentro de ese menú principal- verá el correo electrónico en todos esos lugares.

Las etiquetas de Gmail son más parecidas a las categorías que a las carpetas, y puede tener tantas como quiera asociadas a un determinado correo electrónico.

Para etiquetar un mensaje, busque el ícono de la etiqueta cerca del extremo derecho de la barra de herramientas, encima de cualquier correo electrónico mientras lo está viendo, o en la parte superior de la pantalla después de haber seleccionado uno o más mensajes de la vista principal de la bandeja de entrada. En cualquier caso, puede elegir una de las etiquetas existentes o crear una nueva en el momento.

La bandeja de entrada, por su parte, está pensada para contener los mensajes que requieren su atención. Una vez que haya terminado de ocuparse de algo, puede archivarlo, haciendo clic en el ícono que parece una caja con una flecha hacia abajo dentro, cerca del extremo izquierdo de esa misma barra de herramientas. Eso lo saca de su bandeja de entrada y lo hace disponible en la sección «Todo el correo» del sitio web (accesible en ese mismo menú de la izquierda de la pantalla; si no lo ve de inmediato, haga clic en la palabra «Más» para revelar la lista completa de opciones), así como dentro de las secciones de cualquier etiqueta aplicable.

Dicho esto, nueve de cada diez veces, la forma más fácil de encontrar un mensaje es simplemente buscarlo mediante el gran cuadro de búsqueda que aparece en la parte superior del sitio web de Gmail. Solo tiene que escribir el nombre del remitente, la dirección de correo electrónico o una palabra clave del propio mensaje o de su asunto, y podrá encontrar lo que necesite en cuestión de segundos. También puede hacer clic en la flecha que mira hacia abajo dentro de ese cuadro de búsqueda para revelar opciones adicionales para métodos de búsqueda más avanzados.

Y cuando esté realmente dispuesto a ponerse salvaje, puede explorar los filtros de Gmail como una forma de automatizar la organización de su bandeja de entrada y hacer que Gmail haga de todo, desde aplicar etiquetas a los mensajes hasta archivar e incluso reenviar los correos electrónicos tan pronto como lleguen si cumplen ciertas condiciones predefinidas.

La experiencia de redacción de Gmail
Muy bien, ¿y qué hay de la redacción de mensajes? Bueno, redactar un correo electrónico en Gmail puede ser de varias maneras, dependiendo de la circunstancia específica y también de sus preferencias.

Para los nuevos mensajes de correo electrónico que empieza desde cero, haga clic en el botón Redactar con el ícono del lápiz en la esquina superior izquierda del sitio web de Gmail y, por defecto, verá que aparece una ventana emergente de redacción de correo electrónico en la esquina inferior derecha de la pantalla. Esto le permite seguir viendo su bandeja de entrada o cualquier otra área de Gmail mientras trabajas activamente en tu mensaje.

La ventana emergente de redacción de Gmail le permite ver su bandeja de entrada mientras escribes un nuevo correo electrónico.

Si prefiere tener una experiencia de redacción en pantalla completa, haga clic en el ícono que muestra una línea diagonal con flechas en ambos extremos en la esquina superior derecha de la ventana de redacción. También puede decirle a Gmail que utilice esa vista de pantalla completa por defecto haciendo clic en el ícono del menú de tres puntos de la esquina inferior derecha de la ventana de redacción. y buscando la opción «Por defecto a pantalla completa«.

Y si alguna vez quieres que su mensaje aparezca en una ventana del navegador totalmente independiente, mantenga pulsada la tecla Mayúsculas del teclado y haga clic en el ícono de la línea diagonal con flechas.

Hay otra configuración de escritura de correo electrónico que encontrará en Gmail, y es la interfaz que aparece cuando responde a un mensaje que le ha enviado otra persona. En ese caso, verá que la ventana de redacción aparece en línea, directamente debajo del correo electrónico original y como parte de la conversación. Puede cambiar de esa interfaz a la de ventana emergente haciendo clic en el ícono de la esquina superior derecha de la herramienta de redacción de respuestas (la que parece un cuadro con una línea diagonal que lo atraviesa).

Sea cual sea la interfaz de redacción que utilice, siempre encontrará un conjunto completo de opciones de formato de texto en la parte inferior de la ventana, escondidas dentro del icono «A» (directamente a la derecha del botón Enviar). También puede aprovechar el sistema de plantillas de Gmail para ahorrar tiempo haciendo clic en el ícono del menú de tres puntos situado en la esquina inferior derecha de la herramienta y buscando la opción «Plantillas«.

Contactos, calendario y chat (¡vaya!)
Si viene de Outlook, probablemente se pregunte: ¿Dónde están mis contactos y mi calendario? Google no adopta el mismo enfoque de «todo en uno» para la bandeja de entrada que Microsoft, pero está incorporando cada vez más toques de sus diversos productos de productividad relacionados en el entorno de Gmail.

Para acceder a Google Calendar junto con los Contactos de Google, las Tareas de Google y también Google Keep, la aplicación para tomar notas, busque la fina franja de íconos en la parte derecha del sitio web de Gmail. (Si no la ve, haga clic en la pequeña flecha que mira hacia la izquierda en la esquina inferior derecha de la pantalla). Haga clic en cualquiera de estos íconos y aparecerá un panel a la derecha de su bandeja de entrada con una vista de su calendario, contactos, notas o tareas.

La función de Google Calendar dentro de Gmail facilita la interacción con su agenda sin salir de tu bandeja de entrada.

Sin embargo, la integración más destacada de Gmail es con Google Chat y Meet, los servicios de comunicación de la compañía que se encuentran en una posición confusa. (La versión corta: En este momento, Chat y Meet son las principales herramientas de comunicación de texto y video de Google para los usuarios de empresa, y ahora también están disponibles para los usuarios normales junto con otros equivalentes superpuestos).

Puede encontrar Chat y Meet pasando el mouse por la zona más a la izquierda del sitio web de Gmail. Es posible que también vea Rooms, que es el elemento de chat de grupo de Chat, en esa zona de la izquierda; al principio solo estaba disponible en las configuraciones de equipo conectadas a Google Workspace, pero ahora se está extendiendo también a los individuos.

Google Chat, Meet y, en ocasiones, Rooms tienen un hogar en la barra lateral de Gmail.

Si no ve esos elementos allí, puede añadirlos en el área de configuración principal del sitio web de Gmail: Haga clic en el ícono con forma de engranaje situado en la esquina superior derecha del sitio, seleccione «Ver toda la configuración» y, a continuación, haga clic en la pestaña «Chat y encuentro» situada en la parte superior de la pantalla de configuración. Asegúrese de que la configuración de «Chat» esté configurada como «Chat de Google», y de que la configuración de «Reunirse» esté configurada como «Mostrar la sección de reuniones en el menú principal» y, a continuación, haga clic en el botón Guardar cambios situado en la parte inferior de la pantalla.

En esta guía de colaboración de Gmail encontrarás muchos consejos para sacar el máximo partido al chat, a la reunión y a las demás funciones de colaboración integradas en Gmail.

Otros comandos de Gmail que vale la pena conocer
Dios mío, Gmail tiene muchas cosas que hacer, ¿verdad? Vamos a repasar un puñado de comandos básicos que puede estar buscando, especialmente si está haciendo la transición a Gmail desde Outlook u otro programa de correo electrónico más tradicional:

  • Para bloquear a alguien en Gmail, haga clic en el ícono del menú de tres puntos situado en la esquina superior derecha del mensaje mientras lo está viendo y, a continuación, seleccione la opción «Bloquear [nombre del remitente]«. Cualquier mensaje futuro de ese remitente se enviará automáticamente a su sección de spam. Y si más adelante necesita eliminar una dirección de su lista de bloqueados, solo tiene que buscarla en el área «Filtros y direcciones bloqueadas» de la configuración del sitio web de Gmail.
  • Para cambiar su firma en Gmail, busque en la pestaña «General» de la configuración del sitio web de Gmail y desplácese hacia abajo hasta que vea «Firma«. Allí encontrará la opción de crear y editar una o varias firmas y de especificar cuándo, exactamente, debe utilizarse cada una de ellas.
  • Para configurar una respuesta automática fuera de la oficina en Gmail, busque en esa misma pestaña «General» de la configuración del sitio web de Gmail la opción «Respuesta en vacaciones«.
  • Para cambiar el fondo y el tema de Gmail, haga clic en el ícono con forma de engranaje de la esquina superior derecha del sitio web de Gmail, y busque la sección «Tema» en el panel que aparece.
  • Para configurar Gmail para su uso sin conexión, busque la pestaña «Sin conexión» en la configuración del sitio web.

Atajos de Gmail y ahorro de tiempo
Podría dedicar un artículo entero a los atajos y al ahorro de tiempo de Gmail, pero aquí tiene unas cuantas posibilidades rápidas que vale la pena considerar como parte de su orientación sobre los fundamentos de Gmail:

  • Gmail cuenta con un enorme conjunto de útiles atajos que le permitirán desplazarse por la interfaz sin tener que apartar las manos del teclado. Para habilitarlos, vuelva a la configuración de Gmail y desplácese hacia abajo en la pantalla hasta que vea la opción «Atajos de teclado«. Cambie su configuración a «Atajos de teclado activados«, luego desplácese hasta la parte inferior de la pantalla y haga clic en el botón Guardar cambios. Cuando vuelva a la vista principal de la bandeja de entrada, pulse la tecla del signo de interrogación del teclado para ver una lista de opciones disponibles.
  • La función de repetición de mensajes integrada en Gmail es una forma fantástica de quitarse de encima los mensajes y hacer que vuelvan cuando sean más relevantes, o incluso de cambiar el orden de los mensajes en su bandeja de entrada, si quiere darle un uso creativo al sistema. Para posponer un correo electrónico, haga clic en el ícono con forma de reloj de la barra de herramientas de la parte superior de la pantalla mientras ve un mensaje, o después de haber seleccionado cualquier número de mensajes en la vista de la bandeja de entrada.
  • Además de seleccionar los mensajes y utilizar los comandos de la parte superior de la pantalla de la bandeja de entrada, puede hacer clic con el botón derecho del mouse en cualquier mensaje de la misma lista para acceder a un menú de opciones con funciones como archivar, etiquetar, reenviar y, sí, incluso poner la siesta.

¡Uf! Ya casi hemos terminado. Sin embargo, antes de dar por terminado el día, hay un área más importante de la experiencia de Gmail que querrá analizar.

Las diferencias de Gmail para móviles
En general, el uso de Gmail desde su teléfono Android o iOS es bastante similar al uso del servicio en una computadora, pero notará un puñado de diferencias significativas.

En primer lugar, para ser claros, es casi seguro que querrá utilizar la aplicación de Gmail para Android o la aplicación de Gmail para iOS para gestionar su correo electrónico sobre la marcha. El sitio web de Gmail para móviles es un desastre extrañamente anticuado, y las aplicaciones ofrecen una experiencia superior (por un margen casi irrisorio).

El único asterisco es que las aplicaciones de Gmail para teléfonos no le permiten crear o editar etiquetas, trabajar con filtros o modificar ninguna de las configuraciones más avanzadas del servicio. Cualquier cambio que realice en esos frentes seguirá aplicándose en el entorno móvil, pero para configurarlo tendrá que acceder a Gmail a través del sitio web de escritorio.

Aparte de eso:

  • Para encontrar los comandos de formato de texto mientras redacta un mensaje en las aplicaciones móviles de Gmail, mantenga pulsado el dedo sobre el área de texto. En Android, verá una opción de «Formato» en ese momento que revelará un panel completo de formato de texto; en iOS, primero tendrá que seleccionar una sección específica de texto, después de lo cual verá las opciones básicas de negrita, cursiva o subrayado dentro del menú emergente del sistema. Las opciones de formato de texto están disponibles en las aplicaciones móviles de Gmail -incluso en Android, como se muestra aquí-, pero tiene que hurgar un poco para encontrarla.
  • Para cambiar entre varias cuentas de Gmail conectadas a su teléfono (si, por ejemplo, tiene una dirección personal y otra de trabajo asociadas al dispositivo), toque la imagen o el ícono de su perfil en la esquina superior derecha de la interfaz principal de la bandeja de entrada para ver una lista de opciones, o deslice el dedo hacia arriba o hacia abajo en esa imagen o ícono para pasar rápidamente de una cuenta a otra.
  • Para configurar acciones de deslizamiento personalizadas para su bandeja de entrada -comandos que le permitirán archivar, eliminar o posponer rápidamente un mensaje, así como marcarlo como leído o no leído y moverlo a otra etiqueta o categoría de la bandeja de entrada-, toque el ícono de menú de tres líneas en la esquina superior izquierda de la aplicación y luego busque y toque «Configuración» en el menú que aparece. En Android, toque «Ajustes generales» seguido de «Acciones de deslizamiento«; en iOS, toque «Acciones de deslizamiento de correo» dentro del menú principal de ajustes.

Y con eso, ¡su orientación de Gmail está completa! Ahora viene la parte divertida: perfeccionar la interfaz de Gmail, aprender a utilizar atajos más inteligentes y adquirir otros conocimientos avanzados sobre Gmail.

  • Cómo salir de Gmail:Si quiere salir por completo de Gmail -lo que también le hará salir de todas las demás aplicaciones y servicios de Google-, haga clic en la imagen o el ícono circular del perfil que aparece en la esquina superior derecha del sitio web de Gmail y, a continuación, busque el botón Salir (o Salir de todas las cuentas) en el panel que aparece.
  • Cómo cambiar la contraseña de Gmail: La seguridad de la cuenta de Google es importante, y utilizar una contraseña fuerte y compleja que no se utilice en ningún otro sitio es la forma más inteligente de mantener sus datos a salvo. su contraseña de Gmail es la misma que la de su cuenta de Google en general, así que, si alguna vez necesita cambiarla, vaya a la página de la contraseña de la cuenta de Google. También puede cerrar manualmente la sesión de determinados dispositivos y añadir la autenticación de dos factores a su cuenta para obtener una protección adicional en la página Seguridadde la cuenta de Google.
  • Cómo recuperar una cuenta de Gmail:Si ha olvidado su contraseña de Google y no puede acceder a su cuenta de Gmail, visite el sitio de recuperación de cuentas de Google para conocer sus opciones. De forma proactiva, también merece la pena consultar el área «Formas de verificar que es usted» de la página de seguridad de la cuenta de Google para asegurarse de que su número de teléfono de recuperación, su dirección de correo electrónico de recuperación y su pregunta de seguridad están actualizados y son correctos.
  • Cómo cambiar su nombre de Gmail: ¿Necesitas cambiar su nombre en Gmail por otro diferente? Suele ocurrir. Puede cambiar su nombre de Gmail haciendo clic en el ícono con forma de engranaje situado en la esquina superior derecha del sitio web de Gmail, seleccionando «Ver toda la configuración» y, a continuación, haciendo clic en el encabezado «Cuentas e importación«, y en el enlace «Editar información» dentro de la sección «Enviar correo como«.
  • Cómo eliminar Gmail o eliminar su cuenta de Gmail:Si ha terminado con una cuenta de Gmail y quiere desactivarla, eliminarla y borrarla para siempre, encontrará la opción de hacerlo dentro del sitio web de la cuenta de Google. Si quiere eliminar toda su cuenta de Google, incluyendo Gmail y el resto de aplicaciones y servicios de Google, esta página es la que necesita. Asegúrese de haber exportado y descargado todos los datos que quiera guardar antes de realizar cualquiera de los dos pasos.
  • Cómo crear una cuenta de Gmail:Si está empezando a utilizar Gmail o necesita establecer una nueva dirección por cualquier motivo, puede crear una cuenta de Gmail rellenando el formulario de esta página general de creación de cuentas de Google.

JR Raphael Computerworld.com / CIOPeru.pe

 

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