Cómo las empresas están controlando los costos de la nube

Debido a la pandemia

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Para preocupación de los responsables de finanzas de todo el mundo, la rápida emisión de órdenes de quedarse en casa durante los primeros días de la pandemia de la COVID-19 dio a los equipos de TI la autoridad para aumentar rápidamente el uso de la nube para satisfacer un conjunto de necesidades cambiantes de los empleados y clientes casi de la noche a la mañana. De hecho, el gasto en la nube superó a las inversiones en las instalaciones por primera vez en el 2020, marcando un punto de inflexión en el consumo empresarial de servicios en la nube.

Ahora, a medida que se vislumbra el final de la pandemia, la fiesta podría estar llegando a su fin y la optimización de los costos de la nube estará en la agenda de muchas organizaciones a medida que se aumenta el control sobre el gasto.

«Al principio de la pandemia, la gente se centraba en hacer que las cosas funcionaran. El costo de la nube estaba en un segundo plano», comenta Owen Rogers, analista de 451 Research. «En los últimos tres meses ha aumentado el interés por gestionar ese costo y optimizarlo para el futuro. De lo que estoy menos seguro es de cuándo se calmarán totalmente las cosas para las empresas».

El lugar en el que finalmente se asiente ese nivel de costos de la nube variará de una organización a otra, pero según Eugene Khvostov, vicepresidente de producto e ingeniería de Apptio, especialista en optimización de costos, «los dolores centrales son los mismos: quién es responsable de qué costo, cómo hago que sean conscientes y responsables, y cómo lo extiendo a toda la organización».

Lo que es seguro es que los costos de la nube no pueden seguir creciendo a la par que los ingresos. Se trata más de ajustarse a su entorno que de reducir los costos de la nube. La gran corrección de la nube está sobre nosotros.

Por qué finops puede ayudar a gestionar los costos de la nube
«A lo largo de los años, hemos escuchado las mismas historias una y otra vez. Los equipos de ingeniería gastan más de lo necesario en la nube, con poca comprensión de la eficiencia de los costos. Mientras tanto, los equipos de finanzas luchan por entender y mantenerse al día con lo que los equipos están gastando. Y, por si fuera poco, la dirección no tiene suficiente influencia en el gasto de la empresa y a veces ni siquiera muestra voluntad de influir en las prioridades», escribieron JR Storment y Mike Fuller en su libro Cloud Finops del 2020.

«Finops» es un término divisivo que es esencialmente un nuevo modelo para la gobernanza de los costos tecnológicos, en el que las organizaciones utilizan un conjunto de técnicas y herramientas para planificar, presupuestar y prever mejor las necesidades de gasto en la nube. Como escribieron Storment y Fuller: «En los términos más sencillos, finops aporta responsabilidad financiera al modelo de gasto variable de la nube. Pero esta descripción no es más que un indicio del resultado. El cambio cultural que supone el funcionamiento en la nube, traslada la propiedad de la tecnología y la toma de decisiones financieras a los límites de la organización. Esto da un vuelco a la metodología de planificación de la capacidad que se ha mantenido durante mucho tiempo, y que se ha convertido en un análisis de optimización de tarifas para la tecnología que ya se ha utilizado. Asimismo, obliga a los profesionales de TI, finanzas y negocios a trabajar juntos en formas desconocidas. Es una aceptación de que las antiguas formas de gestionar la infraestructura no solo son ineficaces en la nube, sino que son irrelevantes».

Como aluden Storment y Fuller, está surgiendo un nuevo modelo de gestión de costos en la nube en el que un grupo central se encarga de encontrar oportunidades de optimización y negociar las mejores tarifas con los proveedores, mientras que los ingenieros y los propietarios de los productos deben hacerse cargo de sus propios costos en la nube.

Como era de esperar, la empresa de entrega de comestibles en línea, Ocado, vio un enorme aumento de la demanda de sus servicios durante la pandemia y el ahorro de costos no era la prioridad. En su lugar, «se trataba de escalar para satisfacer la demanda», comenta Alex Howard Whitaker, ingeniero principal de la nube en Ocado Technology.

Para ayudar a gestionar ese aumento de uso, Ocado encargó a su equipo de plataforma central la identificación de oportunidades de ahorro en toda la empresa, tales como el uso de instancias puntuales para sus aplicaciones más apátridas, y el apagado de los entornos los fines de semana. El equipo central de observabilidad también incorpora ahora el costo en la información que proporciona a los propietarios de productos individuales, que son cada vez más responsables del costo de sus aplicaciones.

Por qué finops podría realmente no ayudar a contener los costos de la nube
«Finops es flexible y está integrado en los procesos del negocio, pero no creo que las empresas estén todavía en esa fase en la que la nube se sigue consumiendo de forma ad hoc», afirma Rogers, de 451. «Investigar el uso de instancias reservadas, recortar los residuos e incorporar herramientas de optimización son las cosas interesantes, ya que no muchas organizaciones tendrán las agallas para hacer un cambio cultural de esta escala mientras haya tanta incertidumbre».

En una encuesta reciente de 304 responsables de la toma de decisiones empresariales y de TI, el proveedor de gestión de la nube CloudCheckr descubrió que el 63% de los encuestados todavía ve la gestión de los costos como un área clave de mejora cuando se trata de su uso de la nube pública, y solo el 31% informó que supervisa y optimiza los costos de la nube pública de forma eficaz. Como dijo el consultor de facturación en la nube Corey Quinn, «todo el mundo dice que controla [los costos de la nube], ‘más o menos, pero no lo estamos haciendo bien'».

Esto se debe a que la escala del cambio cultural puede ser poco atractivo para las empresas consolidadas con formas de trabajo bien establecidas. Por eso Quinn no está del todo convencido del enfoque de toda la organización que propugnan los defensores de finops. «No hay un camino de oro, porque se está hablando de cambiar la cultura de ingeniería, finanzas y la forma de comunicarse, y eso requiere un gran esfuerzo», indica.

En cambio, Quinn aconseja a las organizaciones que mejoren en las cosas pequeñas, como apagar lo que no necesitan y aprovechar los descuentos por compromiso de uso (CUD). Sin embargo, «incluso las cosas fáciles no siempre se hacen, porque la inercia es algo poderoso. Las empresas se dicen a sí mismas que, una vez finalizado el sprint, tomarán buenas decisiones, como cambiar el tamaño y utilizar servicios gestionados de mayor nivel, pero no lo hacen».

La encuesta de CloudCheckr respalda las afirmaciones de Quinn. Esta encontró que la falta de rightsizing (43%), las instancias no utilizadas que nunca se apagan (35%), el bajo uso de las instancias en la nube (34%) y las migraciones de aplicaciones que no ajustan su arquitectura para la nube (32%) fueron citadas comúnmente como áreas clave en las que se podría mejorar la optimización de los costos de la nube.

Cómo HSBC, Sainsbury’s, Airbnb y Spotify gestionan los costes de la nube
Sin embargo, independientemente de la idoneidad de finops, las empresas de todo tipo están empezando a tomarse en serio la gestión de sus crecientes costos en la nube.

El banco HSBC tuvo que trasladar varias aplicaciones importantes a la infraestructura de la nube durante la pandemia. «Vimos un enorme aumento de los servicios bancarios en línea, cientos de planes de ayuda y beneficios gubernamentales que debían implementarse, y algunos mercados muy dinámicos. Esto aceleró nuestros despliegues en la nube y, en el caso de las cargas de trabajo existentes, pudimos reaccionar ante una demanda muy dinámica», afirma Ian Haynes, director de tecnología de los servicios globales en la nube de HSBC, durante un reciente evento de AWS. Ahora, el banco se encuentra «al inicio de nuestro viaje [finops] y necesita convertirlo en parte del trabajo de todos».

Al igual que muchas empresas hoy en día, la inversión en la nube en el minorista británico Sainsbury’s se ha centrado en la creación de nuevas funciones y capacidades digitales, lo que llevó a una rápida escalada en el consumo de servicios en la nube. «En algún momento, el equipo de operaciones estaba tratando de controlar el gasto», sostiene el CIO del grupo, Phil Jordan.

Tras un intenso proceso de cambio de cuatro meses a lo largo de la pandemia -completado con formación para proveedores, finanzas, personal y equipos de servicio-, Sainsbury’s cambió toda la función tecnológica a un nuevo modelo operativo llamado «gestión del ciclo de vida del producto end-to-end«. Este traslada la responsabilidad de un producto o servicio a los equipos de ingeniería, incluyendo la gestión de los costos, la vulnerabilidad, los riesgos y los socios.

Estos equipos siguen contando con el apoyo de un equipo central de plataforma, que se encarga de actividades como la creación de activos reutilizables, la eliminación de residuos, la búsqueda de oportunidades de ahorro de costos, la negociación de descuentos y la identificación de un uso más eficiente de los servicios con proveedores y socios.

«Lo hicimos por muchas razones y una de ellas fue hacer que los ingenieros fueran totalmente responsables del costo total de propiedad, incluidos los costos de terceros y la forma en que utilizamos a los socios. Mientras consumimos desde la nube casi por defecto, la optimización se vuelve parte de ella», anota Jordan. «En esencia, la nube es un modelo de consumo y el consumo ha sido abundante, por lo que necesitábamos encontrar algo de control y gestionar las cosas de forma más proactiva».

Incluso empresas bien financiadas y que apuestan por la nube, como Spotify y Airbnb, han hecho públicos recientemente sus esfuerzos por dotar de cierto rigor en los costos a sus equipos de ingeniería, reconociendo el tiempo y el esfuerzo que esto requiere, incluso para organizaciones de la nube muy maduras y con excelentes equipos de ingeniería.

Ambas empresas enfrentaron problemas similares: sus facturas mensuales de la nube crecían más rápido que los ingresos de la empresa. «Teníamos un problema, pero carecíamos de un conocimiento profundo de cómo los equipos utilizan los recursos de AWS, y de cómo los cambios arquitectónicos y de infraestructura planificados afectarían a nuestros futuros costos de AWS», escribieron las ingenieras de Airbnb Jen Rice y Anna Matlin en una entrada del blog de la empresa.

Como resultado, se propusieron crear los datos de atribución de costos necesarios para empezar a mostrar a su comunidad de desarrolladores basada en datos la magnitud del problema al que se enfrentaban, para conseguir su aceptación. Ahora, un equipo centralizado de eficiencia de costos tiene una vista aérea de todo el ecosistema de Airbnb para tomar decisiones de compra de infraestructura más eficientes, y los incentivos se extendieron a los equipos de ingeniería para hacer sus servicios más eficientes.

En Spotify, como escribió recientemente James Governor, analista de RedMonk, el planteamiento fue similar: dar a los ingenieros los datos y las herramientas necesarias para tomar mejores decisiones sobre los costos de sus aplicaciones. «La idea es que los ingenieros y los equipos de ingeniería se vean incentivados a asumir más responsabilidad por los costos asociados a los productos que están construyendo. El modelado de los costos pasa a formar parte del proceso de ingeniería, en lugar de ser uno separado que deben gestionar los equipos financieros», escribió Governor.

Tal vez no deba usar tanto la nube
También existe una creciente corriente de pensamiento que afirma que, en ciertos casos, la nube no es la solución en absoluto. «A medida que la experiencia del sector con la nube madura -y vemos una imagen más completa del ciclo de vida de la nube en la economía de una empresa- se hace evidente que, aunque la nube cumple claramente su promesa al principio de la travesía de una empresa, la presión que ejerce sobre los márgenes puede empezar a superar los beneficios, a medida que una empresa escala y el crecimiento se ralentiza», escribieron los socios de Andreessen Horowitz, Sarah Wang y Martin Casado, en una reciente entrada del blog.

Dropbox es el ejemplo más destacado de una empresa que ha nadado a contracorriente de la industria en este sentido, alejándose de sus raíces como empresa de almacenamiento construida sobre AWS y construyendo su propia infraestructura, con lo que supuestamente se ha ahorrado unos 75 millones de dólares en dos años. Sin embargo, como escribió Quinn en su popular boletín, esta cifra no tiene en cuenta la enorme cantidad de gastos operativos que implica el mantenimiento, la aplicación de parches y la actualización de los servidores que esta decisión añadió, ni el costo de la innovación perdida.

Y Quinn señaló que, aunque Dropbox hizo bien en traer la infraestructura a la empresa, el proveedor de almacenamiento en la nube no es un buen modelo para la mayoría de las compañías. En su boletín, Quinn escribió que, «al parecer, se trataba de una carga de trabajo única, muy grande y muy bien entendida: el almacenamiento de archivos de usuarios. Ese caso de uso no estaba escalando en dramáticas oscilaciones hacia arriba y hacia abajo, el crecimiento de la capacidad era fácil de predecir y los ingenieros de Dropbox lo entendieron de principio a fin». No puede decirse lo mismo de la mayoría de las empresas, ya sea que hayan nacido en la nube, sean nativas de la nube, estén comenzando su viaje en la nube, o aún estén ejecutando cosas en servidores mainframes.

Empiece con un mejor gobierno de los costos de la nube
Hay varias formas de empezar, tanto si adopta finops como si utiliza principios de optimización de la nube más sencillos.

En el caso de los finops, escriben Storment y Fuller en su libro, «se puede asignar a una sola persona la gestión de los compromisos con los proveedores de la nube. Para ello, se propone implementar una jerarquía inicial de cuentas, etiquetas y etiquetado. A partir de ahí, a medida que la práctica se haga más grande, cada parte del proceso podrá ampliarse».

La visibilidad es el primer paso clave para la madurez de finops. Una vez que todo el mundo trabaje a partir de los mismos datos, podrá comenzar la educación, ayudando a una organización a escalar sus prácticas de optimización de costos en torno a un pequeño equipo de expertos. «Obtenga visibilidad de lo que está ocurriendo en su entorno de nube y haga el duro -pero importante- trabajo de limpiar su asignación para saber quién es realmente responsable de qué antes de empezar a hacer cambios», escribieron Storment y Fuller.

En términos más generales, «entre con un plan», señala Khvostov de Apptio. «Aprenda los marcos de trabajo como finops, y consuma los recursos gratuitos de los propios proveedores de la nube. No se trata de descargar el informe de uso de la nube de AWS y partir de ahí. Haga de esto un enfoque consistente e iterativo, y mejore la forma de analizar, optimizar y controlar los costos de la nube a medida que avance».

Rogers, de 451, aconseja empezar con las propias herramientas de optimización de costos de su proveedor de la nube o recurrir a un proveedor externo como Apptio o VMware CloudHealth si se está ejecutando un entorno multinube.

A continuación, hay que identificar la métrica empresarial adecuada para medir los costos de la nube. «La métrica de negocio es importante, porque le permite cambiar la conversación de una que es solo sobre los dólares gastados a otra sobre la eficiencia y el valor del gasto en la nube. Poder decir ‘cuesta X dólares atender a clientes que aportan Y dólares de ingresos’ aporta un contexto que ayuda a tomar la decisión de si X e Y dólares son razonables para la organización. Luego, a medida que los servicios evolucionen o cambien por completo con nuevas características, las empresas serán capaces de medir el impacto de estos cambios a través de estas métricas de negocio», escribieron Storment y Fuller.

Puede que todo esto suene intimidante y complicado, pero a medida que la nube va representando una parte cada vez mayor de las facturas tecnológicas de una organización, es solo cuestión de tiempo que estas prácticas se conviertan en la corriente principal y que todos los ingenieros tengan que saber cómo funciona una factura en la nube.

Scott Careyr InfoWorld.com

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