Asana apunta a la empresa con nuevas funciones de flujo de trabajo

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Asana, una plataforma de gestión de trabajo para equipos, ha anunciado el Enterprise Work Graph, un conjunto de características diseñadas para dar mayor claridad y flexibilidad a los flujos de trabajo de la empresa. Las nuevas capacidades pretenden alinear a los equipos en torno a los objetivos, coordinar los flujos de trabajo entre equipos y zonas horarias, y proporcionar visibilidad sobre la situación del trabajo en tiempo real.

Junto con el nuevo modelo de datos de Work Graph, Asana está introduciendo controles y seguridad de nivel empresarial en su plataforma.

Alex Hood, director de producto de Asana, explicó que las empresas de todos los tamaños y sectores pierden innumerables horas de trabajo no productivo; es decir, el tiempo que se pierde buscando información, cambiando de aplicación o celebrando reuniones de estado. Hood, que llama a esto «trabajo sobre el trabajo», señaló que a medida que las empresas crecen, también lo hace su trabajo sobre el trabajo, con organizaciones de cinco mil o más empleados que pierden el 63% del tiempo de esos empleados en ello cada semana.

La investigación realizada por Asana muestra que los trabajadores del conocimiento cambian entre una media de 10 herramientas, 25 veces al día. En el caso de los directivos, esa cifra se eleva a una media de 40 herramientas, unas 30 veces al día.

«Con la pandemia, los CIOs se han dado cuenta de que necesitan invertir en colaboración y seguridad, que son las dos grandes prioridades de gasto para las empresas más grandes en lo que respecta a su pila tecnológica. Y hemos tenido que responder y crear una oferta empresarial adaptable para nuestros clientes más grandes que buscan adaptarse», anotó Hood.

Wayne Kurtzman, analista de IDC, dijo que, aunque las nuevas capacidades que ofrece Asana se centran en la empresa, las pequeñas y medianas empresas podrían beneficiarse de muchas de las mismas características.

«El reto de Asana es demostrar a quienes no creen que su trabajo pueda formar parte de un flujo de trabajo, que Asana sigue aportando beneficios significativos en ahorro de tiempo y productividad», sostuvo Kurtzman.

Alineación empresarial
Como parte de su nueva oferta, Asana está evolucionando su oferta de Goals, con una nueva API de Goals que conecta los objetivos con los datos y las perspectivas de las herramientas de misión crítica para supervisar el impacto e informar las decisiones ejecutivas. Con la API de Goals, las organizaciones que buscan una visión holística de sus objetivos en un solo lugar, actualizaciones automáticas del progreso y la capacidad de realizar cambios en los objetivos en sus herramientas de elección, ahora pueden lograr esto de forma programada mediante la construcción de integraciones personalizadas.

Visualización de objetivos en Asana.

«Los usuarios tienen la capacidad de establecer objetivos en Asana a nivel corporativo y luego asegurarse de que todo el trabajo esté vinculado a esos objetivos para que puedas ver realmente cómo están progresando en el tiempo», inidcó Hood. Al vincular un objetivo de Asana con un informe de una herramienta de CRM, por ejemplo, el objetivo se actualizará automáticamente en Asana, manteniendo informados a todos los interesados de una organización.

Asana pronto ofrecerá actualizaciones automáticas del progreso de Goals que proporcionan información en tiempo real sobre el logro de los objetivos de la empresa, sin necesidad de trabajo manual.

Coordinación entre equipos y visibilidad mejorada
El nuevo Workflow Builder de Asana permite a cualquiera crear flujos de trabajo a través de las herramientas de apuntar y hacer clic que construye y automatiza todos los pasos, eliminando la necesidad de codificar nada.

Hood dijo que la coordinación entre equipos puede ser caótica, a menudo con el trabajo viviendo en silos y hojas de cálculo específicas de cada equipo. Uno de los mayores desafíos reportados en la encuesta de Anatomía del Trabajo de Asana es la incapacidad de colaborar eficazmente, señaló.

«Los creadores de flujos de trabajo son una forma muy gráfica para que los usuarios configuren cómo los equipos trabajan juntos y cómo tienen traspasos», sostuvo. «Es casi como una visión de rayos X de los procesos y proyectos y Asana, que puede configurar sin ser un tecnólogo».

El próximo Workflow Builder y la Library darán a los equipos la capacidad de crear sus propios flujos de trabajo o aprovechar los mejores flujos de trabajo pre-construidos para potenciar los proyectos e impulsar la eficiencia. Al ayudar a los equipos a escalar los procesos en toda la organización, Asana pretende eliminar la necesidad de costosas herramientas y complejas aprobaciones de TI.

La herramienta actualizada de informes universales de Asana ofrecerá a las empresas la visibilidad necesaria para hacer un seguimiento de los objetivos empresariales, realizar ajustes y guiar a los equipos hacia el éxito, todo ello sin añadir más reuniones.

La herramienta actualizada permite ahora a los equipos hacer un seguimiento del gasto presupuestario en los proyectos a lo largo de días, meses y años, y analizar la cantidad de tiempo que los equipos pierden debido a procesos ineficientes, desvelando información vital y ayudando a los equipos a mejorar continuamente su eficiencia.

«Hemos lanzado Universal Reporting, que permite a las organizaciones elaborar informes sobre todos los tipos de equipos, tanto si trabajan juntos de forma natural como si no», explicó Hood. «Hemos desbloqueado los datos históricos para que fluyan también en esos informes, por lo que ahora hay informes de series temporales, y los informes de estado son más holísticos porque toman información de períodos anteriores».

Informes de series temporales con un gráfico de líneas apiladas en Asana.

Hood dijo que toda la información de los informes de estado se agrupa en Goals, lo que permite a las grandes organizaciones ver cómo progresan los proyectos con mayor facilidad.

Seguridad a escala
Con estas nuevas capacidades diseñadas para apoyar a las empresas de 100 mil usuarios y más, Asana se ha comprometido a una disponibilidad del 99,9%, lo que permite a los equipos de TI centrarse en los resultados del negocio a medida que escalan y proporcionar la tranquilidad de que la plataforma mantendrá sus datos seguros y disponibles.

Los nuevos anuncios de administración de Asana permiten al departamento de TI mantener a toda la organización actualizada directamente en Asana para que la información correcta llegue a los equipos adecuados en el momento adecuado. Los administradores de la empresa pueden obtener información sobre lo que ocurre en Asana a través de la API de registro de auditoría y las notificaciones sobre la actividad inusual.

Hood dijo que «cuando hay una única fuente de verdad», ésta debe estar fuera de peligro. Con el lanzamiento de SCIM, una herramienta que automatiza la configuración de grupos y empuja las actualizaciones de perfiles, Asana elimina gran parte del trabajo mundano que tienen que hacer los administradores de TI.

«También lanzamos Enterprise Key Management, que permite a las organizaciones tener sus propias claves de cifrado que se mantienen dentro de su propio departamento de TI y no en Asana», señaló Hood.

Kurtzman dijo que Asana está abordando temas clave que preocupan a las empresas, sobre todo el trabajo desde cualquier lugar de forma segura.

«La salsa secreta de Asana está en su capacidad para habilitar otro software empresarial a través de las integraciones, y para ofrecer información a los usuarios a través de su Asana Work Graph, una base de datos gráfica», señaló. «Los resultados del enfoque gradual de Asana hacia el Work Graph han resonado con muchos usuarios, como es evidente en las comunidades de Asana».

Charlotte Trueman Computerworld.com

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