Box se mueve para abordar el cambio a lugares de trabajo híbridos

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La empresa de gestión de contenidos Box ha presentado esta semana una serie de nuevas funciones e integraciones destinadas a permitir a los usuarios trabajar de forma más segura y colaborativa. La medida llega en un momento en que las empresas están abandonando los procesos basados en el papel y adoptando los activos digitalizados, según Diego Dugatkin, recientemente nombrado director de producto de Box.

Como resultado, Box busca proteger el contenido digital, reforzar la colaboración y mejorar los flujos de trabajo en aplicaciones integradas, anotó. «Todo lo que ofrecemos se centra en mantener el cumplimiento de la seguridad y la gobernanza que tenemos, al tiempo que se amplía con este conjunto de nuevas funciones. A medida que empezamos a ver la reapertura de algunas oficinas, vemos la necesidad de mantener este nivel de colaboración (visto en los últimos 18 meses)».

Los anuncios realizados en la conferencia Boxworks 2021 de la empresa se enmarcan en tres áreas principales: seguridad, colaboración e integración de flujos de trabajo y aplicaciones.

Raul Castanon, analista senior de productividad y colaboración de la empresa 451 Research S&P Global Market intelligence, dijo que los movimientos de Box son consistentes con las recientes tendencias de productividad de la fuerza de trabajo y la transición a un lugar de trabajo híbrido.

Según 451 Research, las principales áreas de mejora de la productividad de los empleados incluyen la búsqueda de formas de organizar, planificar y priorizar mejor el trabajo; la búsqueda de la reducción de tipos de tareas comunes y repetitivas; y la posibilidad de almacenar, encontrar y compartir información con mayor facilidad.

«Estos factores apuntan a la necesidad de flujos de trabajo habilitados para la comunicación e integraciones entre aplicaciones de colaboración y gestión de contenidos; sus recientes anuncios demuestran que esta es la dirección en la que va Box», sostuvo Castanon.

Actualizaciones de seguridad
En cuanto a la seguridad, Box dijo que los clientes que utilizan su Box Shield deberían ver mayores tasas de detección de malware y menos falsos positivos. Según Dugatkin, Box Sheild ya escanea más de 48 mil millones de archivos al año; pero con los casos reportados de ransomware que aumentaron un 300% en la primera mitad del 2021, Box se movió para proteger mejor el contenido de sus clientes.

«Las nuevas capacidades de escaneo profundo de malware en Box Shield combaten estos ataques de ransomware«, dijo. «Lo que hace que el enfoque de Box sea diferente es que agrega la tecnología de aprendizaje profundo en el enfoque tradicional basado en hash para la detección de malware«.

Box Shield debería ser capaz de reconocer rasgos maliciosos dentro del contenido casi en tiempo real. También ampliará la detección de malware al contenido activo en Box y analizará el contenido externo al que acceden los usuarios administrados. Los administradores también podrán anular ocasionalmente los veredictos de amenaza para los contenidos de bajo riesgo, con el fin de evitar la interrupción de los flujos de trabajo de la empresa.

Colaboración y flujo de trabajo
Con la vista puesta en la colaboración y el flujo de trabajo, Box ha presentado una nueva versión de Box Notes para mejorar la colaboración interna y externa. Box Notes añade la capacidad de simplificar la organización del contenido y la navegación dentro de una nota de Box, con características como cuadros de llamada para resaltar el contenido, la capacidad de incluir tablas de contenido, enlaces de anclaje y cursores en línea para realizar un seguimiento de las ediciones en tiempo real.

Los bloques de código están diseñados para ayudar a simplificar el proceso de colaboración técnica, con capacidades de seguridad y control como permisos granulares y estadísticas de acceso incorporadas en la nube de contenidos de Box.

Dugatkin anotó que las nuevas características se pueden utilizar en todos los equipos: los equipos de marketing pueden crear planes de proyectos para seguir el progreso, o crear anuncios de lanzamiento colaborando en tiempo real entre los equipos internos y los socios de la agencia externa; los equipos de ventas pueden utilizar la plataforma para desarrollar guiones y plantillas de correo electrónico; y los equipos de reclutamiento pueden recoger los comentarios de las entrevistas.

«Todos los departamentos pueden aprovechar [Box Notes] para la colaboración», dijo.

Box también tiene previsto lanzar una aplicación móvil renovada, con un modo de captura actualizado para dispositivos iOS y Android, y una tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que convierte los documentos escaneados en PDF con capacidad de búsqueda y con soporte multilingüe.

Estas características se unen a la capacidad de firma electrónica de Box, Box Sign, que se anunció en julio. La empresa afirma que ya se utiliza para realizar transacciones digitales como la incorporación de empleados, acuerdos con proveedores y órdenes de compra.

Box Sign permite a los usuarios enviar documentos para su firma electrónica directamente desde Box a cualquier persona, incluso a quienes no tienen una cuenta en Box, y es compatible con más de 15 idiomas. Las nuevas funciones de seguridad incluyen la autenticación del firmante a través de SMS, la protección con contraseña de los documentos enviados para su firma y el cumplimiento de los requisitos de HIPAA, SOC, ISO y FedRAMP.

Las funciones de Box Sign en la integración de Box for Salesforce también permiten a los clientes generar y enviar acuerdos de confidencialidad, contratos y otros documentos directamente desde Salesforce.

Se espera que Box Sign esté disponible este mes para todos los clientes de Estados Unidos y Canadá en los planes Business y Enterprise sin costo adicional. Continuará su despliegue a nivel mundial en los próximos meses.

Integración de aplicaciones
Box ofrece actualmente integraciones con más de mil 400 aplicaciones, incluyendo Salesforce, Okta y Webex. Dado que el trabajo a distancia está impulsando una mayor necesidad de colaboración, Box está desplegando integraciones mejoradas con tres grandes de la colaboración: Microsoft Teams, Slack y Zoom.

Las integraciones con Microsoft Office y Teams incluyen la capacidad de coautoría en tiempo real en las aplicaciones de escritorio y móviles de Office -incluyendo Microsoft Word, Excel y PowerPoint- con todas las ediciones guardadas automáticamente en Box, lo que permite a los usuarios colaborar simultáneamente en documentos a través del escritorio, la web y los dispositivos móviles.

Los clientes también podrán utilizar Box como su opción de almacenamiento por defecto en Teams, y los administradores de TI tendrán opciones más granulares a nivel individual, de equipo y de organización.

En cuanto a Slack, Box ofrece una mayor integración que permite a los usuarios subir archivos directamente a Box a través de la interfaz de Slack. Los clientes siguen obteniendo la seguridad y el cumplimiento de Box sobre el contenido, incluso cuando los archivos se suben a través de Slack.

La aplicación de Box para Zoom permite a los clientes acceder a su contenido de Box sin tener que salir de Zoom. También pueden examinar, previsualizar y compartir archivos de Box directamente desde Zoom, tanto si la reunión está activa como si no.

Castanon dijo que las integraciones con Teams, Slack y Zoom ponen de manifiesto la evolución de las comunicaciones y la colaboración empresarial en el lugar de trabajo posterior a la pandemia, en el que los flujos de trabajo asíncronos y habilitados para las comunicaciones en tiempo real adquieren mayor relevancia.

«Más que una amenaza para los proveedores de comunicaciones y colaboración, estas integraciones representan una oportunidad para que ganen aún más relevancia al proporcionar los medios para que las organizaciones desplieguen flujos de trabajo habilitados para las comunicaciones», sostuvo. «Junto con las mejoras de Box Sign y Box Relay, las nuevas capacidades posicionan aún más a Box como un centro de contenido de espacio de trabajo inteligente».

Charlotte Trueman Computerworld.com

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