Once tecnologías para apoyar la oficina híbrida

Los responsables de TI son los encargados de garantizar el éxito de las nuevas estrategias de trabajo que combinan la colaboración en persona y a distancia. Estas son las herramientas que pueden ayudar.

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Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los responsables de TI en estos momentos es el apoyo a las estrategias cambiantes en torno al lugar de trabajo de la empresa. Antes de la pandemia, el trabajo a distancia era una faceta de la combinación de personal de la mayoría de las organizaciones, pero no el imperativo empresarial universal en el que se convirtió instantáneamente cuando se produjo el COVID-19. Ahora, los trabajadores están volviendo a las oficinas, al menos en cierta medida, y es probable que el trabajo remoto generalizado esté aquí para quedarse.

Los debates sobre el trabajo en persona frente al trabajo a distancia son intensos en las direcciones de las organizaciones de todo tipo, con algunos creyendo en el poder del cara a cara y otros ensalzando la creatividad que supone trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. Los responsables de TI son una parte clave de este debate, pero también serán los principales responsables de apoyar cualquier estrategia de fuerza de trabajo híbrida que surja de este debate.

La buena noticia es que es más fácil que nunca adaptarse a los cambios de prioridades, a los mandatos de salud pública y a los jefes que cambian de opinión. Ahora es habitual que las ofertas de software admitan la posibilidad de trabajar en cualquier lugar, desde un safari en África hasta la misma oficina que se ha ocupado durante diez años. El reto es saber qué es lo que mejor funciona y desplegarlo, así como facilitar el cambio en toda la empresa para garantizar que la plantilla siga siendo productiva.

A continuación, le ofrecemos un resumen de las tecnologías que los responsables de TI deben tener en cuenta para apoyar las estrategias de oficina híbrida y la flexibilidad del lugar de trabajo que estas estrategias conllevan.

Software de hostelería
Llamar a estas herramientas «hostelería de oficina» puede resultar confuso, ya que no hay hoteles ni dormitorios de por medio. La idea es facilitar a los empleados y a los equipos la reserva de escritorios, puestos de trabajo, salas de conferencias, etc., con un clic. Claro que algunas organizaciones pueden sobrevivir con una regla de «el primero que llega», pero un buen software de hostelería puede desalentar los conflictos que surgen del mal comportamiento, como el acaparamiento de escritorios.

El software de hostelería es cada vez más sofisticado. Algunas soluciones ofrecen mapas del espacio de trabajo en los que se puede apuntar y hacer clic. Otras muestran los «propietarios» actuales de cada mesa en una pantalla grande para que sea fácil encontrar dónde está sentado alguien. Algunas generan informes que trazan la demanda de mesas para que la empresa pueda evitar pagar de más por el espacio cuando llegue el momento de renegociar el alquiler. El conjunto de funciones está creciendo rápidamente porque las empresas siguen ideando nuevas necesidades.

Algunos de los principales proveedores son Condeco, DeskFlex, iOffice y EMS.

Rastreo de contactos
Saber dónde se encuentra todo el mundo simplifica la gestión de los brotes. Un buen software de rastreo de contactos puede identificar a todas las personas que hayan trabajado cerca de una persona infectada.

Algunos productos rastrean a los empleados cuando se registran pidiéndoles que confirmen que no han experimentado ningún síntoma. Otros utilizan cámaras de infrarrojos para tomar la temperatura. Algunas herramientas pueden defenderse de la infección haciendo sonar una alarma si las personas se acercan demasiado. Existe una variedad de opciones de rastreo de contratos para aplicar estrategias que limiten la transmisión.

Algunas opciones son SaferMe y Mobile Programming.

Mejores herramientas de productividad en la nube
El software de oficina basado en la nube no es nuevo, pero las soluciones se han convertido de repente en algo esencial, lo que las empuja a ser aún mejores. Todas estas herramientas están diseñadas para que un empleado pueda iniciar sesión desde un navegador cualquiera y empezar a trabajar. Una vez dado ese salto, la transición de la oficina al hogar y a la cafetería es sencilla. Aunque las empresas sigan suministrando portátiles y otro hardware a las personas que trabajan a distancia, el aprovisionamiento de estas máquinas y el mantenimiento de la seguridad nunca han sido tan fáciles con las herramientas basadas en el navegador.

Las nuevas características están redefiniendo el espacio. Office de Microsoft es ahora una colección de aplicaciones web que forma parte de OneDrive. La colección de editores y programas de correo de Google ha superado el antiguo nombre de «G Suite» y ahora es «Workspace». Zoho ofrece todas las aplicaciones de productividad habituales para editar documentos y presentaciones, pero también añade herramientas para la gestión de las relaciones con los clientes, los recursos humanos y la contabilidad bajo el paraguas de «Zoho One».

Mejor software de planificación
Los programas informáticos optimizados para la clasificación y el seguimiento de las tareas se están convirtiendo rápidamente en algo esencial para hacer el trabajo. Las herramientas para los equipos de programación ágil han crecido para ayudar a los gestores de proyectos a realizar un seguimiento de las distintas partes de cualquier proyecto con tickets que fluyen a través de un tablero Kanban. Los gestores de software de las empresas tienen sus propias herramientas de seguimiento de cada pieza de software que se ejecuta en cada máquina. Los equipos de ventas llevan años utilizando sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM).

Ninguno de estos paquetes es nuevo y tampoco fue diseñado para combatir una infección pandémica, pero todos están disponibles dondequiera que estén los empleados y ayudan a agilizar los flujos de trabajo, reduciendo la necesidad de reuniones presenciales. Aunque las personas acudan a la oficina en algún momento, es posible que nunca haya un momento en el que estén todos allí al mismo tiempo. Si su oficina se ha resistido a cambiar a un mejor sistema de gestión de flujos de trabajo, ahora es el momento de investigar su actualización.

Entre los principales proveedores se encuentran Asana, Jira, Monday.com y otros.

Mejor mensajería
Salvando las distancias: cómo los socios pueden asegurar un perímetro cada vez más amplia.

Los sistemas de mensajería y conferencias han existido desde mucho antes de la pandemia, pero merece la pena echarles otro vistazo si aún no los ha adoptado, ya que son ideales para mantener la cohesión del equipo cuando éste rara vez se encuentra en la oficina al mismo tiempo. Además, estas herramientas han ido mejorando al aumentar su integración con otras herramientas para la gestión del flujo de trabajo. La actualización de esta capa y la edición de la lista de canales pueden fomentar su uso.

Slack es el proveedor dominante, pero todas las suites de software de productividad de oficina incluyen sus propias opciones de mensajería. Otros proveedores de mensajería son Discord, RocketChat y Flowdock. También hay varias soluciones de código abierto, como Mattermost y Zulip.

Nuevas soluciones de telefonía
Las redes telefónicas de las oficinas con teléfonos fijos en los escritorios están desapareciendo rápidamente. Algunas organizaciones están estandarizando los teléfonos móviles personales, reembolsando a los empleados su coste. Otras están comprando planes de oficina, algo que puede significar obligar a la gente a llevar dos dispositivos.

Aun así, las redes telefónicas de oficina están evolucionando y ahora ofrecen la flexibilidad necesaria para adaptarse a equipos que cambian rápidamente y se sientan en lugares diferentes cada día y a veces cada hora. Las redes pueden desviar las llamadas según sea necesario. Y si se prefiere el tamaño y el peso de un viejo teléfono de oficina, los nuevos modelos envuelven a los modernos teléfonos móviles con terminales más grandes y pantallas de fácil lectura, y los vendedores pregonan su capacidad para pasar del escritorio al hogar sin necesidad de volver a cablear el entorno.

Microsoft Teams y Google Voice, por ejemplo, cuentan con un puente con la red telefónica pública conmutada (RTPC). Algunos proveedores de sistemas telefónicos son RingCentral, Ooma, Line2 y DialPad.

Videoconferencias con más funciones
El mundo de las videoconferencias es cada vez más sofisticado, con proveedores que ofrecen funciones que van más allá de permitir que las personas se vean unas a otras. Ring Central, por ejemplo, ha añadido a sus salas de conferencias virtuales transcripciones en directo y un espacio de pizarra aparentemente infinito. Google Meet acaba de lanzar subtítulos traducidos automáticamente para las conversaciones entre personas que hablan diferentes idiomas.

Zoom ha mejorado el poder de los usuarios para controlar las salas de descanso y añadir una interacción más personal a las grandes reuniones. Al mismo tiempo, el favorito de los pandilleros ha añadido opciones de formato más ricas para las salas de chat. El área más emocionante puede ser aquella en la que terceros ofrecen diversas posibilidades en varias docenas de categorías, como la educación o la sanidad.

Espacios para conferencias
Algunas de las mayores innovaciones en respuesta a la pandemia son las que ayudaron a sustituir el mundo de las conferencias, convenciones y reuniones. Ahora existen espacios virtuales diseñados para emular los grandes centros de convenciones, donde se puede deambular de la sala de presentaciones a la de ventas, todo ello mientras se trabaja en la sala y se tropieza con viejos conocidos.

Estos espacios no son sólo para grandes eventos públicos, ya que algunas empresas los utilizan para reuniones internas de todos los empleados. Los departamentos pueden intercambiar información y los equipos pueden generar informes para los demás. Algunos de los nuevos proveedores que definen este espacio son Aventri, Accelevents, Eventzilla, Demio y Hopin.

Plataformas de formación
Las herramientas de incorporación y la formación continua también han ido más allá de la sala de conferencias. El software educativo moderno incluye nuevas funciones que mejoran la experiencia de formación, como vídeos de velocidad variable y cuestionarios interactivos para asegurarse de que el mensaje llega. El conocimiento está más estructurado que nunca. Los empleados no tienen que esperar a una nueva sesión de formación ni siquiera acudir a la oficina.

Los principales proveedores, como Coursera y Udemy, ofrecen opciones para apoyar la formación específica de la empresa.

Puestos de trabajo
Muchos trabajos necesitan poco más que un ordenador portátil medio. Algunas tareas, como la edición de vídeo o el renderizado 3D, requieren procesadores más potentes y más RAM. Los pools de hardware de alta potencia que se reservan a través de un software de hotelería suelen ser una buena solución, especialmente cuando algunos trabajadores no van a utilizar toda la potencia todos los días.

Nuevos espacios de colaboración
No todas las interacciones de colaboración tienen que producirse a través de la tecnología de vídeo. Las empresas de juegos están reutilizando sus mundos virtuales para crear espacios de trabajo virtuales ricos, diseñados para capturar las mejores partes de las salas de trabajo reales. El sonido, por ejemplo, puede obedecer a las leyes de la física, lo que hace posible que las personas hablen libremente con quienes están a su lado en el entorno virtual, aunque estén a miles de kilómetros de distancia en la vida real.

Peter Wayner CIO.com

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