5 formas en que los CIO están redefiniendo el trabajo en equipo

Para un mundo híbrido

0
4

El CIO, Paul Blowers, describe los últimos 16 meses en Plante Moran, una firma de contabilidad, como «un gran experimento” para hacer el trabajo. En todo momento, Blowers ha modificado, reconfigurado y sometido a pruebas de estrés a su equipo de TI de 120 personas, en su mayoría remoto, para determinar cómo se mantendrían la productividad, la creatividad y la cultura durante la pandemia.

El experimento resultó exitoso y la compañía está haciendo que el trabajo híbrido sea permanente. Ahora Blowers tiene un ojo puesto en los efectos a largo plazo que tendrá el trabajo híbrido permanente en el trabajo en equipo.

«Alimentar las relaciones es muy importante. Anticipamos hacer sesiones informales de ideas y salas de guerra y reuniones de lluvia de ideas en persona. Creo que es algo muy productivo cuando uno puede usar la pizarra y leer señales no verbales en la sala. Pero también estamos invirtiendo en tecnología para que los participantes virtuales puedan ser parte de esas sesiones”, afirma Blowers. Es un trabajo en progreso, agrega.

La mayoría de los CIO se enfrentan a grandes experimentos similares a medida que los ambientes de trabajo híbridos se están volviendo permanentes. Están evaluando qué estructuras de equipo han tenido éxito de forma remota y buscan replicarlas, mientras equilibran la innovación, la colaboración, la tutoría y la transferencia de cultura, que tradicionalmente se han hecho en persona.

Alrededor del 30% de los líderes de TI encuestados por IDC afirman que prefieren una política de colaboración «primero en línea”, y las prácticas que comenzaron durante la pandemia probablemente continuarán indefinidamente. Si bien muchos trabajadores afirman que han sido más productivos trabajando de forma remota, eso no siempre equivale a un mejor trabajo en equipo.

«Hemos exprimido mucha innovación por necesidad, pero parte de esa innovación fortuita que ocurre a través de la colisión creativa ha sido menor”, afirma Aaron De Smet, socio senior de McKinsey and Co., quien habló en la IDG Future of Work Summit en octubre.

«Las empresas han comenzado a pensar en una fuerza laboral híbrida, pero no creo que hayan descifrado cómo son las interacciones híbridas. La mayor parte del trabajo que hace el personal ahora forme parte de un equipo multifuncional. Es parte de un esfuerzo de colaboración… donde una gran sala y una pizarra pueden ser útiles, pero no completamente”, afirma De Smet. Pocas organizaciones han operado en modo totalmente híbrido todavía, por lo que los equipos de TI deberían esperar más cambios culturales e incertidumbre en el futuro, agrega.

Estos CIO lo están resolviendo, y están surgiendo cinco temas en la nueva construcción del trabajo en equipo híbrido.

No hay reglas escritas -pero sí flexibilidad para desarrollar pautas
La mayoría de los CIO afirman que la dinámica del trabajo en equipo varía según el rol y los estilos de trabajo personales de los miembros del equipo. Algunos roles son de ingeniería directa, mientras que otros se centran en las relaciones. Los CIO dejan que cada líder de equipo decida cómo se hace el trabajo de la manera más eficaz.

La nueva política de trabajo de Plante Moran brinda a los líderes de departamento la flexibilidad de trabajar con el personal para tomar esas decisiones diarias sobre dónde trabajan los empleados según el tipo de trabajo que están haciendo, y dónde van a ser más productivos.

«No tenemos reglas escritas, pero el personal necesita ‘administrar su mix‘, y encontrar tiempo para estar en la oficina cuando sea importante”, afirma Blowers. «Conozca los momentos que importan y desarrolle su agenda en torno a ellos”.

El CIO de Owens Corning, Steve Zerby, quería evitar mandatos sobre el porcentaje de tiempo que su equipo de TI de 200 personas debe estar en la oficina cada semana, o en qué días de la semana deben presentarse. Se reunió con los gerentes seniorde su grupo y le preguntó a cada uno cómo se hace mejor el trabajo en su equipo. Cada grupo regresó con enfoques muy similares.

Los equipos acordaron que la mejor manera de realizar las revisiones de desempeño, los ascensos y las discusiones sobre salarios, es en persona.

Las reuniones que incluyen a miembros del equipo en diferentes partes del país son remotas para todos, incluso si algunos de los asistentes están en la misma oficina. «Fue la forma correcta de igualar la participación en la reunión”, afirma Zerby.

Las reuniones programadas para durar más de medio día se llevan a cabo en persona. «Todo el mundo reconoce que esto probablemente sea mejor que estar sentado frente a una cámara durante cuatro horas”, afirma. Hay excepciones a estas reglas a medida que cambian las circunstancias, agrega.

Agregar tecnología para nivelar el campo de juego, mejorar la experiencia de los empleados
Las tecnologías de transformación digital -muchas de las cuales ya estaban en funcionamiento antes de la pandemia- están ayudando a facilitar el trabajo en equipo híbrido permanente, pero las herramientas de videoconferencia y comunicación aún necesitan ajustes.

Por ejemplo, los participantes en reuniones de grupo, con una mezcla casi igual de asistentes en una sala de conferencias y otros a distancia, a menudo describen la situación como incómoda. Para remediar esto, empresas como Sage Therapeutics están investigando tecnologías que ayudan a crear un ambiente de reunión equitativo para los asistentes presenciales y remotos.

La empresa de biotecnología está probando una tecnología de video que le da a cada persona que asiste en una sala de conferencias su propio marco en una sesión colaborativa, y esos marcos se muestran de la misma manera que los de los asistentes remotos. «Esa experiencia mejora drásticamente para las personas que se encuentran en el lado remoto”, afirma Matt Lasmanis, director de tecnología e innovación. «Estamos descubriendo que, si puede hacer que se sienta tan similar a una reunión completamente remota, entonces [la participación] realmente mejora”.

Los trabajadores remotos también detestan las reuniones largas y consecutivas, y los proveedores de tecnología están desarrollando formas de liberar el tiempo de los trabajadores. Slack está implementando una herramienta de mensajería de video y audio que permite a los trabajadores enviar grabaciones breves a sus colegas en lugar de programar reuniones largas, otro ejemplo de la creciente tendencia hacia la comunicación «asincrónica”.

Agilizar el trabajo en equipos más pequeños
Algunos CIOs están descubriendo que los grupos más pequeños son mejores cuando se trata de tomar decisiones y escuchar.

En Waterton Associates, una firma de inversión inmobiliaria, tener un pequeño grupo de TI hizo que la empresa fuera más ágil durante la pandemia, afirma Douglas Pearce, vicepresidente senior de Tecnología. Si bien muchos grupos de trabajo tienden a incluir en las videoconferencias a tantas partes interesadas como sea posible, «tratamos de limitar quién los asiste en comparación con las personas que no necesitan estar allí”, afirma Pearce. «Solo asegúrese de tener a las personas adecuadas en la sala para tomar decisiones”.

Para optimizar la productividad entre los grupos de TI, Sage creó una oficina de transformación, «el pegamento” que mantiene unidas todas sus iniciativas, afirma Lasmanis. «Tiene visibilidad de todos los proyectos estratégicos que hacemos. Toda nuestra gestión de proyectos, metodología ágil y Scrum Masters se encuentran dentro de esa estructura de oficina de transformación, y actúa como un vehículo de coordinación para que tengamos una pantalla de radar de todos los cambios que estamos tratando de ejecutar”.

Reponer la confianza mental de la oficina
Las empresas que permiten que los empleados elijan si van a la oficina, están descubriendo que el personal de TI más joven anhela el trabajo en equipo y la tutoría en persona.

Un año después de que los empleados de Owens Corning tuvieran la opción de regresar a sus oficinas, Zerby descubrió que alrededor del 70% de su personal de TI que trabaja regularmente en la oficina tenía menos de cinco años de experiencia, dejando un vacío de mentores y líderes en persona.

Para ese empleado que inició su carrera, «no se ha descubierto todo el misterio de cómo se hace el trabajo, por lo que aprecian tener un colega al alcance de la mano o un gerente que les pueda enseñar. Para los empleados con más experiencia, gestionar el resultado es algo con lo que se sienten más cómodos porque saben cómo se hace el trabajo”, afirma.

La solución implicó alinear al equipo de gestión con una nueva vocación superior. «En este momento, ser capaz de orientar, escuchar y enseñar es más importante que ser capaz de administrar”, afirma.

Hoy, por cada dos o tres personas que inician su carrera en un grupo de TI, hay un gerente de equipo que está en la oficina con más frecuencia, afirma.

Ser activo en el liderazgo
Este tipo de liderazgo intencional está ganando terreno entre los líderes de TI. Requiere un contacto regular con empleados individuales y más tiempo en la oficina.

«Solía ser un gran creyente en ser el jefe presente -deteniéndome para conversar, sonreír en el pasillo, contactar con alguien”, afirma Blowers de Plante Moran. «Ahora uno tiene que ser muy activo en un ambiente híbrido. No va a tener las facilidades, por lo que debe ser activo para contactar rápidamente en video. Y cuando está en la oficina, tiene que estar más disponible -no vaya a tantas reuniones, abra la puerta y tenga un tiempo de conexión informal”.

El consejo de De Smet para liderar el lugar de trabajo híbrido: «Preste atención al lado tecnológico y humano de las cosas. La tecnología hace posibles más cosas, pero al mismo tiempo, el lado humano es más importante que nunca. Necesitamos restablecer las conexiones y aprovechar el lado creativo de lo que aportan”, afirma. «Mantenga una mente abierta y una mentalidad curiosa, y aprenderemos algunas normas nuevas”.

Stacy Collett CIO.com

Artículo anterior4 herramientas para evitar fugas en repositorios de código público
Artículo siguienteVulnerabilidades en un chip de MediaTek exponen a millones de móviles Android en todo el mundo