Consejos para seleccionar e implementar un sistema ERP

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Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son la columna vertebral de las empresas modernas. La agilidad que ofrece un sistema ERP moderno respaldado por procesos de negocio perfeccionados puede ayudar a cualquier organización a competir en el entorno empresarial actual, que se ha visto gravemente afectado por las interrupciones de la cadena de suministro y de las operaciones comerciales tradicionales debido a que los empleados trabajan desde casa a causa del COVID.

Si su organización ha improvisado soluciones puntuales o ha cojeado con una plataforma ERP local heredada, puede ser el momento de invertir en la revisión del funcionamiento de su empresa.

La implementación o migración de un ERP puede ser una perspectiva desalentadora, especialmente para organizaciones con procesos empresariales anticuados que han sido personalizados para adaptarse a la funcionalidad limitada de su pila empresarial actual. Sin embargo, los siguientes consejos pueden ayudar a las organizaciones a seleccionar el proveedor de ERP adecuado, e implementar el nuevo sistema con un mínimo de molestias y un máximo de éxito.

-1- Establezca las bases de la organización
Antes de iniciar el proceso de selección de proveedores, las organizaciones deben sentar las bases abordando por adelantado las cuestiones políticas, organizativas, de gestión del cambio y de gobernanza necesarias.

Cada organización experimenta luchas de poder y problemas políticos derivados de los diferentes mandatos y presiones bajo las que trabajan sus diversos grupos. ¿Un ejemplo clásico? La lucha entre los profesionales de la seguridad de TI y la «shadow IT”, en la que las líneas de negocio implementan tecnología sin una aprobación explícita de TI. Luego está la naturaleza humana básica en torno al cambio: algunos individuos intentan impulsar cambios evolutivos en la empresa, mientras que otros se muestran más reacios, preocupados de que las nuevas tecnologías perturben sus rutinas laborales diarias o incluso les quiten el trabajo.

Debido a que la implementación de un ERP es tan profunda e impacta en todos los aspectos del negocio, las empresas deben resolver problemas políticos antes de seguir adelante. Necesitan poner en marcha procesos de gestión del cambio, abordar las preocupaciones de los empleados mediante la transparencia y la formación, y resolver las cuestiones de gobernanza. ¿Quién es el propietario del ERP? Si se pasa a un modelo SaaS, ¿qué sucede con la TI interna? Esas preguntas deben responderse antes de incorporar a los posibles proveedores.

 -2- Revise sus procesos
La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para repensar y optimizar el funcionamiento de su organización. Limitarse a compilar una lista de los procesos empresariales actuales, e intentar replicarlos en un nuevo sistema ERP, es el camino equivocado.

En cambio, las empresas deberían utilizar una implementación o migración de ERP como una parte fundamental de sus esfuerzos de transformación digital. Liz Herbert, analista de Forrester, señala que las empresas deberían considerar ejercicios como el design thinking o journey mapping para explorar formas nuevas y creativas de mejorar los procesos de negocio. Además, las organizaciones deberían ampliar el proceso de lluvia de ideas para incluir no solo a los líderes de departamentos, sino también a los usuarios finales e incluso a clientes y socios.

 -3- Ponga sus datos en orden
Las empresas que se disponen a consolidar una variedad de productos puntuales, aplicaciones propias o un sistema ERP heredado en una plataforma ERP moderna y completa, deben considerar si sus capacidades de recopilación de datos están al día.

Como dice Michael Larner, analista de ABI Research, «cuán robusta es la fuente de información que sostiene a la solución, a fin de proporcionar una única versión de la verdad”. Esto es particularmente importante, ya que las empresas luchan con problemas de la cadena de suministro y necesitan tener una visión en tiempo real de los sistemas de extremo a extremo que pueden abarcar múltiples funciones, como sitios de comercio electrónico, ventas, facturación, fabricación, gestión de inventario, entrega, soporte o servicio al cliente.

 -4- Centrarse en los requisitos empresariales críticos

Es cierto que las organizaciones quieren actuar con rapidez para comenzar a cosechar los beneficios del nuevo sistema ERP lo antes posible, pero Lisa Anderson, presidenta de LMA Consulting Group, advierte que es mejor tomarse el tiempo necesario para realizar un proceso correcto de selección de proveedores, que precipitarse a algo de lo que quizás se arrepienta en el futuro.

Al realizar la selección de proveedores, las grandes organizaciones suelen presentar una lista enorme de requisitos empresariales. Y la mayoría de los proveedores le dirán que pueden cumplirlos todos. Anderson recomienda tomarse el tiempo para reducir esa lista a unos pocos procesos de negocio críticos que tengan una funcionalidad única, o que proporcionen un diferenciador empresarial significativo. Añade que las empresas deben precisarles a los proveedores lo que se necesitaría para mejorar esas funciones empresariales críticas en términos de costo, tiempo, complejidad y capacitación.

 -5- Planificar para el futuro
Larner enfatiza que seleccionar a un proveedor que proporciona la misma funcionalidad que tiene ahora nunca es suficiente, especialmente cuando se migra a la nube. La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para hacer uso de análisis y simulaciones de datos avanzados, como hilos digitales o tecnología de gemelos digitales, por ejemplo, para anticipar necesidades e inquietudes futuras.

Asegúrese de preguntar a los proveedores qué ofrecen sus plataformas para asegurarse de que su negocio prospere más allá de la implementación. «¿Me ayuda a entender lo que está sucediendo hoy y lo que sucederá mañana? ¿Puede anticipar escaseces o cuellos de botella? Eso hace que la actualización del sistema ERP pase de ser una simple herramienta de aprovisionamiento a una herramienta estratégica”, afirma Larner.

 -6- Realice una demostración al comienzo del proceso
Muchas organizaciones pasan por todo el proceso de selección de proveedores y luego traen al ganador para realizar una demostración que muestre a los empleados cómo se verá el nuevo sistema. Según Herbert, es mejor traer a uno o dos proveedores para realizar una demostración al principio del proceso, de modo que los empleados pueden visualizar las posibilidades del nuevo sistema cuando todavía hay oportunidad de recibir comentarios y, desde una perspectiva política, no parezca un hecho consumado que se les está imponiendo sin notificación previa.

 -7- Asociarse a largo plazo
Para la mayoría de las organizaciones, la transición a un nuevo sistema ERP requerirá ayuda externa, ya sea por limitaciones internas de personal de TI, presiones de tiempo o falta de habilidades. Según Anderson, esto significa tomar una decisión difícil con un impacto significativo: ¿se asocia con el proveedor de ERP, con un revendedor o integrador de sistemas afiliado al proveedor de ERP, o con un consultor o proveedor de tecnología independiente?

Busque un socio que cuente con una gran experiencia en el sector, que comprenda sus procesos empresariales por dentro y por fuera, y que tenga un historial de experiencia en los procesos. También es importante asegurarse de que el proveedor de ERP y/o el socio externo tengan el alcance global para cumplir con sus requisitos. Recuerde que una vez que toma una decisión sobre el ERP, se compromete a largo plazo.

 -8- Haga que la experiencia del usuario sea una prioridad
Es fundamental considerar no solo el software en sí, sino lo fácil que resulta para los usuarios finales conocer los nuevos sistemas y aprender a manejarlos. Lo último que se quiere es implementar un software que desanime a las personas, y se convierta en algo que eviten hasta que se vean absolutamente obligados a usarlo.

Verifique lo que ofrece el proveedor en términos de plantillas, guías en línea, materiales de capacitación, comunidades y foros. ¿Cómo es el proceso de incorporación? ¿Existe una opción de autoservicio para que los usuarios finales puedan ponerse en marcha sin la intervención de TI?

 -9- Asegúrese de que el nuevo ERP se integre con otras aplicaciones

El sistema ERP no funciona en el vacío. El departamento de TI sigue siendo responsable del buen funcionamiento de los procesos empresariales completos. Las aplicaciones ERP interactúan con bases de datos, apps heredadas, otras aplicaciones SaaS como CRM y aplicaciones específicas de la industria como la gestión de la calidad en la fabricación. Las empresas deben comprender qué tan bien podrá integrarse el nuevo sistema ERP con el resto de la infraestructura de TI. Averigüe qué tipos de API se ofrecen.

 -10- Resuelva el debate entre personalización y estandarización

En el mundo de los ERP existe un constante tira y afloja entre la personalización y la estandarización. Las organizaciones suelen verse tentadas a crear sus propias aplicaciones ERP para mejorar los procesos empresariales o las experiencias de los usuarios. Sin embargo, con el tiempo, la proliferación de aplicaciones personalizadas puede crear problemas en términos de coherencia y capacidad de actualización. Herbert señala que la estandarización permite a las empresas aprovechar las innovaciones desarrolladas por el proveedor de SaaS.

Actualmente la tendencia se inclina hacia la estandarización, por lo que las organizaciones deben contar con políticas y procedimientos para asegurarse de que las empresas no se alejen demasiado de la ruta del proveedor y al mismo tiempo que permitan cierta personalización cuando tenga sentido empresarial. Herbert indica que una división 80/20 es un buen punto de referencia a seguir.

 -11- Aproveche la metodología ágil y el código bajo
Los sistemas ERP heredados suelen ser descritos como monolitos inflexibles que no pueden actualizarse a la velocidad del negocio simplemente por la forma en que han sido diseñados. Con el reciente cambio hacia el desarrollo de software ágil y la democratización general de la TI debido a avances como los entornos de desarrollo de código bajo o sin código, las empresas pueden revertir esa situación.

Herbert cuenta que en el pasado los desarrolladores se mostraban reticentes a la hora de implementar una nueva actualización de ERP porque podía ser perjudicial para la empresa y la gente «tenía miedo de tocar cualquier cosa que pudiese derribar el sistema”. Pero a medida que las organizaciones se sienten más cómodas con las aplicaciones SaaS que se actualizan con frecuencia, existe la oportunidad de aplicar los principios del desarrollo ágil al sistema ERP. «Agile es un gran cambio en la implementación de ERP”, asegura Herbert. «No es necesario planificar cada caso de uso ni pieza funcional desde el principio. Puede ser iterativo en lo que construye y lo que consume”.

Y con las opciones de código bajo y sin código, las empresas pueden desarrollar mejoras de manera segura en los procesos de negocio sin afectar el sistema ERP central. Herbert añade que, por supuesto, las organizaciones que siguen este camino también necesitan tener establecida la gobernanza adecuada.

Neal Weinberg CIO.com

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