Consejos para simplificar las tecnologías heredadas que no puede eliminarse

Ya sea por estabilidad o para dar soporte a los procesos empresariales principales, muchos CIOs deben mantener aplicaciones e infraestructuras heredadas. Pero es posible modernizarlos y hacerlos funcionar mejor

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A pesar de la aceleración de las hojas de ruta digitales y del continuo impulso a la modernización, muchos CIO siguen teniendo aplicaciones e infraestructuras antiguas en sus pilas de TI. Hay varias razones para mantener las tecnologías heredadas: «son estables, son intrínsecamente eficientes y han requerido inversión», dice Abhi Bhatnagar, socio de McKinsey & Co. Bhatnagar trabajó con una empresa que decidió mantener su sistema mainframe, señalando que «está bien gestionado, es muy homogéneo, está muy personalizado y está totalmente amortizado».

Al mismo tiempo, los CIO pueden haber evaluado que la sustitución de algunas tecnologías heredadas no producirá un rendimiento lo suficientemente alto como para que la labor de modernización sea una prioridad.

«Hay una tendencia a trasladar todo a la nube o al SaaS. En realidad, no es necesario modernizar toda la cartera, sobre todo si es estable y eficiente como lo es», dice Bhatnagar.

Sea cual sea la razón, muchos CIOs siguen conservando aplicaciones e infraestructuras heredadas. Así que uno de los retos es simplificar estas tecnologías heredadas, hacer que funcionen al máximo rendimiento y ofrecer beneficios óptimos con el menor coste y riesgo. Aquí tienes ocho consejos para hacerlo.

1. Añadir automatización
La automatización de los componentes de un entorno heredado es una forma de aumentar la eficiencia reduciendo el esfuerzo manual, limitando o eliminando los errores, mejorando la calidad, aumentando la coherencia de los datos y la productividad.

«Ya sea Unix, Linux, mainframe o arquitectura de tres niveles, hay espacio para la automatización», dice Juan Orlandini, arquitecto jefe de la empresa de servicios de TI Insight Enterprises.

Muchos procesos empresariales soportados por sistemas heredados contienen segmentos que son tareas altamente repetitivas y estructuradas. Del mismo modo, hay partes del propio trabajo de TI -las tareas de bloqueo y gestión, como el aprovisionamiento de almacenamiento y las copias de seguridad- que tienen la misma repetitividad.

Orlandini afirma que es importante evaluar los procesos que se quieren automatizar y optimizarlos antes de proceder: «automatizar los procesos equivocados no aportará los beneficios esperados».

También advierte a los responsables de TI sobre las expectativas, diciendo que la automatización aportará velocidad a los sistemas heredados y a los procesos que soportan, pero no es una panacea ni un sustituto de la modernización a gran escala.

2. Inspirado en los entornos de la nube
Orlandini afirma que la experiencia le ha enseñado que trasladar simplemente los sistemas heredados tal cual a la nube -el enfoque de «levantar y cambiar»- no suele ser rentable.

«Puede ser una opción, hay momentos en los que es apropiado, pero nuestros datos y experiencia demuestran que generalmente es más caro que dejar las cosas como están», dice. «Si quieres optimizar tu infraestructura, es mejor hacer más trabajo para obtener un buen retorno de la inversión».

Una de estas opciones es tomar algunos principios típicos de la gestión de la nube y aplicarlos a la gestión del legado. Pensemos, por ejemplo, en el aprovisionamiento de almacenamiento. La nube tiene asignaciones predefinidas para agilizar el proceso; los administradores pueden hacer lo mismo cuando trabajan con recursos locales.

«A primera vista, esto puede parecer un desperdicio de recursos de almacenamiento. En parte sí, pero al final se ahorra mucho tiempo humano porque se elimina parte de ese procesamiento de la ecuación. Y el almacenamiento es hoy más barato que los recursos humanos, así que se gana mucho», dice.

3. Aplicar un enfoque orientado al producto
Del mismo modo, los CIO pueden «inspirarse en las técnicas de gestión modernas y adoptar un enfoque orientado al producto para la tecnología heredada», dice Bhatnagar.

Esto ayuda a que la TI y la empresa se centren en los resultados empresariales, ya sea la velocidad, la eficiencia, la mejor capacidad de respuesta o la innovación. Con este enfoque, el departamento de TI puede concentrarse en cómo estructurar y optimizar las tecnologías heredadas para obtener estos resultados.

Un enfoque centrado en el producto o en la cartera de productos también ofrece a los responsables de las tecnologías heredadas una mejor visibilidad de los problemas que afectan a los resultados deseados. Como resultado, los equipos de TI pueden identificar y apoyar las mejores formas de añadir la funcionalidad necesaria para lograr los resultados deseados, ya sea un riesgo de cumplimiento o la velocidad.

Además, según Bhatnagar, este enfoque ayuda a las TI y a la empresa a colaborar en la articulación del valor que aportará la modernización, cuando llegue el momento.

4. Funciones separadas
A menudo, las empresas deciden mantener las tecnologías heredadas porque gestionan muchos procesos empresariales fundamentales, lo que hace que la modernización sea compleja y arriesgada.

«Pero esas organizaciones aún pueden mejorar el rendimiento de las TI desenchufando las piezas», afirma Balaji Raghavan, consultor de banca, finanzas y seguros de Tata Consultancy Services. «Y pueden hacerlo en un plazo estratégico».

Por ejemplo, una empresa con un sistema financiero heredado que soporta múltiples funciones puede mantenerlo vivo para realizar operaciones que son muy estables, como la contabilidad. Pero puede eliminar los precios y la facturación, que pueden cambiar rápidamente debido a la dinámica del mercado y de los clientes.

«Este enfoque hace avanzar a las empresas en sus vías de modernización», dice Raghavan, «al tiempo que reduce la complejidad dentro de la existente».

Kathy Kay, CIO de Principal Financial Group, ha adoptado un enfoque similar para los sistemas de apoyo a los procesos en la división de seguros de vida de su empresa. Consolidarlos en un único sistema moderno no aportaría un rendimiento que justificara los costes, pero el CIO identificó, no obstante, las áreas que necesitaban mejoras, en particular las relacionadas con la interacción con el usuario. Por ello, la atención se centró en esos componentes orientados al usuario, utilizando las API para conectar la nueva funcionalidad con el sistema heredado.

«En los casos en que podíamos automatizar, hemos automatizado y reducido los procesos basados en el papel, pero en el centro siguen estando los sistemas heredados, que serán sustituidos gradualmente», añade Kay.

5. Mantener el talento y las competencias en la empresa
En abril de 2020, el gobernador de Nueva Jersey, Phil Murphy, pidió a ingenieros familiarizados con COBOL que trabajaran en el antiguo sistema de gestión del desempleo del estado, que se había visto sobrecargado por la pandemia y la consiguiente pérdida de puestos de trabajo.

Hace sonreír, pero Nueva Jersey no es la única entidad que confía en el lenguaje de programación de 60 años. COBOL es omnipresente, con estimaciones de más de 200.000 millones de líneas de código COBOL todavía en uso y no es probable que se sustituya rápidamente.

En su Encuesta COBOL 2020, Micro Focus descubrió que «el 70% de las empresas prefieren la modernización como enfoque para implementar el cambio estratégico en lugar de reemplazar/retirar las aplicaciones COBOL, ya que siguen siendo una forma eficaz y de bajo riesgo para apoyar las iniciativas empresariales digitales.»

«Con COBOL y otras tecnologías heredadas que todavía existen, los CIOs necesitan tener en sus equipos personas con las habilidades necesarias para mantenerlas operativas», dice Orlandini.

«Cada vez más vemos una ‘fuga de cerebros’ de las tecnologías más antiguas que siguen siendo muy importantes para el negocio. El personal de TI quiere hacer cosas nuevas y divertidas, y los nuevos trabajadores no tienen las habilidades anteriores. Pero es importante animar a parte del personal a mantener sus habilidades en las tecnologías heredadas, no hacer que parezca algo malo», añade. «Se necesita a alguien bien formado que pueda manejarlos, mantenerlos en funcionamiento y que pueda intervenir cuando algo vaya mal».

6. Aplicar enfoques modernos a la tecnología antigua
Al mismo tiempo, sin embargo, Kay dice que los CIOs deben utilizar metodologías, habilidades y pensamientos contemporáneos para encontrar formas de mejorar la infraestructura y los sistemas heredados.

Ha reciclado a sus empleados que trabajan con tecnologías heredadas para que no se queden atrás cuando todo el mundo, incluida la tienda de informática, acabe pasando a entornos informáticos más modernos. Pero luego, como ventaja para la empresa, estos trabajadores que ahora son expertos en tecnologías tanto heredadas como modernas pueden ver opciones para simplificar las TI más antiguas en las que no habían pensado antes.

«Las personas que pueden manejar la tecnología heredada conocen bien el negocio. Y cuando mejoran sus habilidades, pueden ver las cosas de otra manera y encontrar otras formas de hacerlas», dice.

La empresa adquirió recientemente otra compañía, lo que obligó al equipo de Kay a migrar los datos de los clientes de la empresa adquirida a su propio sistema heredado. Sus ingenieros utilizaron sus nuevos conocimientos para idear unas capacidades de integración más modernas que resultaron ser mucho más eficaces, eficientes y escalables que los diseños utilizados en el pasado.

7. Mover los datos
Como la mayoría de los CIO, Kay trabaja con sus colegas ejecutivos en estrategias para mejorar la experiencia del cliente. Esto requiere la capacidad de acceder a los datos adecuados y analizarlos en el momento oportuno, para que la empresa pueda ofrecer experiencias más personalizadas y hacer recomendaciones de servicios basadas en las necesidades de cada cliente.

Dado que algunos de los datos necesarios se encuentran en sistemas heredados, la empresa tiene previsto modernizarlos, pero se trata de una operación disruptiva de varios años. Mientras tanto, la empresa extrae los datos necesarios de su sistema central heredado y los traslada a la nube, donde es más fácil acceder a las modernas capacidades de análisis que apoyan las iniciativas de experiencia del cliente.

«Esto reduce nuestra dependencia del sistema antiguo y facilitará el abandono de ese sistema heredado cuando llegue el momento», señala Kay.

8. Desenchufar
Johna Till Johnson, directora general y fundadora de la empresa de consultoría Nemertes, ha visto cómo las empresas conservan las aplicaciones y tecnologías heredadas porque dan soporte a un proceso de negocio; pero cuando las empresas examinan la situación, a menudo descubren que el proceso de negocio sólo se mantiene porque la tecnología está ahí.

«A veces los directores de informática están demasiado cerca de la tecnología para darse cuenta de que lo que hay que repensar es el proceso empresarial», dice Johnson. «Pero cuando lo hacen, 99 veces de cada 100 hay un proceso de negocio que sólo existe en función de la tecnología».

Johnson cita un ejemplo sencillo pero ilustrativo de una empresa que mantiene una flota de impresoras para apoyar el requisito de las firmas físicas en los documentos. Es posible que los responsables de las funciones empresariales no vean la necesidad inmediata de cambiar esto. Pero un CIO que quiera mejorar las operaciones de TI tiene un gran incentivo para simplificar esas impresoras heredadas, aunque no estén en la lista de prioridades de modernización.

«Hoy en día hay formas de obtener el mismo beneficio de las firmas físicas sin necesidad de recurrir a las impresoras. Así que los CIO podrían dar un pequeño empujón a la empresa y deshacerse de ellos lo antes posible», afirma. «Es un ejemplo sencillo en el que está claro que hay que simplificar el proceso y, en consecuencia, la tecnología heredada que lo soporta».

«En estos casos, la sugerencia es simplemente desconectar», concluye Johnson. «No pierda más tiempo y energía en estas tecnologías heredadas que soportan procesos heredados. Si están tan abajo en la lista de prioridades que no vale la pena actualizarlas, es mejor desactivarlas. Y quizá nadie los eche de menos.

Redacción CambioDigital OnLine – CWI.it

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