Durante muchos años, las organizaciones han confiado en los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) para gestionar la información de forma eficaz y segura. Sin embargo, con la llegada de nuevas tecnologías de gestión de contenidos -incluidos los sistemas de gestión de contenidos basados en la nube- hay indicios de que el protagonismo de los ECM tradicionales está en declive.
A medida que aumentan los retos a los que se enfrentan las empresas, es fundamental alcanzar nuevos niveles de flexibilidad y eficiencia en la gestión de contenidos. Por eso, los sistemas ECM de primera generación, basados en tecnologías de hace décadas, ya no son tan eficaces como antes.
Un alejamiento de ECM
A pesar de algunos signos de declive, las cifras publicadas por Fortune revelan que el mercado de ECM aumentará su tamaño en un 16,1% entre 2023 y 2030, alcanzando un valor global de más de 106.000 millones de dólares. Está claro, por tanto, que los sistemas ECM no están en absoluto fuera de juego. Por el contrario, nos encontramos en una fase de transición en la que la naturaleza de los sistemas de gestión de contenidos está evolucionando.
Los ECM tradicionales existen desde hace un cuarto de siglo y han ido mejorando con el paso de los años a medida que se añadían más características y niveles de funcionalidad. El inconveniente es que los sistemas se han vuelto cada vez más complejos y técnicos, sobre todo porque muchas organizaciones han tenido que incorporar más de un ECM, y a veces incluso uno por departamento.
La agrupación de capas de software en un sistema monolítico ha resultado diabólicamente difícil de gestionar para los departamentos de TI, lo que ha aumentado la necesidad de nuevos métodos para gestionar los contenidos. Aquí es donde los servicios basados en la nube y las opciones híbridas pasan a primer plano.
El crecimiento de los servicios basados en la nube
Los datos muestran que la adopción de servicios de gestión de contenidos basados en la nube va en aumento, sobre todo como parte de acuerdos híbridos en los que se emplean junto con servicios locales. Una encuesta realizada por AIIM reveló que el 15% de los líderes empresariales tiene intención de adoptar una solución de gestión de contenidos local, mientras que el 33% optará por una basada en la nube y el 51% está desarrollando una solución híbrida.
Esto refleja las tendencias actuales de adopción de la nube en términos más generales: según Gartner, dos tercios (65%) del gasto en software de aplicación se destinarán a tecnologías en la nube en 2025, frente al 58% en 2022.
Flexibilidad y escalabilidad
Los servicios de contenidos basados en la nube aportan una serie de ventajas que ayudan a satisfacer las complejas necesidades de información de las empresas modernas. Los trabajadores en ubicaciones remotas, incluso en zonas horarias diferentes, pueden colaborar más fácilmente accediendo a documentos en la nube en cualquier parte del mundo y en múltiples dispositivos. Y lo que es más importante, las empresas pueden ampliar y asumir funciones adicionales de almacenamiento o gestión de contenidos en épocas de expansión, y pueden volver a reducirlas fácilmente en caso necesario.
Reducción de costos, alivio de las presiones empresariales
La gestión de contenidos en la nube ayuda a liberar los presupuestos de TI, debido a la reducción del gasto capex en hardware local en favor del gasto opex basado en software. Los departamentos de TI también dedican mucho menos tiempo al mantenimiento, ya que éste corre a cargo de un tercero. Esto ahorra a la empresa grandes cantidades de dinero a largo plazo, al tiempo que libera a los equipos de TI para que se centren en tareas más innovadoras.
Las ventajas de la gestión de contenidos basada en la nube también van más allá del departamento de TI. Contar con esta tecnología facilita la automatización de procesos como las cuentas por pagar, la gestión de contratos, la gestión de correspondencia y el procesamiento de facturas, al tiempo que facilita la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa de forma más general.
Los servicios tradicionales de ECM seguirán siendo populares en el futuro inmediato, pero la transición a alternativas basadas en la nube está en plena efervescencia. La capacidad de la nube para agilizar los procesos de gestión de la información, acelerar la colaboración y reducir costes hace que represente sin duda el futuro de la gestión de contenidos.
Fuente WEB | Editado por CambioDigital OnLine
