En el evento «La Transformación Digital está aquí» llevado a cabo por FirmeDigital, el experto en soluciones digitales Yolber Rojas, expuso ante la audiencia la importancia de la firma electrónica como herramienta para garantizar la seguridad jurídica y optimizar los procesos operativos de las empresas.
Se señaló un problema recurrente en el ámbito empresarial, donde compañías realizan acuerdos con individuos sin la debida representación legal, lo que puede acarrear complicaciones significativas en la gestión de cobranzas y la validez de los compromisos adquiridos.
En este contexto, FirmeDigital y su representante, plantearon que su solución de firma electrónica permite identificar de manera precisa a los representantes legales de las empresas, asegurando que las firmas estampadas en documentos y contratos, tengan la validez requerida. «Esta capacidad resulta útil en diversos procesos, desde la contratación de personal en el Departamento de Recursos Humanos hasta la gestión de rutas y transacciones comerciales», explicó.
La presentación también abordó casos de uso innovadores de la firma electrónica en otros sectores. En la industria alimentaria, mencionó el ponente, se da la posibilidad de utilizar códigos QR con doble visualización para proporcionar información relevante tanto al consumidor final (recetas, información nutricional) como a la empresa (datos de origen, producción y distribución del producto). «Esta aplicación podría facilitar el análisis estratégico y la detección de problemas en la cadena de suministro», dijo.
En el sector de la producción animal, FirmeDigital exploró la trazabilidad de la información de los animales, incluyendo su genealogía e historial de salud. Para el ámbito de la ingeniería, se destacó la función de la firma electrónica, la identidad electrónica, la geolocalización y códigos web en la supervisión de obras por parte del Colegio de Ingenieros, permitiendo verificar la habilitación de los profesionales a cargo.
Respecto a los contadores públicos, el experto indicó que la firma electrónica podría facilitar el cumplimiento de sus obligaciones legales en la presentación de balances y declaraciones. Sugirió la creación de plantillas electrónicas seguras para este fin. En el sector de la tecnología financiera, FirmeDigital considera que su solución puede contribuir a la reducción de costos, la optimización de la eficiencia operativa y el cumplimiento de las regulaciones que impulsan la digitalización de procesos.
Se hizo referencia a la normativa que exige a las empresas mantener archivos de recursos humanos firmados electrónicamente durante un período de cinco años. FirmeDigital, de acuerdo a Rojas, se presenta como un proveedor certificado de este servicio, enfatizando las ventajas de la firma electrónica desde la perspectiva de la experiencia del usuario.
En el ámbito educativo, Rojas compartió el origen de la empresa como una institución universitaria que desarrolló la firma electrónica como respuesta a la problemática de la falsificación de títulos. «Esta experiencia proporciona a FirmeDigital un conocimiento directo de las necesidades del sector, facilitando la certificación de estudios y la formalización de acuerdos de pago de manera electrónica», declaró.
En el sector de banca y finanzas, la firma electrónica se presenta como una herramienta para fortalecer la seguridad en la apertura de cuentas, la gestión de transacciones y la demostración de la participación en diferentes procesos. El experto mencionó la posibilidad de implementar entradas con códigos QR vinculados a la geolocalización y la identidad digital, limitando su validez en tiempo y espacio.
Casos de éxito
FirmeDigital compartió casos de éxito, incluyendo su colaboración con el Instituto Universitario del Deportivo Doctoral del Colegio de Ingenieros y una escuela de gastronomía, donde sus soluciones han optimizado procesos de certificación y gestión documental.
Durante la presentación, el experto, abordó la distinción entre firma electrónica simple, avanzada y compleja, así como la relación entre firma electrónica y firma digital en el marco legal venezolano, donde ambos términos se entienden como procesos avalados por la Superintendencia Nacional de Certificación Electrónica (SUCER). Explicó que el certificado es el soporte de la firma y puede almacenarse de diversas maneras, incluyendo plataformas web ofrecidas por FirmeDigital.
En relación con el almacenamiento de datos, se recordó la exigencia de la legislación venezolana de que los proveedores de servicios de certificación tengan sus servidores ubicados en el territorio nacional. En el ámbito de la biometría, el ponente destacó que utiliza inteligencia artificial y algoritmos para la verificación de la identidad, asignando un nivel de confianza basado en la comparación de datos biométricos con la información de los documentos de identidad. Si bien la captura de datos puede ser automatizada, la emisión del certificado requiere la intervención de una autoridad de registro.
En cuanto a la integración con otras plataformas, como DocuSign, el experto dijo que FirmeDigital posee las herramientas para ofrecer la capacidad para complementar firmas electrónicas de otros orígenes con una firma válida en Venezuela, a través de interfaces de programación de aplicaciones (APIs). «Esto permite añadir la validez legal venezolana a documentos firmados en otras plataformas, siempre que los firmantes posean un certificado electrónico emitido por una de las entidades autorizadas en el país. Se mencionó también la facilidad de integración con otros sistemas de gestión documental utilizados por diversas organizaciones», destacó.
FirmeDigital propone, de acuerdo al experto, un modelo de precios que difiere de la práctica común de cobrar por usuario, ofreciendo en su lugar una tarifa plana que cubre a la totalidad de los usuarios de una organización, tanto personas jurídicas como naturales. «Esto permite a las empresas decidir su estrategia de monetización del servicio. Se ofrecieron precios de referencia para diferentes tipos de usuarios, con la posibilidad de acuerdos personalizados para grandes volúmenes», destaca.
En relación con la gestión de firmas para usuarios que actúan en representación de múltiples empresas, se reconoció que la legislación venezolana actual no permite un portal unificado. Por el momento, se requiere un correo electrónico y un usuario distinto para cada entidad, aunque Rojas destaca que se están explorando propuestas para simplificar este proceso.
En el caso de personas jurídicas con plazos de firma definidos, se explicó que el sistema de FirmeDigital notifica con antelación el vencimiento de la autorización, basándose en la información del acta de junta directiva validada con el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN).
Finalmente, el experto enfatizó la necesidad de una adopción generalizada de la firma electrónica en Venezuela, impulsada por grandes empresas e instituciones gubernamentales, para lograr una mejora significativa en la seguridad y eficiencia de los procesos.
Autor: Giorgio Baron, CambioDigital OnLine.
