El verdadero impacto financiero de un viaje corporativo no se limita al precio de un boleto aéreo o a la tarifa de un hotel, sino al tiempo improductivo dedicado a planificar, autorizar, verificar comprobantes y corregir reportes de gastos.
Con la premisa de trasladar el control administrativo hacia la etapa previa al desembolso, SAP presentó para América Latina sus nuevos asistentes de inteligencia artificial dedicados a la gestión de viajes y gastos corporativos, integrados dentro de la arquitectura de la firma alemana para la automatización de procesos operativos.
Las herramientas presentadas comprenden dos módulos principales: Travel Assistant y Expense Management Assistant. El primero está programado para generar estimaciones anticipadas de costo, sugerir ubicaciones estratégicas para reuniones según el origen de los participantes y ofrecer alternativas de reservación alineadas con las políticas internas de cada empresa. Por su parte, el Expense Management Assistant automatiza la captura de comprobantes, detecta inconsistencias en los reportes presentados y facilita el cumplimiento normativo antes de la posterior liquidación financiera.
Según Juan Manuel Vargas, director comercial de SAP Centroamérica y Caribe, el objetivo de incorporar estos agentes digitales es reducir las fricciones operativas y brindar mayor previsibilidad a las organizaciones antes de que el gasto se ejecute. La estrategia busca modificar el modelo tradicional de auditoría posterior, donde los incumplimientos o sobrecostos suelen detectarse cuando modificar las reservaciones ya genera penalizaciones económicas o retrasos en el cierre contable de los departamentos financieros.
El anuncio se da en un contexto de marcada recuperación en los presupuestos corporativos de desplazamiento. De acuerdo con datos de la consultora IDC, SAP encabeza el mercado mundial de software de gestión de viajes y gastos con casi un 50% de cuota de mercado a través de su ecosistema Concur. A su vez, estimaciones de la Asociación Global de Viajes de Negocios señalan que el gasto global en este sector ha vuelto a superar niveles históricos, situando la eficiencia operativa y la reducción de costos administrativos como prioridades operativas para los directores de finanzas frente a competidores directos del segmento tecnológico como Navan o TravelPerk.
Al integrar estas soluciones en la visión de Autonomous Spend, SAP busca mitigar las reservas realizadas fuera de los canales corporativos oficiales, un factor que dificulta la visibilidad contable y disminuye la capacidad de respuesta empresarial ante contingencias en los desplazamientos de su personal.
Fuente: SAP
