Cinco consejos para no estresarse con las aplicaciones colaborativas

Si bien el aumento de herramientas de colaboración como Slack, los equipos de Microsoft y Google Hangouts ha sido una ventaja para la productividad de los trabajadores, hay una desventaja. La información puede llegar a ser excesiva y causar estrés al trabajador.

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Las aplicaciones de correo electrónico, vídeo y mensajería como Slack y Microsoft Teams facilitan la colaboración con colegas, independientemente del huso horario (o país) en el que se encuentren. Además, el acceso a las versiones móviles de las mismas aplicaciones significa que los colegas pueden responder rápidamente, seguir una conversación en grupo o realizar cambios rápidos en el archivo prácticamente en cualquier momento.

Pero con tal facilidad de uso, hay un problema, porque usted puede estar abrumado por una ráfaga de notificaciones de colegas antes del comienzo de la jornada laboral, durante y después de ella. Y eso no es bueno para la productividad y los niveles de estrés que pueden abrumar a los trabajadores «distraídos».

La investigación de UC Irvine ha demostrado que puede tomar más de 20 minutos retomar una actividad después de una interrupción, mientras que un estudio diferente afirma que la multitarea puede reducir la productividad en un 40%. El aumento de la carga de trabajo colaborativo puede llevar incluso al denominado Burnout, que la Organización Mundial de la Salud ha reconocido recientemente como un fenómeno profesional y al que también contribuye esta naturaleza de las comunicaciones modernas siempre activas.

Según el analista de Gartner Craig Roth, la sobrecarga de información es un problema complicado de tratar, sobre todo porque varios factores contribuyen a ello, incluyendo a los desarrolladores que crean aplicaciones que son muy hábiles para captar nuestra atención. Pero hay algunos pasos que los usuarios pueden dar para al menos reducir esta «conmoción» colaborativa, silenciar a los colegas y hacer el trabajo lo mejor que puedan. Estos cinco consejos le ayudarán si se encuentra en una situación de agotamiento colaborativo.

1 – Utilice el modo No molestar de las aplicaciones
La forma más fácil de reducir el «ruido» no deseado es ajustar temporalmente las aplicaciones a «silenciosas». La mayoría de las aplicaciones tienen una función No molestar (DND) que puede activarse cuando un usuario necesita concentrarse en una tarea en particular.

«A veces es importante saber cuándo debemos centrar el 100% de nuestra atención en la tarea que nos ocupa», dice Marissa Salazar, directora de marketing de los equipos de Microsoft. «Un DND rápido en la barra de comandos de Equipos establece nuestro estado en No molestarse, lo que desactiva las notificaciones y le dice a nuestro equipo que estamos concentrados en un proyecto.

Para lograr una verdadera concentración, es importante tomarse un tiempo e incluso encontrar un lugar apacible para hacer el trabajo. «Para evitar distracciones, opte por un espacio tranquilo como una sala de reuniones privada y desactive todas las notificaciones de chat y correo electrónico», afirma Paul Gentile, director senior de marketing de la empresa de software de colaboración LogMeIn.

¿Le preocupa perder un mensaje importante mientras no quiere ser molestado? Incluso con notificaciones retrasadas, los colegas tienen a su disposición una serie de herramientas para encontrarle cuando está temporalmente desconectado. «En caso de emergencia, su equipo dará con forma de ponerse en contacto con usted», dice Dejan Deklich, Director de Producto de 8×8 Unified Communications Software Provider.

2 – Limitar las notificaciones a las horas de trabajo
El auge de las herramientas de trabajo digitales ha sido vital para conectar equipos de todo el mundo. Para organizaciones con personal en diferentes lugares, los teléfonos inteligentes pueden vibrar para recibir mensajes y charlas incluso a altas horas de la noche o temprano en la mañana. «Supongamos que un empleado instala una herramienta de chat en su smartphone personal y comienza a llenarse de notificaciones a las nueve de la noche porque alguien en el trabajo está diciendo algo en el chat. Es simplemente terrible», dice David Heinemeier Hansson, cofundador y Director Técnico de Basecamp, que vende una herramienta de gestión de trabajo con una función interna de chat grupal.

El «derecho a la desconexión» se ha convertido en un tema de moda en los últimos años, a medida que las tecnologías de comunicación y colaboración se hacen más comunes en el trabajo. En Francia, los legisladores han llegado incluso a prohibir a los empleados que respondan a los correos electrónicos fuera del horario laboral, y en Alemania grandes empresas como Volkswagen y Daimler han introducido voluntariamente una especie de apagón posterior al turno para algunos trabajadores, eliminando también automáticamente los mensajes para los trabajadores de vacaciones. Mientras que en Nueva York se propusieron restricciones similares, la administración dirigida por el alcalde Bill de Blasio las consideró poco realistas.

En respuesta a las peticiones de los usuarios de tener más control sobre las comunicaciones, los proveedores de software de colaboración han añadido la capacidad de silenciar automáticamente las notificaciones en determinados momentos del día. Slack, por ejemplo, permite a los administradores designar un período de silencio predeterminado para todos los empleados a fin de garantizar que no sean molestados por sus colegas y que los usuarios puedan establecer estas preferencias en la configuración de la aplicación.

Basecamp ha creado una característica llamada Work Can Wait para silenciar las notificaciones cuando un trabajador ha terminado el día. «El hecho de que hayamos facilitado tanto el contacto con todos los usuarios de una empresa, no tiene por qué ser algo que hacer cada hora del día», dice Heinemeier Hansson. «Sólo porque podamos, no significa que debamos».

3 – Dejar canales y chats de grupo irrelevantes
Una característica popular en las herramientas de colaboración basadas en chat son los canales, que actúan como centros de debate sobre un tema determinado, desde anuncios corporativos serios hasta grupos de interés social e incluso áreas de chat aleatorias. El chat en grupo y los canales pueden centrar las discusiones y ser una excelente manera de transmitir información de manera eficaz a un grupo más amplio sin tener que participar en múltiples conversaciones privadas.

Pero llevar un registro de las conversaciones en muchos canales puede llevar mucho tiempo. Por lo tanto, es importante ser selectivo a la hora de elegir los canales y chats de grupo a los que te suscribes. Para algunos tipos de conversaciones, el chat no es la mejor solución. En su lugar, utilice el correo electrónico o incluso un servicio de documentos en la nube para una colaboración «lenta».

Si no desea abandonar un canal o grupo de forma permanente, a menudo puede desactivarlo temporalmente. «Como usuario individual, se trata de optimizar la configuración de sus notificaciones para que se adapten a sus necesidades», dice Chris Uldriks, consultor tecnológico de Point B Management Consulting. «Pregúntese a si mismo, ¿qué necesito saber de inmediato?

Por ejemplo, sólo puede configurar notificaciones para dispositivos móviles y de escritorio si alguien le menciona en una frase o si hay un negocio en un canal específico en el que está interesado, dice Uldriks. «Y lo que no necesitas saber de inmediato, puedes recuperarlo cuando tengas tiempo.»

4 – Evite cambiar entre aplicaciones
Además de la sobrecarga de información, algunos trabajadores se enfrentan a una sobrecarga de aplicaciones. Y rebotar entre ellos puede dificultar una comunicación clara y eficiente. La solución obvia es evitar el «cambio» entre aplicaciones, pero a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. Las organizaciones a menudo se basan en diferentes herramientas para la comunicación de los trabajadores, lo que significa que las conversaciones se llevan a cabo en múltiples lugares.

«Constantemente surgen nuevas herramientas», dice Heinemeier Hansson. «Muchas empresas no tienen una herramienta de comunicación y productividad, tienen una, dos, tres, cuatro, cinco, seis: podrían tener Trello, podrían tener Slack, podrían tener Dropbox, podrían tener Google Documents. Y obviamente esto está estresando a los empleados».

Según una encuesta de 2.000 empleados en EE.UU. encargada a principios de año por LogMeIn, el 54% de los empleados tiene al menos cinco programas diferentes que funcionan simultáneamente y el 56% utiliza al menos tres herramientas diferentes para mantenerse en contacto con sus colegas. Esto puede afectar a la productividad: el 59% de los encuestados piensan que están perdiendo el tiempo cambiando de aplicación.

«Los trabajadores están perdiendo impulso y perdiendo tiempo cambiando de una solución a otra para tareas diferentes, en lugar de poder mantener la concentración y gestionar todas sus comunicaciones desde una ubicación centralizada», afirma Mark Strassman, vicepresidente senior y director general de comunicaciones unificadas y colaboración de LogMeIn. «Como resultado, casi el 60% de los trabajadores ahora sienten que están perdiendo el tiempo cambiando entre aplicaciones para diferentes tareas», continúa Strassman.

Muchas aplicaciones también pueden hacer que te sientas ocupado sin que tengas que hacer mucho. «Los trabajadores deben centrarse en cómo utilizan las herramientas de comunicación y colaboración y decidir que lo están haciendo eficazmente», dice Terry Simpson, evangelista técnico del proveedor de software de automatización de flujos de trabajo de Nintex.

Slack
«Es muy fácil mantenerse ocupado con correos electrónicos, aplicaciones, mensajes instantáneos y todo tipo de herramientas de software sin recibir mucho. Al final del día usted necesita saber si ha estado realmente ocupado o si ha logrado algo que ha ayudado al progreso del negocio de su compañía. Mantener este enfoque en lo que hizo durante el día es muy importante.

Hay maneras de evitar cambiar constantemente entre aplicaciones y los proveedores de software están tratando de resolver el problema. Una de las ventajas de las herramientas de colaboración es su capacidad de conectarse con otras aplicaciones de comunicación, productividad y línea de negocio. Slack, por ejemplo, tiene más de 1.500 integraciones de aplicaciones de terceros en su tienda de aplicaciones, mientras que competidores como Microsoft Teams, Cisco Webex Teams y Google Hangouts Chat añaden regularmente a sus integraciones.

Como resultado, se espera una profunda interconectividad entre las herramientas de colaboración. De hecho, varias empresas están presionando para que se convierta en un centro neurálgico del trabajo digital. Dropbox, por ejemplo, ha revisado recientemente su aplicación principal para apoyar la colaboración basada en documentos; un indicador claro de hacia dónde va el mercado.

Las integraciones de terceros permiten a los usuarios realizar una variedad de tareas sin cambiar de aplicación, como añadir información a las herramientas de gestión de trabajos (Trello o Asana), vistas previas de archivos (Dropbox, Google Drive o Box) y videochat (Zoom o BlueJeans). Aunque las aplicaciones de colaboración mejor conectadas no eliminan completamente la necesidad de acceder a otras herramientas, pueden ayudar a reducir las solicitudes de los usuarios, por lo que es importante que los usuarios conozcan y prueben las integraciones disponibles.

«Veintitrés minutos es el tiempo promedio que se tarda en volver al trabajo después de un descanso», dice Rivera. «La necesidad de cambiar de una herramienta a otra dificulta enormemente la realización de tareas más sencillas en línea recta y eficiente. El tiempo es precioso. La integración de aplicaciones de terceros en estas herramientas de colaboración ayuda a reducir la distracción al tiempo que aumenta la concentración y la eficiencia.

5 – Aprender a hacer una sola tarea
La capacidad de realizar varias tareas a la vez ha sido aplaudida como algo deseable en el pasado, pero la investigación de la Universidad de Stanford ha demostrado que la realización de varias tareas a la vez puede ser ineficiente y que es algo para lo que los seres humanos no están especialmente capacitados. Concentrarse correctamente en una tarea a la vez puede ser un enfoque más productivo y menos estresante. «Es una habilidad tradicional», dice Iba Masood, cofundador y director ejecutivo de Tara AI, una empresa que utiliza el aprendizaje automático para ayudar a sus clientes a planificar proyectos de desarrollo de software. «Centrarnos en una sola actividad en un momento dado nos permite construir nuestro propio músculo de atención».

Dada la variedad de tareas y notificaciones relacionadas con el equipo que requieren atención, la capacidad de concentrarse en una tarea a la vez requiere fuerza de voluntad. «Una sola tarea me permite concentrarme y prestar atención individualmente a un área de trabajo en intervalos de 20 minutos antes de pasar a la siguiente. “

Pero es algo que requiere disciplina. Estimado LogMeIn recomienda una técnica de gestión del tiempo llamada «timeboxing» para reservar tiempo y centrarse en una actividad sin distracciones. «Encuentre formas más eficientes de completar tareas dándole un período de tiempo predeterminado para completar un proyecto. Esto le ayudará a enfocar su atención, le motivará a completar las tareas que necesita completar de manera oportuna y evitará perder tiempo valioso en tareas menores.

Redacción Cambio Digital On Line