Seguimiento del gasto en tecnología en un mundo marcado por el trabajo híbrido

Las medidas de bloqueo global introducidas por la pandemia han puesto el foco en las iniciativas digitales de las empresas, que ahora se apoyarán en las TI para ayudar a avanzar en el recién adoptado entorno de trabajo híbrido.

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El año pasado, las medidas de bloqueo global pusieron de manifiesto la importancia de adoptar el cambio técnico para permitir la flexibilidad dentro de la empresa. Cuando las operaciones se vieron obligadas a trasladarse a Internet aparentemente de la noche a la mañana, las empresas se vieron forzadas a adoptar un enfoque tecnológico que minimizara la interrupción de sus operaciones diarias.

Una vez superado el obstáculo inicial, la relajación de las medidas de cierre significa que los líderes empresariales se centran ahora en apoyar un nuevo modelo de trabajo híbrido para sus empleados, y dependerá de las TI asegurarse de que esto se produzca sin problemas.

Pero el cambio hacia el trabajo híbrido plantea cuestiones difíciles para los responsables de TI. Ahora que la lucha por la supervivencia ha pasado, ¿necesitan las organizaciones seguir pagando por todos los nuevos servicios que han contratado? ¿Cómo eliminar los costos de las cosas que ya no necesitan? ¿Y qué nuevos costos y tecnologías imprevistas requerirá esta nueva forma de trabajar a largo plazo?

La dura realidad es que muchos departamentos de TI no supervisan ni gestionan las inversiones en tecnología de forma eficaz. Ahora más que nunca, los líderes de TI deben buscar disciplinas como la Gestión del Negocio de la Tecnología (Technology Business Management -TBM) que les ayudará a implementar cambios duraderos y significativos en la forma en que su negocio hace negocios mediante la aplicación de las prácticas financieras tradicionales a la gestión de los costos de TI.

He aquí algunas formas en que los responsables de TI pueden gestionar y optimizar mejor sus inversiones en TI a corto plazo y mejorar la planificación y la resistencia a largo plazo.

La gestión de la nube y la resaca del SaaS
Cuando los empleados empezaron a trabajar desde casa en gran número, las empresas necesitaron acelerar la implantación de tecnologías de nube y SaaS para sobrevivir y mantener la productividad fuera de la oficina. La flexibilidad que ofrecen la nube y el SaaS les permitió adaptarse rápidamente, a la vez que permitía una mejor colaboración virtual.

Pero ahora el objetivo no debe ser sólo sobrevivir, sino prosperar. A largo plazo, la falta de una gestión adecuada de las inversiones puede llevar a un gasto excesivo en servicios, especialmente los adoptados rápidamente en un momento de necesidad. Esto es especialmente importante para la nube y el SaaS, ya que a menudo se calculan en función del uso: Gartner prevé que el gasto de las empresas sólo en servicios en la nube aumentará casi un 20% en 2021.

La constante variación de los costos y del uso es difícil de controlar de forma eficaz y, por tanto, dificulta la cuantificación del valor que la tecnología está aportando a la empresa. Esto es un problema, ya que el cambio al trabajo híbrido significa que las organizaciones deben entender si deben reducir o mantener ciertos servicios cuando los trabajadores vuelven a la oficina.

Las hojas de cálculo y el análisis manual no son suficientes, por lo que los CIOs necesitan invertir en herramientas que puedan procesar y analizar mayores cantidades de datos desde el SaaS y la nube. Esta información puede ayudar a optimizar los costos actuales y a planificar las inversiones futuras tomando decisiones basadas en datos.

Traducir los costos tecnológicos en valor empresarial
Aunque la tecnología desempeña un papel fundamental, hay que tener en cuenta que la implantación de soluciones de flujos de trabajo híbridos no es sólo una decisión centrada en la tecnología, sino que tiene una amplia gama de impactos residuales en otros aspectos de la empresa. Los responsables de TI deben considerar qué inversiones son necesarias para que toda la organización se beneficie y mantenga una ventaja sobre los competidores.

Por ejemplo, el trabajo híbrido puede aportar una mayor diversidad de talentos a la empresa debido a la flexibilidad que ofrece. También puede facilitar la expansión geográfica al permitir que los empleados trabajen en varios lugares. Se trata de factores que añaden valor a la inversión en el trabajo híbrido, pero que normalmente no se tienen en cuenta en el proceso de planificación de la inversión tecnológica.

Teniendo esto en cuenta, los responsables de TI deben asegurarse de que pueden trasladar las discusiones sobre las inversiones en tecnología a otros líderes empresariales. Dicha comunicación requiere claridad, que puede provenir de procesos de gobernanza como los TBM que proporcionan taxonomías y procesos para alinear los costos de la tecnología con los profesionales de la empresa en general, y herramientas basadas en TBM que procesan los datos de múltiples fuentes en toda la empresa y los convierten en información utilizable que es más fácil de entender por aquellos que no pertenecen a TI.

El efecto dominó
La forma de trabajar ya se ha enfrentado a cambios masivos y rápidos. Acontecimientos como la burbuja de las puntocom y la crisis financiera mundial han obligado a las empresas a replantear rápidamente sus prioridades para poder prosperar, y esta pandemia no será la última vez que las empresas tengan que enfrentarse a estos trastornos. Sin embargo, la diferencia clave que aporta este evento es el énfasis en el papel de la tecnología, que se ha convertido en el creador de valor que sustenta todos los aspectos del negocio.

Así pues, aunque el trabajo híbrido parece ser la «nueva normalidad», eso no significa que los responsables de TI puedan arreglarlo y dormirse en los laureles. Deben ser capaces de anticiparse a las tendencias a largo plazo, en particular las provocadas por la llegada del trabajo híbrido, haciendo que su negocio sea más resistente y adelantándose a los competidores que tardan en adaptarse a las nuevas tendencias.

El análisis de uso y consumo es clave para ello. Los líderes tendrán que ser capaces de entender dónde prosperan las operaciones y utilizar estos conocimientos para modificar las inversiones con antelación y desarrollar planes a largo plazo en lugar de esperar a que los acontecimientos los alcancen.

Por ejemplo, una de las próximas áreas de interés para los líderes de TI es el desarrollo ágil. Es una práctica que se integra bien con la naturaleza descentralizada del trabajo híbrido y puede ayudar a la resiliencia del negocio debido a su naturaleza iterativa. Sin embargo, en la actualidad sólo se adopta a pequeña escala debido a varios problemas técnicos y de procedimiento. Los líderes tecnológicos innovadores examinarán de forma proactiva qué herramientas y enfoques pueden utilizar para acelerar la adopción de Agile para integrar el trabajo híbrido, fortaleciendo así su organización a largo plazo.

Muchos líderes han confiado en la tecnología para facilitar la transición al trabajo desde casa lo antes posible. Pero a medida que la fuerza de trabajo híbrida sigue tomando forma, las inversiones que las organizaciones están haciendo ahora pueden no ser sostenibles a largo plazo. Es imprescindible que los responsables de TI actúen utilizando las herramientas y disciplinas adecuadas, como la TBM, para gestionar los costos de forma más eficiente, tanto ahora como en el futuro.

Redacción CambioDigital OnLine – CWI.it

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